Diese Beschreibung bezieht sich auf eine veraltete Version der DMS-Software. Beachten Sie bitte die Dokumentation der aktuellen Office Manager-Version.


Office Manager 5.0 - Benutzerhandbuch
Dokumentenmanagementsystem

8. Volltextindexierung mit dem ServerIndexer

Volltextindexierung

Installation

Der ServerIndexer ist ein Zusatzprogramm für das Dokumenten-Management-System Office Manager. Das Programm läuft im Netzwerkbetrieb auf einem Server und übernimmt die komplette Volltextindexierung. Die Arbeitsplatzrechner und der Datenverkehr im Netzwerk werden entlastet.

Clients installieren

Installieren Sie bitte zuerst die Office Manager-Clientsoftware (die Dokumentenverwaltung) auf den Arbeitsstationen und wählen Sie im Menü Ansicht - Optionen den Befehl Admin Einstellungen.

Indexer aktivieren

Öffnen Sie die Seite Volltextindex und wählen Sie bitte die gewünschten Einstellungen (s.u. Globale Programmeinstellungen).

Markieren Sie die Option ServerIndexer verwenden und bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.


Vorbereitungen

Der ServerIndexer wird auf einem Windows-Server im Netzwerk installiert. In der Regel auf dem Datei- oder Datenbankserver.

Melden Sie sich am Server an.

Wenn Sie den Index über alle Datenfelder und Dokumente erstellen möchten, beachten Sie bitte: Das Datei-Laufwerk muss auch auf dem Server mit dem Laufwerksbuchstaben verknüpft werden, mit dem auch die Clients arbeiten. Dies ist wichtig, damit der ServerIndexer die Dokumentdateien finden kann.

Siehe auch: Einstellung Dokumentenverzeichnis

Wenn Sie Office-Dokumente (Microsoft Word, Excel, Outlook) indizieren möchten, sollte die entsprechende Anwendungssoftware auch auf dem Server installiert sein. Der Indexer kann die Dokumente dann vor der Indexierung in Textdateien konvertieren. Die Indexierung wird dadurch deutlich schneller und zuverlässiger. Für HTML- und PDF-Dokumente ist aber keine weitere Software erforderlich.


Installation

Starten Sie bitte das Installationsprogramm setup.exe von der CD. Das Programm installiert den ServerIndexer und einen Office Manager-Client.

Setup Datenbank

Folgen Sie bitte den Anweisungen und geben Sie als Datenbankverzeichnis das gleiche Verzeichnis wie bei den Clients an.

Verbindung testen

Testen Sie bitte die Verbindung zur Datenbank. Starten Sie dazu die Dokumentenverwaltung "Office Manager Pro" und prüfen Sie, ob die Dokumente geöffnet werden können.

Windows-Startmenü

Beenden Sie die Dokumentenverwaltung wieder.


Einstellungen

Starten Sie bitte den ServerIndexer.

ServerIndexer

Auf der Registerkarte Optionen können Sie die Programmoptionen einstellen.

Gemeinsame Dateien: das Verzeichnis, in dem sich die admin.ini, stopword.lst und ftiext.lst befinden. Dieses Verzeichnis entspricht der Option Gemeinsame Dateien der DMS-Clients.

Schleifen-Pause: Pause in Sekunden, die der ServerIndexer wartet, bis die Datenbanken erneut geöffnet werden.

Logbuch in Datei speichern: das Protokoll wird in die Textdatei "indexer.log" gespeichert.

Klicken Sie auf den Schalter Speichern, um die Einstellungen zu speichern.


Volltext-Indexierung

Volltextinzidierung

Öffnen Sie bitte die Registerseite Allgemein.

Klicken Sie auf Öffnen, um eine Datenbank in die Liste der zu indexierenden Datenbanken einzufügen. Die Liste sollte alle Datenbanken enthalten, die von den Office Manager Clients bearbeitet werden. Klicken Sie anschließend auf Indexieren, um die Volltext-Indexierung der Datenbanken zu starten.

Bedeutung der Schaltflächen:

Öffnen: Fügt der Liste eine Datenbank hinzu

Schließen: Entfernt die markierte Datenbank aus der Liste

Information: Öffnet den Eigenschaftendialog der markierten Datenbankdatei

Indexieren: Volltext-Indexierung starten oder anhalten.

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Sie haben in diesem Handbuch wichtige Grundlagen für die Arbeit mit dem Office Manager kennen gelernt. Damit ist aber bei weitem noch nicht das Ende der Möglichkeiten erreicht.

Nutzen Sie bitte auch die Programm-Onlinehilfe, sie ist umfangreicher und immer auf dem aktuellen Stand.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Ihrer Dokumentverwaltung Office Manager.

Ihr Softwarebüro Krekeler

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* Der Menüpunkt kann vom Administrator verborgen werden
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Office Manager DMS

Handbuch der veralteten Version 5.0
Siehe auch aktuelle Version.