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Anwendungen registrieren
Der Office Manager verwaltet Informationen und Einstellungen zu den verschiedenen Windows-Programmen in seiner Anwendungsdatenbank. Dies ermöglicht die individuelle Steuerung der Programme, benutzerdefinierte Funktionen und beispielsweise die erweiterte Zeichnungsverwaltung.
Beim ersten Programmstart richtet der Assistent bereits die wichtigsten Windowsanwendungen ein. Fehlende Anwendungen werden, sofern möglich, automatisch registriert. Wenn Sie beispielsweise eine Dokumentdatei per Drag&Drop auf den Office Manager schieben und keine passende Anwendung vorhanden ist, wird diese nach Rückfrage registriert.
Sie können weitere Programme definieren oder bestehende bearbeiten und beispielsweise zusätzliche Funktionen erstellen. Wählen Sie dazu bitte im Menü Ansicht | Optionen den Eintrag Dokumenttyp:
In der linken Tabelle finden Sie die Liste aller registrierten Anwendungen. Um einen neuen Dokumenttyp zu erstellen, wählen Sie im Menü Dokumenttyp den Eintrag Neu. Klicken Sie auf:
| • | Neuer Dokumenttyp, um manuell einen neuen Eintrag zu erstellen; |
| • | Neu für Dateiendung, um den Dokumenttyp für bestimmte Dateitypen automatisch zu erstellen. |
Im Menü Dokumenttyp finden Sie auch die Assistenten für spezielle Programme. Wählen Sie bitte:
| • | Assistent, um neue Standardanwendungen automatisch einzurichten; |
| • | E-Mail einrichten, für einen allgemeinen E-Mail-Dokumenttypen; |
| • | Outlook einrichten, um die erweiterten Funktionen für Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) zu aktivieren; |
| • | Lotus Notes einrichten, für den Import von Mails aus Notes; |
| • | AutoCAD einrichten, um einen Assistenten für die Einrichtung der erweiterten AutoCAD-Unterstützung aufzurufen. |
| • | Inventor einrichten für Autodesk Inventor (s.a. Detail-Dokumente). |
| • | MegaCAD einrichten für die erweiterten MegaCAD-Funktionen. |
Beschreibung der Optionen
Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf 
und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.
| • | Beschreibung des Dokumenttypen, wie z.B. "Word Dokument", "Excel Tabelle", "AutoCAD Zeichnung", "Foto", "Fax". Wählen Sie bitte Umbenennen  , um die Bezeichnung zu ändern. |
| • | Grafik: Die Dokumente können in der Tabelle anhand ihrer Grafiken schneller gefunden werden, wählen Sie bitte eine passende Grafik aus. "Standard-Dateisymbol" und "Programmsymbol" sind erst möglich, nachdem auf Seite Datei der Dateityp angegeben wurde. |
| • | Typ: Für "normale" Dokumente, die mit anderen Anwendungen erstellt werden, wählen Sie die Option Standarddokument in externer Datei. Für die spezielle Internetfunktion markieren Sie bitte Internetadresse. Es werden dann keine Dokumentdateien sondern Internetadressen verwaltet. Der Typ E-Mail ermöglicht Ihnen die Verwaltung von E-Mails aus Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Eudora Pro, Lotus Notes und anderen Mailprogrammen. Die E-Mails können sehr einfach per Drag&Drop vom Mailprogramm übernommen werden. Für einfache Textdokumente (z.B. Notizen) markieren Sie bitte die Option Office Manager Textverarbeitung. Es werden dann keine externen Dokumentdateien verwaltet, die Texte werden direkt in der Archivdatenbank gespeichert. |
| • | Dateityp: primäre Endung der Dokumentdateien, wie z.B.: "txt", "doc", "prt". |
| • | Weitere: Liste mit weiteren Dateitypen, die mit dieser Anwendung bearbeitet werden können. |
| • | Standardvorlage: eine Datei, die als Vorlage für neue Dokumente verwendet wird. Diese Standardvorlage ist in der Regel ein leeres Dokument. Viele Windowsanwendungen benötigen immer eine Vorlagedatei, wenn ein neues Dokument erzeugt wird. Beachten Sie bitte, dass eine Vorlage im gleichen Format wie die Dokumente erforderlich ist. Bei Word also keine .dot, sondern eine .doc-Datei. |
| • | Vorlagedateien: eine Liste mit weiteren Vorlagedateien. Definieren Sie z.B. für die Textverarbeitung verschiedene Vorlagen für Briefe, Angebote, Notizen usw. Siehe auch Dokumentvorlagen. |
| • | Dokumente in: Verzeichnis, in dem neue Dokumente gespeichert werden, z.B. C:\DATEN\WORD, C:\MEGAW3D\PRT. Sie brauchen das Verzeichnis nur anzugeben, wenn es vom Standard-Dokumentverzeichnis abweichen soll. |
Enthält die Liste aller Befehle, die der Office Manager mit den Dokumenten ausführen kann. Sie können neben den Standardbefehlen "Neu", "Öffnen" und "Drucken" beliebige weitere Befehle erstellen und viele Arbeitsabläufe automatisieren.
Hinweis zum Drucken: Für die erweiterten Druckfunktionen wird der Befehl "PrintEx" (s.a. Beispiel), für den Standarddialog der Befehl "Print" verwendet.
Siehe auch
Auswahl einer Vorschau für die Dokumente.
5. Seite "Sicherheit" (nur Enterprise-Version)
In der Office Manager Enterprise-Version können Sie die Zugriffsrechte für jede einzelne Dokumentdatei festlegen. Die Rechte werden auf Ebene des Betriebssystems zugewiesen und bieten somit die höchste Sicherheit. Unberechtigte Anwender können auch nicht unter Umgehung des Office Managers, also beispielsweise mit dem Windows-Explorer, auf die Dateien zugreifen.
Hier wird die Vorgabe für neue Dokumente diesen Typs festgelegt. Neue Dokumente erhalten die hier eingestellte Sicherheitsrichtlinie als Vorgabewert.
Sofern die Option Berechtigte Benutzer dürfen Richtlinie ändern markiert ist, kann die Sicherheitseinstellung der einzelnen Dokumente angepasst werden (s.a. Eigenschaftendialog). Wenn die Option nicht markiert ist, werden auch eventuelle Vorgabewerte der Importeinstellungen ignoriert.
Voraussetzungen für die Sicherheitseinstellungen:
| • | Office Manager Enterprise-Version |