Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Gutachter auf dem Weg ins papierlose Büro

Kfz‐Sachverständigen‐Office Hunsinger verwaltet Dokumentationen und Gutachten mit Office Manager DMS

SOH Hunsinger

Offenburg – Hat es gekracht, fängt seine Arbeit an: Thomas Hunsinger ist Kfz‐Sachverständiger. Seit 25 Jahren stellt er den Umfang von Unfallschäden detailliert fest und erstellt Gutachten zur Schadensregulierung bei den Versicherungen. Herr Hunsinger nimmt Autos aber auch zur Erstellung von Wertgutachten und Gebrauchtwagenzertifikaten unter die Lupe und dokumentiert alles haargenau.

Bei der Erstellung von Gutachten und der Korrespondenz mit Versicherungen, dem TÜV, Werkstätten und privaten Auftraggebern fallen schiere Papierberge an. Dazu kommt noch der reguläre Schriftverkehr oder die Verarbeitung von Buchungsbelegen – eben all die Arbeiten, die in jedem Büro anfallen. Müsste ich alles in Aktenordnern archivieren, ich müsste mir separate Räumlichkeiten anmieten, so Thomas Hunsinger.

Prozesse elektronisch abbilden

Um nicht den Überblick zu verlieren, relevante Schriftstücke bei Bedarf schnell zur Hand zu haben und revisionssicher zu archivieren, setzt der Gutachter seit 2013 auf elektronisches Dokumentenmanagement. Mit Office Manager wickelt Hunsinger seit zwei Jahren Dokumenten‐Prozesse elektronisch ab: Ein‐ und ausgehenden Papier‐Dokumente werden gescannt, verschlagwortet und projektbezogen digital archiviert, so dass Aktenordner bis auf wenige Ausnahmen der Vergangenheit angehören. Die innovative Volltextsuche des Office Manager erleichtert Thomas Hunsinger die Arbeit zudem immens: Ich kann flexibel und schnell nach Dokumenten recherchieren. Dazu gebe ich lediglich den gesuchten Begriff ein und das Programm findet das jeweilige Dokument binnen einer Sekunde, zeigt sich der Sachverständige begeistert.

Das DMS verknüpft hierzu jedes erfasste Dokument mit mehreren Eigenschaften. Welche Eigenschaften ein Dokument dabei erhält, entscheidet der Anwender. Es können beispielsweise Kundenname, Auftragsnummer oder das Kfz‐Kennzeichen sein. Mit Hilfe dieser Dokumenteigenschaften sind dann beliebige Recherchen möglich, die in einer Datentabelle übersichtlich dargestellt werden, erläutert Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, das Prinzip.

Mobiler Datenzugriff

Besonders erfreut ist Thomas Hunsinger über den mobilen Datenzugriff per App, der mit dem jüngsten Update des Office Manager ermöglicht wird. Ich kann jetzt jederzeit von unterwegs auf mein Archiv zugreifen. Man weiß ja schließlich nie, was man beim einem Vorort‐Termin an Dokumenten benötigt, ergänzt er. Hunsinger spricht dabei aus Erfahrung: Seine eigene App "Unfall was nun?" versorgt Unfallbeteiligte über das Smartphone noch an der Unfallstelle mit wichtigen Informationen zu Maßnahmen am Unfallort und klärt über Rechte und Pflichten bei der Schadensabwicklung auf.

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