Dokumente beim Scan und Import erkennen
Im Office Manager können verschiedene Profile für die Import- und Scanfunktionen hinterlegt werden. Diese ermöglichen u. a. die automatisierte Erkennung der Dokumenteigenschaften, wie Name, Belegdatum und Kategorie.
Öffnen Sie ein Import- oder Scanprofil und wechseln Sie zur Dialogseite Feldwerte:
Automatisierungen
Im oberen Bereich finden Sie das Kombinationsfeld Dokumentenerkennung. Wählen Sie hier, welche Erkennungsalgorithmen auszuführen sind:
Standard-Dokumentenerkennung
Das Dokument wird nach einem Kontakt, dem Belegdatum und passenden Werten in den Auswahllisten durchsucht. Wenn die Projektliste Buchungsjahre enthält, wird das zum Datum gehörende Jahr gewählt, und wenn vorhanden, auch der Monat (z. B. "2017\03"). Bei E-Mails werden Standard-Mail-Attribute, wie Betreff und das Datum übernommen, bei Fotos das Aufnahmedatum.
Beachten Sie bei Scanprofilen bitte, dass die OCR-Texterkennung sofort nach dem Scan ausgeführt wird, wenn diese Dokumentenerkennung aktiviert ist. Siehe auch Blog-Artikel.
ZUGFeRD-Rechnung
Nur für native PDF-Dokumente und nicht für Scans. Wertet die einer PDF angefügten XML-Daten für elektronische Rechnungen gemäß dem ZUGFeRD-Standard aus. Belegdatum, Buchungsjahr, Belegnummer, Bezeichnung und Rechnungsbetrag werden automatisch übernommen. Weitere Daten können Sie mit Hilfe der Makrovariablen AutoCaptZUGFeRD den einzelnen Feldern zuweisen.
Azure Form Recognizer (Cloud)
Formularerkennung durch Künstliche Intelligenz. Belegdatum und Buchungsjahr werden automatisch übernommen. Weitere Daten können Sie mit Hilfe der Makrovariablen AutoCaptAzureAI den einzelnen Feldern zuweisen.
Siehe auch Blog-Artikel
Individuell
In der Tabelle werden den einzelnen Datenfeldern individuelle Daten, Makro-Variablen oder feste Texte zugewiesen. Die linke Spalte beinhaltet die Datenfelder (Attribute) des geöffneten Archivs, die rechte die Feldwerte.
Sie können Makro-Variablen verwenden, um die Attribute aus der o. g. Dokumentenerkennung oder beispielsweise aus dem Dateipfad zu übernehmen. Die Auswahllisten in der Spalte Feldwerte beinhalten Beispiele für die Verwendung der Makro-Variablen.
Die individuellen Einstellungen haben eine höhere Priorität, als die Standard-Dokumentenerkennung.
Beispiele
Feldname |
Feldwert |
Beschreibung |
name |
{Source:Name} |
Der Dateiname ohne Endung |
name |
{OleSummaryInformation:Title,{Source}} |
Das erweiterte Dateiattribut "Titel" |
docno |
{AutoCaptZUGFeRD:CrossIndustryDocument/HeaderExchangedDocument/ID} |
Belegnummer aus ZUGFeRD-Rechnung |
docno |
{AutoCaptAzureAI:analyzeResult.documents[0].fields.InvoiceId.valueString} |
Belegnummer aus Azure-Formularerkennung |
name |
{GetFirstNotEmpty:{OleSummaryInformation:Title,{Source}},{Source:Name}} |
|
project |
Die 2. bis 4. Verzeichnisebene |
|
notes |
Datei importiert |
Fester Text "Datei importiert" |
Siehe auch
Vorgabewerte für Dokumentattribute