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Navigation: Benutzer-Dokumentation > Scannen Scan-Profile |
  
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Navigation: Benutzer-Dokumentation > Scannen Scan-Profile |
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Die Profile ermöglichen Ihnen eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten. Sie können beispielsweise Profile für einseitige und mehrseitige Dokumente erstellen, das Gerät mit seinen Einstellungen definieren, sowie die Bildverbesserungs- und die OCR-Optionen festlegen.
Zum Scannen mit Profilen klicken Sie in der Office Manager-Symbolleiste bitte auf den Pfeil rechts am Schalter 
, um das Scan-Untermenü zu öffnen:
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Den ersten Befehl Scannen verwenden Sie zum Scannen ohne Profile. Darunter folgt eine Liste mit allen vorhandenen Profilen. Klicken Sie auf einen Eintrag, um mit diesem Profil zu digitalisieren. Mit dem Menübefehl Scanprofile können Sie neue Profile erstellen und vorhandene bearbeiten. |
Alternativ zum Menü können Sie auch Kurztasten verwenden. Im obigen Bild ist beispielsweise die Tastenkombination Umsch+Strg+E für das Profil "Einzelblatt einseitig" definiert.
Wenn sich die Maus im Menü auf einem Profil befindet, wird in der Statuszeile (unterer Rand des Hauptfensters) eine Info mit den Scanoptionen gezeigt:
Die Kurztasten und Hinweise können Sie beliebig definieren.
Wählen Sie bitte, wie oben beschrieben, den Befehl Scanprofile oder öffnen Sie die Seite Scannen | Twain in den Programmeinstellungen:
Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.
Die Liste zeigt alle derzeit definierten Profile. Klicken Sie bitte auf:
um ein neues Profil zu erstellen,
zum Kopieren des markierten Eintrags,
zur Bearbeitung des markierten Eintrags,
zum Löschen des markierten Eintrags.
Wenn die Option Möglichst als PDF/A 1b archivieren markiert ist und die gescannten Dokumente als Acrobat-Datei gespeichert werden, dann wird das PDF/A 1b-Format verwendet. Beachten Sie bitte, dass eine OCR-Texterkennungssoftware den PDF/A-Modus wieder aufheben kann.
Nach Klick auf oder können Sie das Profil definieren:
Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.
Geben Sie bitte eine aussagekräftige Beschreibung ein, mit der das Profil im Scanner-Menü gelistet wird.
In der Liste Scanner wählen Sie das zu verwendenden Gerät aus, hier werden alle installierten Twain- und WIA-Treiber aufgeführt.
Wenn Benutzeroberfläche des Scanners öffnen markiert ist, können Sie vor dem Scannen noch die Treibereinstellungen des Geräts anpassen. Ist die Option nicht markiert, geben Sie bitte hier die Auflösung und den Modus an. Graustufen- und Farbbilder können anschließend automatisch in schwarz/weiß konvertiert werden. Je nach Beleg kann dies bessere Ergebnisse bringen, als ein direkter Scan in schwarz/weiß (s.a. erweiterte Einstellung).
Bei Geräten mit automatischem Dokumenteneinzug können Sie die Optionen Einzelblatteinzug und Automatisch einziehen vorgeben.
Wenn Duplex markiert ist, wird -sofern vom Gerät unterstützt- die Vorder- und Rückseite der Papiervorlage gleichzeitig erfasst.
Beim Scannen von Textdokumenten sollten Sie die Option Volltextsuche ermöglichen aktivieren und eine Auflösung von mindestens 300dpi einstellen. OCR erkennt den Text und ermöglicht so eine spätere Volltextsuche in der Archivierungssoftware. Siehe auch OCR-Einstellungen.
Die Option Eigenschaftendialog öffnen wird i.d.R. markiert, damit Sie die Dokumentattribute, wie Name und Projekt nach dem Scannen eingeben können. Es gibt aber auch Möglichkeiten, diese Attribute automatisch zu vergeben:
•markieren Sie vor dem Scannen ein Projekt im Navigator, um das Dokument diesem zuzuordnen,
•gruppieren Sie die Dokumenttabelle,
•auf der Seite Feldwerte können Sie Makrovariablen, wie AcroExchGetTextFromRect, ImgGetTextFromRect oder FtiGetFirstCrspWord verwenden.
Sofern Dokument öffnen aktiviert ist, wird das neue Dokument nach dem Scannen und Archivieren automatisch geöffnet. Verwenden Sie dieses, wenn Sie beispielsweise das Scanergebnis überprüfen möchten.
Öffnen Sie bitte die Registerseite Erweitert:
Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.
Wenn Sie einen Stapel mit mehreren einseitigen Dokumenten scannen möchten, dann aktivieren Sie bitte die Optionen Mehrere Dokumente im Stapel scannen und Feste Seitenzahl. Geben Sie eine Seitenanzahl von 1 ein. Beim Scannen mit diesem Profil wird dann für jede Seite ein neues Dokument erstellt, bis der Einzug leer ist. Beim Duplex-Scan wird i.d.R. die Seitenanzahl = 2 eingestellt, weil Vorder- und Rückseite erfasst werden.
In der Enterprise-Version können Sie auch Trennblätter zwischen die Dokumente legen und den gesamten Stapel scannen. Die Archivierungssoftware erstellt nach jedem Barcode-Trennblatt ein neues Dokument. Diese Variante ist sinnvoll, wenn Sie Dokumente mit unterschiedlichen Seitenzahlen archivieren.
Für erste Tests verwenden Sie bitte die Standardeinstellungen: Klicken Sie dazu bitte auf den Schalter Standard und anschließend auf Drucken. Drucken Sie einige Trennblätter auf leerem weißen Papier aus.
Stellen Sie anschließend einen Stapel Dokumente zusammen: Dokument 1 - Barcodetrennblatt - Dokument 2 - Barcodetrennblatt ... Dokument n.
Speichern Sie das Profil bitte mit Klick auf OK ab. Legen Sie den Stapel in den Einzelblatteinzug ein und wählen Sie im Hauptmenü das Profil aus. Der Stapel wird eingezogen und die digitalen Dokumente in das Archiv übernommen.
Heben Sie die Trennblätter auf, damit Sie diese für den nächsten Stapel verwenden können.
Siehe auch
