Digitale Archivierung von Eingangsrechnungen

Wenn Sie als Unternehmer die in Eingangsrechnungen enthaltene Vorsteuer geltend machen möchten, dann müssen Sie u.a. die Vorschriften aus dem Umsatzsteuergesetzt (UStG) berücksichtigen. Bis Juni 2011 wurden in Deutschland an papiergebundene und elektronische Belege unterschiedlich Anforderungen gestellt.

1. Anforderungen an die Archivierung

Rechnungen können auf unterschiedlichen Medien in einem Unternehmen eingehen:

  • klassisch auf Papier gedruckt per Briefpost oder einer Lieferung beiliegend,
  • als Fax übermittelt,
  • als elektronisches Dokument per E-Mail oder als Download aus einem Kundenbereich im Internet,
  • als elektronischer Datenaustausch (EDI).

1.1. Klassische papiergebundene Rechnung

Es ist ausreichend, die Rechnung in einem Aktenordner aufzubewahren.

Eine (zusätzliche) elektronische Archivierung ist sinnvoll, um einen schnellen Zugriff auf das Dokument zu ermöglichen. Die Papierbelege werden dazu mit einem Scanner digitalisiert und im Tiff- oder PDF-Format gespeichert. Eine OCR-Software erkennt den enthaltenen Text, welcher vom Dokumenten-Management-System für die Volltextsuche indexiert wird. Hierbei ist zu beachten, dass das Dokumentenabbild erhalten bleiben muss. Moderne OCR-Programme ermöglichen es auch, die gescannte Grafik in ein Textdokument umzuwandeln. Hierbei kommt es zu Änderungen des Layouts und falsch erkannten Wörtern.
Richtig ist es, das Abbild beispielsweise in ein PDF-Dokument einzubinden und den erkannten Text unsichtbar in den Hintergrund zu legen.

1.2. Rechnungseingang per Fax

Eine Rechnung die von einem Standard-Telefax an ein Standard-Telefax gesendet wurde, genügt den Anforderungen. Wenn es sich bei dem sendenden oder empfangenden Gerät aber um ein Computerfax handelt und die Rechnung vor dem 1. Juli 2011 ausgestellt wurde, dann gelten die gleichen Signatur-Anforderungen wie bei der elektronischen Übermittlung per E-Mail. Man mag sich hier zuerst wundern, die Vorschrift ist aber nachvollziehbar. Die Regelungen für elektronische Rechnungen sollen eine Manipulation des Dokumentes verhindern. Wird eine papiergebundene Rechnung vom Absender mit dem Standardfax verschickt und vom Empfangsgerät direkt auf Papier gedruckt, dann ist keine Manipulation möglich. Bei einem Computerfax wird das Dokument hingegen vor der Übertragung bzw. vor dem Ausdruck als Datei gespeichert, eine Bearbeitung ist sehr einfach mit einem Grafikprogramm möglich.

"Die Verwaltungsregeln zur Anwendung des Umsatzsteuergesetzes" verlangen vom Empfänger eine Aufbewahrung der Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form. Für Details wird aber auch auf den Abschnitt 14b.1 verwiesen, in dem die Speicherung der Belege in elektronischer Form als zulässig beschrieben wird. Eine anschließende Digitalisierung sollte also wie bei klassischen Rechnungen in Ordnung sein.

1.3. Elektronisch per E-Mail übermittelte Rechnung

1.3.1 Vorschriften für Rechnungen bis zum 30. Juni 2011

Der E-Mail-Versand einer PDF-Rechnung ist mittlerweile gängige Praxis bei großen Unternehmen der IT- und Telekommunikations-Branche. Für Internetprovider und Betreiber von Telefonnetzen würde der Rechnungsversand per Briefpost einen hohen Kostenfaktor darstellen. Nach $14 (1) UStG kann der Leistungsnehmer aber eine Papierrechnung verlangen:

"Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln."

Viele Unternehmen regeln den elektronischen Versand bereits in ihren AGB und bieten einen Postversand von Papierrechnungen entweder gar nicht oder nur mit Zusatzkosten an. Die Zustimmung des Empfängers wird durch Bestätigung der AGB erteilt. Seit dem 1.1.2002 ist auch bei elektronischen Rechnungen ein Vorsteuerabzug möglich. Der Empfänger muss für Rechnungen, die vor dem Juli 2011 ausgestellt wurden aber einige Dinge berücksichtigen:

  • Die Rechnung muss signiert sein. Bei der Signatur muss es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur handeln. Eine einfache Signatur erfüllt nicht die Vorschriften.
  • Die Signatur muss vom Empfänger geprüft und diese Prüfung dokumentiert werden.
  • Das Prüfungsprotokoll muss archiviert werden und kann z.B. in einem Dokumentenmanagementsystem zusammen mit der Rechnung verknüpft werden.

Weiterhin gültig:

  • Elektronische Belege müssen elektronisch archiviert werden, ein Ausdruck im Papierarchiv reicht nicht aus.
  • Die gesamte E-Mail muss archiviert werden, nicht nur die anliegende Rechnung.

Durch die vorgeschriebene Prüfung der elektronischen Signatur stellt der Rechnungsempfänger sicher, dass die Identität des Absenders stimmt und dass die übermittelten Dokumente nicht verändert wurden. Die Prüfung erfolgt online, eine Anleitung befindet sich in der Regel im Text der E-Mail. Die Signatur kann entweder im PDF-Dokument eingebunden oder als zusätzliche Datei beigelegt werden. Zur Prüfung wird die PDF-Rechnung und, sofern vorhanden, die Signaturdatei auf der Festplatte gespeichert und an das entsprechende Internetformular übergeben.

Das Prüfungsprotokoll muss zusammen mit der E-Mail gespeichert werden, um es bei einer Steuerprüfung vorlegen zu können. Spätestens hier zeigen sich die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen: zum einen wird die Prüfung automatisiert und zum anderen kann die E-Mail mit dem Protokoll verknüpft und archiviert werden. Der Prüfungsvorgang wird protokolliert und ist somit dokumentiert.

1.3.2. Gleichstellung mit papiergebundenen Rechnungen ab 1. Juli 2011

Die Politik hatte erkannt, dass die Erstellung elektronischer Rechnungen für Unternehmen eine kostensparende Alternative darstellt, der Verwaltungsaufwand beim Rechnungsempfänger aber zu hoch ist.

Der Rat der Europäischen Union hat im Juli 2010 eine Änderung der "Richtlinie über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften" beschlossen. Der geänderte Artikel 233 stellt elektronische und papiergebundene Rechnungen gleich:

"Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können."

Der Rechnungsempfänger kann also selbst entscheiden, wie er die Echtheit einer elektronischen Rechnung gewährleistet. Das bisher vorgeschriebene System mit qualifizierter elektronischer Signatur wird dabei explizit als eine gültige Möglichkeit beschrieben. Dies sorgt für Rechtssicherheit, wenn man das System weiterhin verwendet.

Die neuen Vorschriften sollen zu einer Harmonisierung und Vereinfachung der nationalen Regelungen führen. Diese Richtlinie wurde in Deutschland am 1. Juli 2011 umgesetzt. Im "Entwurf eines Steuervereinfachungsgesetzes 2011" heißt es auf Seite 23:

"Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird,
[…]
Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.
[…]
Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."

Für Rechnungen, die ab dem 1. Juli ausgestellt werden, ist das Verfahren mit qualifizierter elektronischer Signatur nicht mehr vorgeschrieben. Es bleibt aber weiterhin eine rechtssichere Möglichkeit.

2. Revisionssicherheit

Die Vorschriften verlangen eine revisionssichere Archivierung, ohne dass genauer beschrieben wird, wie diese zu gewährleisten ist. Leider gibt es keine offizielle Zertifizierung oder Zulassung.

Grundsätzlich bieten sich zwei Methoden an: Softwareschutz und Hardwareschutz. Beim Softwareschutz werden zum Beispiel PDF-Dokumente mit einem unbekannten Zufallspasswort verschlüsselt und/oder digital signiert. Ein Hardwareschutz wird durch Speicherung auf nur einmal beschreibbaren Datenträgern erreicht. Man spricht dann von WORM-Medien "write once read multiple", also einmal schreiben und mehrfach lesen. Genau genommen sind dies auch einfache CD- und DVD-ROM, allerdings haben diese keine ausreichende Lebenserwartung. Es ist tatsächlich so, dass CDs, die vor einigen Jahren gebrannt wurden, heute oft nicht mehr lesbar sind. Falls Sie auf derartigen Medien archivieren, dann erstellen Sie unbedingt zusätzliche Sicherungskopie.

Sind in einem kleinen Unternehmen nur wenige papiergebundene Eingangsrechnungen und Kontoauszüge vorhanden, dann kann es sinnvoll sein, diese nach der Digitalisierung zusätzlich aufzubewahren. Einfach in der Reihenfolge des Einganges in einem Ordner ablegen.

Ein wichtiger Punkt ist noch die Beweisfähigkeit von Verträgen und Bestellungen, wenn diese auf Papier mit einer originalen Unterschrift des Kunden vorliegen. Diese sollten bis zum Abschluss des Auftrages, mindestens bis zur Bezahlung aufgehoben werden. Die Originalbestellung ist ein Beweismittel, die klassische oder digitale Kopie nur ein Indiz.

3. Verwendete Quellen

  • Umsatzsteuergesetz (UStG) Stand 03.08.2010
  • Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) Stand 08.04.2010
  • Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Stand 01.10.2010
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Stand 16.07.2001
  • Richtlinie 2010/45/EU des Rates vom 13.07.2010 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften
  • Entwurf eines Steuervereinfachungsgesetzes 2011

PDF-Eingangsrechnungen

Bei der Archivierung werden häufig Fehler begangen, die einen Vorsteuerabzug gefährden.