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Dokumentattribute definieren

Sie können hier die Datenbankstruktur des geöffneten Archivs an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: neue Attribute hinzufügen, überflüssige löschen, die Bezeichnung ändern und den Eingabestil, z.B. Listenauswahl, festlegen.

Melden Sie sich bitte als Office Manager-Administrator an und wählen Sie anschließend im Menü Datei | Datenbank den Befehl Felder definieren:

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Wenn das Archiv auf einem SQL-Server gespeichert ist, können Sie sich mit erweiterten Benutzerrechten an der Datenbank anmelden. Klicken Sie dazu auf den Schalter DB-Login.

Um ein neues Feld hinzuzufügen klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie die gewünschten Daten ein:

Seite "Ansicht":

•Beschreibung: die im Programm sichtbare Bezeichnung

•Eingabestil: die Art, wie Daten erfasst werden

•Mehrfachauswahl: Möglichkeit, ein Dokument z.B. mehreren Projekten zuzuordnen

•Liste automatisch erweitern

•Globale Liste für alle Archive

•Dateimaske für den Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste"

•Format für Kontaktlisten

•Eintrag im Menü Suchen

•Eingabe erforderlich: das Attribut darf nicht leer sein

 

Seite "Feldeigenschaften":

•Feldname: programminterner Name des Datenbankfeldes

•Datentyp: Felder für Zeichen, Zahlen, Datum, u.a.

•Feldgröße: maximale Zeichenanzahl für den Datentyp Zeichenkette ein

 

Seite "Feldwerte":

•Attribut-Vorgabewerte für neue

•und bestehende Dokumente

Siehe auch Vorgabewerte für Dokumentattribute

 

Seite "Sicherheit":

•Feld ist sichtbar für: Datenfeld für unberechtigte Anwender verbergen

•Berechtigung zum Bearbeiten

Die Sicherheitseinstellungen können mit Strg-C kopiert und mit Strg-V eingefügt werden.

 

Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, um das Feld zu speichern.

Tipp: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Archivdatenbank, bevor Sie die Felder ändern.

Für eine bessere Performance sollten Sie nur die Felder anlegen, die Sie auch verwenden. Geben Sie die Feldgröße nicht unnötig groß an.

Siehe auch

Beispiel "Datenfeld Kunde"

Layoutdesigner

Auswahllisten bearbeiten

Dateiabhängige Dokumentattribute

Hinweise zur Enterprise-Version