Digitale Handakte
Office Manager DMS beschleunigt Arbeitsprozesse beim Steuerberater
Düren – Die sich ständig verändernde Steuergesetzgebung und die daraus resultierenden komplexeren Anforderungen an
eine ordnungsgemäße Buchführung, die immer größer werdende Papierflut, aber auch die verstärkte Nutzung digitaler
Technologien seiner Mandanten ließen den Wunsch von Steuerberater Klaus
Beyer nach einer schnellen und effizienten Aktenführung wachsen. Auf der Suche nach einem anwenderfreundlichen
Dokumentenmanagementsystem, das ohne Verwaltungsaufwand im täglichen Arbeitsablauf angewandt werden kann, haben wir uns
für Office Manager entschieden. Das DMS ist einfach und intuitiv in seiner Bedienung und es erfüllt die Anforderungen an
die elektronische Archivierung steuerrelevanter Dokumente gemäß GoBD
, sagt Klaus Beyer.
Eine Datenablage unabhängig von der Dokumentenquelle
Seitdem werden im täglichen Arbeitsablauf seines Steuerbüros Posteingang, Postausgang, Gesprächs- und Telefonnotizen
sowie sonstige Dokumente in einem zentralen NAS gespeichert. Über die Eingabe eines Suchbegriffs sind sie dank einer
OCR-Volltexterkennung
sehr schnell und einfach wiederauffindbar. Auch E-Mails und deren Anhänge können direkt in die
zentrale Dokumentenablage übertragen werden.
Besonders vorteilhaft ist auch die Möglichkeit, unseren Fujitsu Scanner
direkt mit dem DMS zu verbinden. Denn auch wenn viele Prozesse inzwischen digitalisiert sind, so läuft täglich doch noch
allerhand Papier auf, welches wir rasch scannen und direkt im DMS einem Mandaten zuordnen können
, so Klaus Beyer.
Fujitsu Scanner können aufgrund einer neuen Anbindung
direkt aus dem Office Manager heraus gesteuert werden. Sobald der
eigentliche Scanprozess beendet ist, archiviert Office Manager das gescannte Dokument und indexiert den Text mit Hilfe
der integrierten OCR-Software. Verschiedene Dokumente können dabei direkt einem Mandanten zugeordnet werden. Außerdem
ermöglicht Office Manager die gleichzeitige Zuordnung eines Dokuments zu beliebigen und beliebig vielen Kategorien.
Die zentrale Archivierung aller Dokumente an einem Ort erlaubt, dass diese von allen Arbeitsplätzen aus
gleichzeitig angesehen werden können: Niemand muss mehr eine Akte suchen oder aus einem Archiv holen. Die
Rechtevergabe in der Zugriffsverwaltung stellt zudem sicher, dass jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Dokumente
jederzeit einsehen und bearbeiten kann
, lobt Beyer die große Arbeitserleichterung. Die jeweiligen
Bearbeitungsstände der Dokumente sind zudem jederzeit lückenlos nachvollziehbar und Auskünfte an Mandanten,
beispielsweise zum Bearbeitungsstand einer Steuersache, sofort möglich: Auf Knopfdruck sind alle Vorgänge eines
Mandanten präsent. Dazu erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler:
Die schnelle Dokumentenvorlage wird über eine Schlagwortsuche realisiert. Technische Voraussetzung
dafür ist die Volltextindizierung aller Dokumenteninhalte sowie deren Speicherung in einer Datenbank.
Neben der erheblichen Zeitersparnis in der täglichen Arbeit konnten die Arbeitsabläufe in meiner Kanzlei deutlich vereinfacht,
Sachbearbeitungen besser strukturiert und unnötige Papierausdrucke vermieden werden
, fasst Klaus Beyer zusammen.
Über das Steuerbüro Klaus Beyer
Neben den üblichen Tätigkeiten wie Finanz-, Lohnbuchhaltungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen liegen die Tätigkeitsschwerpunkte des Steuerbüros Klaus Beyer im Vereinssteuerrecht, internationalen Steuerrecht sowie gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtsbehelfen. Klaus Beyer ist seit 1991 als Steuerberater mit eigener Kanzlei zugelassen.