Attribute definieren
Sie können hier die Datenbankstruktur der geöffneten Archiv- und Kontaktdatenbank an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: neue Attribute hinzufügen, überflüssige löschen, die Bezeichnung ändern und den Eingabestil, z. B. Listenauswahl, festlegen.
Melden Sie sich bitte als Office Manager-Administrator an und wechseln Sie zur Ansicht der Dokumente oder Kontakte. Wählen Sie anschließend den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren:
Um ein neues Datenfeld hinzuzufügen, klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie die im Folgenden beschriebenen Daten ein. Spezielle Felder für Datei- und E-Mail-Attribute erstellen Sie mit Klick auf den Pfeil des Schalters Neu.
Seite "Ansicht"
•Beschreibung: die im Programm sichtbare Bezeichnung
•Eingabestil: die Art, wie Daten erfasst werden
•Erweitert / Währung: zusätzliche Stil-Eigenschaft je nach Datentyp
•Mehrfachauswahl: Möglichkeit, ein Dokument z. B. mehreren Projekten zuzuordnen
•Globale Liste für alle Datenbanken
•Format für erweiterte Listen (Kontakte, Makros und Dateilisten)
•Eintrag im Menü Start | Suchen | Weitere.
Kontaktdatenbank: markieren Sie diese Option auch, wenn das Feld in der Kontaktvorschau gezeigt werden soll.
•Eingabe erforderlich: das Attribut darf nicht leer sein
•Eindeutiger Wert: Daten sollen in der Datenbank bzw. im Buchungsjahr nur einmal vorkommen
Seite "Eigenschaften"
•Feldname: programminterner Name des Datenbankfeldes
•Datentyp: Felder für Zeichen, Zahlen, Datum u. a.
•Feldgröße: maximale Zeichenanzahl für den Datentyp Zeichenkette ein
•Kommentar: beliebige Hinweise
Seite "Feldwerte"
•Attribut-Vorgabewerte nur für neue
•oder für neue und bestehende Datensätze.
Siehe auch Vorgabewerte für Dokumentattribute
Seite "Sicherheit"
•Feld ist sichtbar für: Datenfeld für unberechtigte Anwender verbergen
Die Sicherheitseinstellungen können mit Strg-C kopiert und mit Strg-V eingefügt werden.
Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, um das Feld zu speichern.
Tipp: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Archivdatenbank, bevor Sie die Felder ändern.
Für eine bessere Performance sollten Sie nur die Felder anlegen, die Sie auch verwenden. Geben Sie die Feldgröße nicht unnötig groß an.
Siehe auch
Beispiel "Datenfeld Gruppe"
Dateiabhängige Dokumentattribute
Hinweise zur Enterprise-Version