So geht's
Beispiele für die tägliche Arbeit mit dem Office Manager
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| Dazu starten Sie am besten den Windows-Explorer, markieren die gewünschten Dateien und schieben diese per Drag&Drop
in die DMS-Software. Diese beginnt mit der Volltextindexierung
und Sie können zusätzliche Kataloginformationen erfassen. Die
Drag&Drop-Funktion ist sehr leistungsfähig: beispielsweise können Sie die Projektzuordnung auch vornehmen, indem Sie das Dokument
auf dem entsprechenden Projekteintrag oder in der gruppierten Dokumententabelle ablegen. Der Office Manager kann diese Zuordnung aber
auch aus den Verzeichnisstrukturen ermitteln, was besonders beim automatisierten Import umfangreicher Datenverzeichnisse nützlich ist. Drag&Drop oder das Kopieren über die Zwischenablage sind auch für die E-Mail-Archivierung bestens geeignet: Übernehmen Sie Ihre Mails aus Outlook, Lotus Notes, Thunderbird und anderen Mailprogrammen mit in das zentrale Datenmanagement. (Siehe auch im Benutzerhandbuch) |
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| Sie wählen die gewünschte Dokumentvorlage, geben das Projekt und eventuell
weitere Attribute für die Verschlagwortung ein. Nach einem Klick auf OK wird der Brief erstellt. Ihre Textverarbeitung -beispielsweise
MS-Office oder OpenOffice.org- öffnet das neue Dokument. Sie können den Brief jetzt bearbeiten und ausdrucken.
Der Office Manager übernimmt das Schriftstück in sein Archiv, liest den Dokumententext ein und
erstellt den Index für eine spätere Volltext- und Attributsuche. Siehe auch Online-Benutzerhandbuch |
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| Die Dokumentenverwaltung verfügt zum einen über eine sehr schnelle Volltextabfrage: die Suche nach enthaltenen Wörtern ist in
weniger als einer Sekunde fertig. Darüber hinaus können Sie die Dokumente nach beliebigen Attributen, wie beispielsweise dem Projekt,
Namen, Bearbeitungsdatum oder zuständigem Mitarbeiter filtern. Angenommen, Sie markieren das Projekt "Prinzenallee", wählen den Kunden
"Mustermann" aus und geben für den Volltextindex "Landhausdiele" ein: nach einem Klick auf "Suchen" befinden sich nur
noch die Dokumente in der Ansicht, welche diesem Projekt zugeordnet sind, den Kunden betreffen und das gesuchte Wort im Text beinhalten. Je mehr
Attribute Sie vorgeben, desto genauer wird die Abfrage gefiltert. Und das alles innerhalb einer Sekunde! (Siehe auch Online-Benutzerhandbuch) |
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| Wir verwenden hier immer wieder den Begriff "Projekt". Dies ist aber nur als Beispiel für das häufig
verwendete projektorientierte Verwalten von Informationen zu sehen. Sie werden ihre eigene Hauptkategorie festlegen und nach Kunden,
Bauvorhaben, Warengruppen, Aktenzeichen oder sonstigem archivieren. Der Office Manager erlaubt die gleichzeitige Zuordnung der Dokumente zu
beliebigen und beliebig vielen Kategorien. Oder: Sie verzichten ganz auf die Attribute und verlassen sich durchgängig auf den Volltextindex, wie es häufig bei der Archivierung älterer Papierdokumente getan wird. |
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| Mit einer Archivierungssoftware, wie dem Office Manager, können Sie die gesetzlichen Anforderungen an
elektronisch übermittelte Rechnungen erfüllen. Die häufig gängige Praxis, PDF-Rechnungen auszudrucken und in einem Aktenordner
aufzuheben, kann zu bösen Überraschungen bei einer Steuerprüfung führen. Wenn Sie als Unternehmer die Vorsteuer aus elektronischen
Rechnungen geltend machen möchten, dann müssen Sie die Belege
digital archivieren und die Signatur prüfen. |
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| Die digitale Archivierung ist ein wichtiger Schritt zum papierarmen Büro, sie verhindert das zeitraubende Suchen in
Aktenschränken. Der Office Manager beinhaltet hierfür mehrere Schnittstellen zur Hardware: Standard- und Dokumentenscanner können
beispielsweise über Twain oder WIA angesprochen
werden. Besonders effektiv ist hier die Verwendung vorbereiteter Scanprofile: Sie legen den
Papierstapel ein und wählen das gewünschte Profil mit Menüklick oder einer Kurztaste. Die Vorlagen werden eingelesen und können mit
zusätzlichen Attributen katalogisiert werden. Während Sie weiterarbeiten, führt der Office Manager noch einige Optimierungen im Hintergrund
durch: die Erkennung des Dokumententexts für eine spätere Volltextsuche und auf Wunsch eine
Dokumentenverschlüsselung oder -Signierung für die revisionssichere Archivierung. (Siehe auch Online-Benutzerhandbuch) |
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| Sie legen ein einzelnes Papier oder einen ganzen Stapel in den Einzelblatteinzug und drücken die Scan-Taste. Das Dokument wird eingelesen und
als Bild im PDF-Format gespeichert. Die ABBYY FineReader Texterkennungssoftware hinterlegt den erkannten Volltext im PDF-Dokument. Der Office Manager
importiert das Dokument und indexiert den Text. Fertig! Den Office Manager gibt es übrigens auch im Paketangebot mit dem ScanSnap, Adobe Acrobat und weiterer Software. Selbstverständlich können aber auch andere Scanner über Twain und WIA verwendet werden. (Siehe auch Online-Benutzerhandbuch) |
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| Sie geben im Zeichnungsarchiv das Projekt und ggf. die Daten für den Schriftkopf ein und klicken auf OK. Im Hintergrund wird die Zeichnung
vorbereitet und der Schriftkopf erstellt. Die Zeichnungsdatei wird im vorgegebenen Projektverzeichnis gespeichert und mit AutoCAD geöffnet. Sie konstruieren wie gewohnt im CAD. Sobald Sie zur Zeichnungsverwaltung zurückkehren liest diese die DWG-Attribute und den gesamten enthaltenen Text für den Volltextindex ein. Die Attribute im Archiv und der Zeichnungsdatei können synchronisiert werden: Änderungen, wie beispielsweise ein neuer Zeichnungsname im Schriftkopf, kann der Office Manager automatisch als neuen Dokumentnamen in das Archiv übernehmen. Ab Version 10.0 ist dies auch mit dem Autodesk Inventor möglich. (Siehe auch Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD) |
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Zitat von Urs Hofer, F.E.E. Berater der CSH Consulting
"Für Ihre professionelle Betreuung bedanke ich mich. Sie haben mich von der Leistungsfähigkeit des Office Manager Pro überzeugt. Im Falle von entsprechenden Bedürfnissen bei unseren Kunden werden wir Ihr Produkt gerne empfehlen."
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Zum Beispiel: Dokumente
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