Funktionsmatrix Office Manager DMS
Die Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware "Office Manager" ist in zwei Ausbaustufen erhältlich. Die Edition Pro findet auf Einzelarbeitsplätzen und in kleinen Netzwerken Verwendung. Für den professionellen Einsatz im Firmennetzwerk ist die Enterprise-Edition erhältlich. Diese High-End-Lösung beinhaltet Client/Server-Technologien für die Verwendung von SQL-Datenbanken, erlaubt die Vergabe individueller Zugriffsberechtigungen und bietet Funktionen für die automatisierte Belegguterfassung. Der Einsatz von SQL-Servern ist sicherer und vor allem bei großen Datenbeständen deutlich schneller.
Unterschiede zwischen der Pro- und Enterprise-Edition unserer Dokumentenmanagementsoftware
Grundlegende Leistungsmerkmale |
Infos | Version | Enthalten in Pro |
Enthalten in Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Dokumenten-Management-System für den schnellen und sicheren Zugriff auf beliebige Windows-Dokumente |  |
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✔ | ✔✔ |
| Moderne Programmoberfläche mit wahlweise Ribbon- oder klassischem Menü |  |
✔ | ✔✔ | |
| Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten | 
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✔ | ✔✔ |
| Revisionssichere Archivierung mittels PDF-Verschlüsselung und Signierung, PDF/A-1b, sowie Speicherung auf WORM-Datenträgern |  |
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✔ | ✔✔ |
| Erfüllt die Voraussetzungen für projektorientiertes Arbeiten am PC | ✔ | ✔ | ||
| Katalogisierung und Verschlagwortung der archivierten Dokumente: Zuordnung zu Projekten, Kunden, Gruppen und anderen Datenfeldern | |
✔ | ✔ | |
| Datenbankgestützte Volltextsuche in den Dokumentinhalten und -Attributen | 
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✔ | ✔✔ |
| Aufgabenverwaltung und Workflow | 
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✔ | ✔ |
| Verzeichnisüberwachung mit automatisiertem Dokumentenimport | |
✔ | ✔✔ | |
| Automatisierte Fax-Archivierung | |
✔ | ||
| Langzeitarchivierung im schreibgeschützten Datenbereich, Auslagerung alter Dokumente |
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✔ | |
| Ausgabe von Dokumentenreports und Übersichtstabellen | |
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✔ | ✔ |
| Konfigurierbare Menüs und Tabellen, Layout-Designer für die Benutzeroberfläche | 
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✔ | ✔ |
| Frei definierbare Dokumentattribute: Projekte, Kunden und beliebige andere Zuordnungen | 
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✔ | ✔ | |
| Onlinefunktionen für Lizenzfreigabe und Anwender-Support | 
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✔ | ✔ | |
| Speicherung der Archivdatenbank auf SQL-Servern | 
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✔ | ||
| Archivdatenbank überträgt nur angeforderte Daten über das Netzwerk | |
✔ | ||
| Geschwindigkeitsoptimierung für große Datenbestände | |
✔ | ||
Suchfunktionen |
Info | Version | Pro | Enterprise |
| Abfrage der Dokumente über Projekte, Gruppen, Dokumenttypen u.a. |
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✔ | ✔ |
| Zuordnung eines Dokuments zu mehreren Projekten und anderen Attributen | |
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✔ | ✔ |
| Zuordnung zu frei definierbaren Attributen | |
✔ | ✔ | |
| Dokumentverknüpfung mit Kontakten aus Outlook, dem Windows-Adressbuch und Windows 7-Kontakten |  |
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✔ | ✔ |
| Projektnavigator mit grafischen Symbolen sowie Schrift- und Farbhervorhebungen |
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✔ | ✔ |
| Wählbare Eingabestile für Attribute: einfaches Eingabefeld, Auswahlliste oder Baumdarstellung | 
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✔ | ✔ | |
| Gruppierung der Dokumente für eine übersichtliche Baumdarstellung | 
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✔ | ✔ | |
| Sortierung der Dokumenttabelle mit einfachem Mausklick | 
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✔ | ✔ | |
| Dokumente kombinieren, miteinander verknüpfen |
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✔ | |
| Schnelle Abfrage über die für Sie wichtigen Dokumentattributen |
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✔ | ✔ |
| Zwischen den letzten Abfragen wechseln | |
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✔ | ✔ |
| Erweiterte Suche über alle Attribute | |
✔ | ✔ | |
| Suche mit Jokerzeichen, Und/Oder-verknüpfte Suche | |
✔ | ✔ | |
| Datenbankgestützte Volltextsuche im Gesamtindex der Dokumentinhalte und -Attribute |
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✔ | ✔ |
| Optionale Verwendung der MS SQL-Volltextsuche mit Fuzzylogik (unscharfe Suche) | |
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✔ | |
| Indexierung von E-Mail-Anlagen und Dateien in komprimierten Archiven, wie ZIP, TAR und GZ | |
✔ | ✔ | |
| Schnelle Datenbankabfragen mit Server-Unterstützung | ✔ | |||
| Komplexe Datenbankabfragen mit Standard-SQL, benutzerdefinierbares Menü mit häufigen Abfragen | 
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✔ | ✔✔ | |
| Suche in Dateiattributen, wie Größe, Datum und PDF-Seitenzahl | |
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✔ | ✔ |
Mit Dokumenten arbeiten |
Info | Version | Pro | Enterprise |
| Dokumente erstellen, bearbeiten, ansehen, drucken und zusätzliche benutzerdefinierte Befehle | |
✔ | ✔ | |
| Mehrfachmarkierungen, Verarbeitung mehrerer Dokumente | |
✔ | ✔ | |
| Direktzugriff auf Dateien, die einer E-Mail anliegen oder in komprimierten Archivdateien (z.B. ZIP) enthalten sind | |
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✔ | ✔ |
| Stapeldruckprogramm für PDF und andere Dokumente |
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✔ | |
| Dokumenten-Versionsmanagement | 
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✔ | ✔ | |
| Dokumente klonen, mehrere Verweise auf dieselbe Dokumentdatei |
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✔ | ||
| Dokumentvorlagen für das schnelle Erstellen von Briefen, Angeboten, Rechnungen u.a. |
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✔ | ✔ |
| Einstellbare Vorgabewerte für Dokumentattribute beim Importieren und Scannen |
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✔ | ✔ | |
| Integrierte Vorschau für Acrobat PDF, E-Mail, Text, Grafikdateien, Windows-Miniaturansicht und mittels COM-Automatisierung | 
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✔ | ✔ |
| Einbindung fremder Vorschauprogramme | ✔ | ✔ | ||
| E-Mail-Versand der Dokumentdateien mit dem Standard-Mailprogramm | 
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✔ | ✔ | |
| Erstellung von Dokument-Datenträgern (CD, DVD, Blu-ray Disc, UDF) mit Übersichtstabelle, Export in ZIP-Archive und andere Komprimierungsformate |
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✔ | ✔ |
| Datenaustausch mit dem Windows-Explorer mittels Drag&Drop und der Zwischenablage | 
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✔ | ✔ | |
| Individuelle Importoptionen für verschiedene Dokumentverzeichnisse | |
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✔ | ✔ |
| Funktionalität zur automatischen Indexierung umfangreicher Dokumentenbestände, Verzeichnisse durchsuchen und Zwischenablage überwachen | 
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✔ | ✔ |
| Notizen zu den Dokumenten erfassen | ✔ | ✔ | ||
| Internetseiten vom Browser übernehmen (erweiterte Bookmark-Verwaltung) | 
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✔ | ✔ |
| E-Mail-Archivierung zusammen mit Outlook, Outlook Express, Windows Mail, Lotus Notes, Netscape, Eudora, Tobit David und anderen Mailprogrammen | 
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✔ | ✔ |
| Verwaltung von News-Artikeln | ✔ | ✔ | ||
| Dokumentattribute mittels Drag&Drop ändern | |
✔ | ✔ | |
| Bearbeitung der Attribute direkt in der Tabelle | ✔ | ✔ | ||
| Attribute aller Dokumente der aktuellen Suche ändern |
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✔ | ✔ | |
| Dateinamen an neue Verzeichnisstrukturen anpassen | |
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✔ | ✔✔ |
| Automatische Synchronisierung von Attributen und Dateinamen | ✔ | |||
| Archive austauschen und synchronisieren, z. B. ein Notebook für die Geschäftsreise vorbereiten | 
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✔ | ✔ |
| Automatische, individuelle Vergabe von Attributen (z.B. der Belegnummer) | ✔ | ✔ | ||
| Kommentare in PDF-Dokumente einfügen (Makro) | |
✔ | ||
Papierdokumente archivieren |
Info | Version | Pro | Enterprise |
| Scannen von Dokumenten und Bildern | 
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✔ | ✔ |
| Stapelscan für ein- und mehrseitige Dokumente | ✔ | ✔ | ||
| Dokumententrennung mit Barcode-Erkennung | |
✔ | ||
| Automatisches und manuelles Zusammenstellen von mehrseitigen Dokumenten | |
✔ | ✔ | |
| Vordefinierte Scan-Profile mit individuellen Einstellungen | 
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✔ | ✔ |
| Bildnachbearbeitungen, Korrektur schief eingezogener Scans | ✔ | ✔ | ||
| Unterstützung verschiedener OCR-Texterkennungen |
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✔ | ✔ | |
| Gemeinsame Verwendung der auf einem Computer installierten Texterkennungssoftware im Netzwerk |  |
✔ | ✔ | |
| Ausführung der OCR im Hintergrund spart Zeit beim Scannen |  |
✔ | ✔ | |
| Tesseract Open Source OCR Engine im Lieferumfang enthalten | |
✔ | ✔ | |
| Automatisches Einlesen der Attribute vom Papierdokument mittels Texterkennung und Barcodes (z. B. Rechnungseingangsverarbeitung) | |
✔ | ||
| Volltextsuche in Dateien und gescannten Papierdokumenten | |
✔ | ✔ | |
| Zusammenstellen eines PDF-Dokuments aus Einzelbildern | |
✔ | ✔ | |
| Manuelles Duplex für Simplex-Scanner | |
✔ | ✔ | |
| Verwendung Twain-kompatibler Scanner | |
✔ | ✔ | |
| Verwendung WIA-kompatibler Scanner | |
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✔ | ✔ |
| Verwendung nicht Twain-kompatibler Geräte wie beispielsweise Fujitsu ScanSnap | 
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✔ | ✔ | |
| Verwendung der Sceye-Dokumentenkamera über schnelle Direktverbindung | 
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✔ | ✔ | |
Archivierung steuerrelevanter Dokumente (GDPdU-Archiv) |
Info | Version | Pro | Enterprise |
| Import- und Scanfunktionen für Digital- und Papierdokumente, Dokumentenarchivierung | |
✔ | ✔✔ | |
| Abgleich des Belegarchivs mit dem Lexware-Buchhalter, Übernahme der Buchungsinformationen |
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✔ | ✔ |
| Abgleich des Belegarchivs mit DATEV-Exportdateien, Übernahme der Buchungsinformationen | |
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✔ | |
| Einblendung der Buchung direkt unter der Dokumentenvorschau |  |
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✔ | ✔ |
| Direkte Erstellung von CDs und DVDs, Datenträgerüberlassung für GDPdU Z3 | |
✔ | ✔ | |
| Datenaustausch mit Steuerberater | |
✔ | ✔ | |
| Funktionen für die revisionssichere Archivierung: Speicherung auf WORM-Datenträgern, PDF-Dokumente verschlüsseln und/oder signieren | |
✔ | ✔✔ | |
Anwendungs-Programme |
Info | Version | Pro | Enterprise |
| Applikationsneutral, Zusammenarbeit mit beliebigen dokumentorientierten Programmen | 
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✔ | ✔ | |
| Bearbeiten der Dokumente wahlweise mit der Windows-Standardanwendung, einer ausgewählten Anwendung oder mit benutzerdefinierbaren Funktionen | ✔ | ✔ | ||
| Ereignisgesteuerte Befehle für die Dokumentenverarbeitung | |
✔ | ✔ | |
| Makros in Visual Basic Script, JScript, OmAPI und anderen Skriptsprachen, DDE und COM-Automatisierung |
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✔ | ✔✔ |
| Verwaltung mehrerer Versionen eines Anwendungsprogramms | ✔ | ✔ | ||
| Zuordnung mehrerer Dateitypen zu einem Anwendungsprogramm | ✔ | ✔ | ||
| Schriftkopf-Generierung für AutoCAD- und MegaCAD-Zeichnungen |
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✔ | ✔ | |
| Erweiterte CAD-Funktionen (z.B. AutoCAD oder MegaCAD) | ✔ | ✔ | ||
| Makros für das Einlesen und Schreiben der Autodesk Inventor-iProperties | |
✔ | ✔ | |
| Assistent für die automatische Programmeinrichtung | 
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✔ | ✔ | |
| Import und Export-Funktionen (z.B. CAD zu DXF) | ✔ | ✔ | ||
| Integrierte RTF-Textverarbeitung | 
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✔ | ✔ |
Arbeitsgruppen und Sicherheit |
Info | Version | Pro | Enterprise |
| Volle Netzwerkfähigkeit. Installation auf den Clients oder zentral am einem Server | |
✔ | ✔✔ | |
| Aufgabenplanung für beliebige Anwender, Erinnerung an fällige Tätigkeiten |
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✔ | ✔ | |
| Administrationsfunktionen für die Netzwerksicherheit |
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✔ | ✔✔ |
| Lokales Administrationstool für die Benutzerkontensteuerung von Windows 7 und Vista | |
✔ | ✔ | |
| Schreibschutz gegen unbeabsichtigte Änderungen, Dokumente komprimieren |  |
✔ | ✔ | |
| Sicherheitsgrundregeln für den Dokumentenzugriff |  |
✔ | ✔ | |
| Zugriffsberechtigungen für Dokumenttypen |
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✔ | ||
| Zugriffsberechtigungen für einzelne Dokumente | 
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✔ | ||
| Zugriffsberechtigungen für einzelne Archivattribute | |
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✔ | ✔✔ |
| Rechtevergabe auf Ebene des Betriebssystems | ✔ | |||
| Zugriffsberechtigungen für Menübefehle und Programmfunktionen |  |
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✔ | ✔✔ |
| Archivspezifische Sicherheitseinstellungen und Programmoptionen | |
✔ | ||
| PDF-Dokumente vor Änderungen schützen | |
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✔ | ✔✔ |
| Festlegung der zwingend erforderlichen Dokumentattribute | ✔ | ✔ | ||
| Protokollierung der Zugriffe und Dokumentbearbeitungen | |
✔ | ✔ | |
| Benutzerdefinierbare Dateinamen und Ablageorte |
|
|
✔ | ✔✔ |
| Archivabhängige Vorgabeeinstellungen der Benutzermenüs | ✔ | |||
| Benutzerzuordnung anhand der Windows-Anmeldung | ✔ | ✔ | ||
| Durchsuchen des Archivs nach mehrfach abgelegten und gelöschten Dokumentdateien | |
✔ | ✔ | |
| Optimierte Programmausführung auf Terminalservern | ✔ | |||
| Preisgünstige Mehrfachlizenzen | ✔ | ✔✔ | ||
| Optionaler Upgrade- und Servicevertrag | ✔ |
Zeichenerklärung | |
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Neue Funktion in 12.0 bzw. der angegebenen Version |
|
Deutlich verbessert in 12.0 bzw. der angegebenen Version |
| Das Leistungsmerkmal ist in der Edition nicht enthalten | |
| ✔ | In der Edition enthalten |
| ✔✔ | In der Edition mit erweiterter Funktionalität enthalten |
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