Daten synchronisieren

Archivdatenbank synchronisieren

Siehe auch: Mit Buchhaltung synchronisieren

Die Funktion ermöglicht den Abgleich mit zuvor ausgelagerten Daten. Zum Beispiel können Sie die für eine Geschäftsreise relevanten Daten auf Ihr Notebook auslagern und nach Ihrer Rückkehr mit den Daten im Firmennetzwerk abgleichen. Bei der Synchronisierung werden die Dokumentdateien und die Datensätze aktualisiert.

Ein synchrones Archiv erstellen

1.	Grenzen Sie die aktuelle Suche so ein, dass nur noch die Dokumente angezeigt werden, die Sie auslagern möchten.

2.	Wählen Sie bitte im Menü Datei \| Datenbank den Befehl Neu. Markieren Sie "Synchronarchiv", geben Sie den Namen des zu erstellenden Synchronarchivs ein (z.B. C:\Eigene Dateien\Lokal.omp) und stellen Sie das neue Archiv fertig.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Das synchrone Archiv wird mit den Datensätzen der aktuellen Suche erzeugt und die Dokumentdateien kopiert. Sie können jetzt das synchrone Archiv öffnen und mit den lokalen Dokumentkopien arbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Geschäftsreise planen, trennen Sie das Notebook jetzt bitte vom Netzwerk und testen Sie das lokale Archiv.

4.	Sie können die Daten und Dokumente im lokalen Archiv wie gewohnt verwenden und bearbeiten. Wenn Sie sich später wieder mit dem Netzwerk verbinden, können Sie das Archiv mit dem originalen im Netzwerk synchronisieren.

Synchronisieren

Stellen Sie bitte sicher, dass das Quellarchiv (z.B. im Firmennetzwerk) geöffnet ist. Wählen Sie ggf. im Menü Datei den Befehl Datenbank öffnen, um das Archiv zu laden. Erstellen Sie eine Suche nach allen Dokumenten oder grenzen Sie die aktuelle Suche so ein, dass nur noch die Dokumente angezeigt werden, die Sie abgleichen möchten (s.a. Dokumente suchen).

2.	Wählen Sie im Menü Datei \| Datenbank \| den Befehl Synchronisieren: Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

3.	Geben Sie den Namen des synchronen Archivs im Feld synchronisieren mit ein (z.B. auf der Notebook-Festplatte).

4.	Legen Sie bitte die Datenpriorität fest: Daten des geöffneten Archivs, wenn die Attribute der geöffneten Datenbank gültig sind. Das synchrone Archiv wird aktualisiert. Daten des Synchronarchivs, wenn die Attribute der synchronen Datenbank gültig sind. Das geöffnete Archiv wird aktualisiert.

Wählen Sie die Gültige Dokumentdatei:
Einzeln fragen: Sie müssen bei jeder Datei auswählen, welche gültig ist. Beachten Sie bitte, dass diese Option bei großen Datenbanken sehr zeitaufwendig sein kann.
Die neuere Datei: die Dateien mit dem neueren Bearbeitungsdatum sind gültig. Die älteren Dateien werden überschrieben.
Datei des geöffneten Archivs: die originalen Dateien (z.B. im Firmennetzwerk) sind immer gültig. Die ausgelagerten werden überschrieben.
Datei des Synchronarchivs: die ausgelagerten Dateien (z.B. auf dem Notebook) sind gültig. Die originalen werden überschrieben.
Die Dateien werden nur abgeglichen, wenn das Datum oder die Zeit der letzten Bearbeitung unterschiedlich ist. Falls eine Datei nicht existiert, wird die synchrone kopiert.
Legen Sie die Dateipriorität sehr sorgfältig fest und markieren Sie die Option Sicherungskopien erstellen, um Datenverluste zu vermeiden.

6.	Klicken Sie bitte auf Starten, um den Datenabgleich auszuführen.

Hinweis: Interne Dokumentverknüpfungen werden beim Erstellen des Synchronarchivs übernommen, bei einer späteren Synchronisierung aber nicht berücksichtigt.