Verbesserungen beim Upgrade von Office Manager 10.0 auf 11.0.

Allgemeines

•Die Geschwindigkeit der Archivsuche wurde um ca. 30% beschleunigt.

•Erweiterungen für 64 Bit-Betriebssysteme, beispielsweise Explorer-Integration "Mit Office Manager verwalten".

•Standardisierte Kurztasten, beispielsweise: F2 zum Umbenennen von Projekten und Dokumenten.

•Archivieren im PDF/A-1b Dokumentenformat.

•Revisionssichere Langzeitarchivierung auf RDX-WORM-Datenträgern.

E-Mail-Archivierung und Dokumentenzugriff

•Direkter Zugriff auf E-Mail-Anlagen, ohne die Mail öffnen zu müssen.

•Direkter Zugriff auf Dateien, die in ZIP-Archiven und anderen Komprimierungsformaten gespeichert sind.

•Der Toolbarschalter "Öffnen" beinhaltet jetzt die zusätzlichen Funktionen "Öffnen mit", "Erneut öffnen" und die Liste der Dateianlagen.

Volltextrecherche und Texterkennung

•Zusätzlich zu ZIP-Archivdateien erfasst der Office Manager jetzt auch Dokumente, die in jar, tar, gz, tgz, cab oder selbstextrahierenden ZIP-Dateien komprimiert gespeichert sind.

•Die Indexierung von E-Mail-Anlagen wurde verbessert.

•Die optionale Nutzung der auf einem Computer installierten OCR-Texterkennung durch alle Arbeitsplätze im Netzwerk spart Lizenzkosten.

•Erfassung von Metadaten in TIFF-Dateien.

•Neue AutoCapture-Funktionen für die automatisierte Belegerkennung in der Enterprise-Version.

Dokumenten-Massenimport

•Die bisherige Funktion zum Durchsuchen von Verzeichnisstrukturen wurde durch einen neuen Massenimport ersetzt. Dies ermöglicht die Zusammenstellung eines Importstapels aus verschiedenen Quellen.

•Zwischenablage überwachen: Für den Dokumentenimport markieren und Kopieren Sie Dokumente im Windows-Explorer oder anderen geeigneten Programmen. Office Manager übernimmt diese automatisch in den Importstapel.

•Sie können eine Importliste mit automatischem Durchsuchen von Verzeichnisstrukturen, Drag&Drop und der Zwischenablage zusammenstellen diese anschließend bearbeiten und dann in das Archiv importieren.

RSS-Integration

•Sie haben direkten Zugriff auf aktuelle Supportartikel des Hotline-Blogs und finden schnell die aktuellen Tipps zum Dokumentenmanagement.

•Zusätzlich können Sie einen eigene Feed angeben, um beispielsweise aktuelle Nachrichten einzublenden.

Einstellungen und Optionen

•Archivspezifische Optionen: Anwender der Enterprise-Edition können jetzt individuelle Einstellungen für verschiedene Archive definieren. Wer hat wo administrativen Zugriff? Wer darf die Auswahllisten für das Abteilungsarchiv festlegen? Sollen die steuerrelevanten Dokumente des Buchhalterarchivs auf einem WORM-Datenträger revisionssicher abgelegt werden?

•Benutzerdefinierbare Papierformate für das Scannen.

•Das Design des Dialogfenster wurde gemäß den Microsoft-Richtlinien verbessert.

•Änderung von Sicherheitseinstellungen ohne Programm-Neustart.

•Verbesserungen der Zugriffsberechtigungen auf Menübefehle.

•Benutzerkontensteuerung von Vista und Windows 7: Die neue Unterstützung der "Over-the-shoulder elevation" erlaubt den Administratorzugriff ohne erneute Windows-Anmeldung.

•Neue Programmeinstellungen für mehr Flexibilität.

•In den Vorgabewerten für Dokumentattribute können häufig verwendete Makrobefehle aus einer Liste gewählt werden.

Adressdaten

•Zusätzlich zum Windows- und Outlook-Adressbuch können Sie jetzt auch die Windows 7-Kontakte als Auswahlliste für die Dokumentenzuordnung verwenden.

Installation

•Mit Hilfe der neuen Konfigurationsdatei "registry.ini" kann eine zentrale Netzwerkinstallation durchgeführt werden, ohne dass die Software auf den Arbeitsplätzen installiert werden muss.

Weitere Verbesserungen

•Suche nach Projekteinträgen im Navigator.

•Wenn das geöffnete Archiv nicht im Standardverzeichnis gespeichert ist, dann wird der Pfad im Fenstertitel dargestellt.

•Menübefehle zum Öffnen von Internetseiten zeigen die Ziel-URL in der Kurzhilfe.

•Die Archiv-Schnellauswahl wird während dem Öffnen einer Datenbank gesperrt, um das unbeabsichtigte Öffnen mit dem Mausrad zu verhindern.

•Die Programmversion wird mit in das Protokoll geschrieben.

•Die Einträge von Auswahllisten werden getrimmt - Leerzeichen am Anfang und Ende entfernt.

•Neue und überarbeitete Hilfekapitel.

•Aus der Aufgabenverwaltung kann jetzt auch zu verknüpften Dokumenten der Archivtabelle gesprungen werden.

•Datenformat der Archive und Anwendungsdatenbanken erweitert.

Siehe auch: vollständige Liste der Neuigkeiten.

Neuigkeiten beim Upgrade von Version 9.0 auf 10.0

Verbessertes Dokumentenmanagement

•Systemvoraussetzungen: ab Windows 2000, empfohlen wird XP oder Windows 7.

•Vollständig Unicode-kompatible (internationaler Standard für Schriftzeichen).

•Anpassungen für moderne Betriebssysteme und aktuelle Hardware, wie z.B. Breitformat-Bildschirme.

•Administrationstool für die Benutzerkontensteuerung von Windows 7 und Vista. Die erforderlichen Berechtigungen werden für Systemänderungen bei Bedarf angefordert, es ist keine explizite Anmeldung als Windows-Administrator nötig.

•Die Testversion kann wahlweise als Pro- oder Enterprise-Edition gestartet werden.

Scannen und Archivieren

•Verwendung von Dokumentenscannern über die moderne WIA-Schnittstelle.

•Scanprofile können mit frei definierbaren Kurztasten schnell über die Tastatur gestartet werden.

•Erweiterungen der Twain-Schnittstelle.

•Das Verschlüsseln der PDF-Dokumente kann nach dem Scan und der Texterkennung automatisch erfolgen.

•Zusätzliche Scannereinstellungen und ausblenden des Scanner-Fortschrittdialoges.

•Verbesserte Komprimierung von Tiff-Farbbildern und optionale Reduzierung auf 16 Farben.

•Erweiterungen der OCR-Texterkennung, beispielsweise Unterstützung von ABBYY Hot Folder u.ä. sowie Transym 2.0 und 3.0

•Update der Tesseract OCR-Engine von Version 2 auf 3 mit Layouterkennung.

•Erkennung zusätzlicher Barcode-Typen: EAN, UPC u.a. für die automatisierte Archivierung

Datentabelle

•Die Tabelle kann mit Registerkarten sehr schnell zwischen aktiven und archivierten Dokumenten, sowie den Aufgaben umgeschaltet werden.

•Für eine bessere Lesbarkeit können wechselnde Zeilenfarben aktiviert werden (Zebra-Tabelle).

•Neue dateiabhängige Attribute für Dateigröße, Datum, Besitzer, Anzahl indizierter Wörter sowie PDF-Seitenzahl und -Verschlüsselung.

Dokumente suchen

•In der Enterprise-Edition kann alternativ die Volltextsuche des MS SQL-Servers verwendet werden.

•Die Volltext- und Attributsuche mit Unicode unterstützt beliebige Zeichen und Sonderzeichen, z.B. auch asiatische Schriften.

•Volltextindizierung jetzt auch für XPS-Dokumente und ODG-Zeichnungen.

•SQL-Editor mit Syntax-Hervorhebung für individuelle Archivabfragen.

Dokumentenvorschau

•Integrierte Vorschau für Outlook E-Mails.

•Integrierte Vorschau für RTF und Internetarchive.

•Verbesserte Darstellung von PDF-Dokumenten im Eigenschaftendialog.

Aufgabenverwaltung

•Die Aufgaben sind jetzt in der Tabelle des DMS-Hauptfenster integriert und dadurch schneller abrufbar.

•Farbige Markierungen abhängig vom Termin.

•Neue Suchfunktionen für Tätigkeiten und deren verknüpfte Dokumente.

Dokumentendatenträger erstellen

•Verwendung der neuen schnelleren Windows-Schnittstelle IMAPI 2.0

•Es können jetzt CD, DVD, Blu-ray und UDF-Datenträger erstellt werden.

Sonstige Funktionen für besseres Dokumentenmanagement

•Beim Abbruch eines automatisierten Imports wird die Datei nach Rückfrage gelöscht.

•Suchfunktion für Datenbankfelder im Fenster Felder definieren. Menübefehle für das Hinzufügen spezieller Dokumentattribute.

•Neue Makro- und Automatisierungs-Funktionen, beispielsweise Kommentare und digitale Signaturen in PDF-Dokumente einfügen.

•Makro für das Einlesen und Schreiben von Autodesk Inventor-iProperties.

•Anpassungen für aktuelle MegaCAD-Versionen

•Neue benutzerdefinierte Anpassungen, beispielsweise die Größe der Menüsymbole.

Verbesserungen beim Upgrade von Version 8.0 auf 9.0

Scannen

•Vorschau für gescannte Seiten.

•Gerade rücken schief eingezogener Seiten.

•Bilder in schwarz/weiß konvertieren.

•Vorgabe des Seitenformats.

•Anzeige der Seitenzahl beim Profilscan.

•Erweiterungen der OCR-Texterkennung.

Suchen

•Datumsbereiche: Suche ab oder bis zu einem Datum und zwischen zwei Daten.

•Suche erweitern, Dokumente zur aktuellen Suche hinzufügen.

•Dokumente in Zwischenablage kopieren und später schnell wiederfinden.

•Enter-Taste löst die Suche in den primären Feldern aus.

•Die Markierung des Dokuments wird nach der Suche wiederhergestellt.

•Wenn beim Zurücksetzen die Umschalttaste gedrückt ist, dann bleibt die Projekt-Markierung erhalten.

Projektnavigator

•Erweiterte Projekte mit Grafiken, Schriftformatierungen und farbiger Hervorhebung.

Dokument-Verknüpfungen nur Enterprise-Version

•Dokumente können kombiniert werden.

•Suche aller miteinander verknüpften Belege.

Report drucken

•Erstellung von Übersichtsblättern zu den archivierten Dokumenten.

•Ausgabe auf dem Drucker und in PDF-Dateien.

Ausbaufähigkeit

•Im Layout können Mausschaltflächen für die Makroausführung hinterlegt werden.

•Makros können verschlüsselt und vor Manipulationen geschützt werden.

•Makroausführung bei den Dokumentvorlagen.

•Zusätzliche Makrovariablen und -Funktionen.

Sonstiges

•PDF-Dokumente für die revisionssichere Archivierung schützen.

•Die verbesserte E-Mail-Archivierung führt jetzt auch eine Volltextsuche in den Dateianlagen durch.

•Volltextindexierung der in importierten ZIP-Archiven enthaltenen Dokumente.

•Verbesserungen bei der Dokumentenvorschau.

•Die Client/Server-Version wurde in Enterprise umbenannt.

Verbesserungen beim Upgrade von Version 7.0 auf 8.0

Scannen und Archivieren

•Mehrere Dokumente vom Stapel scannen.
Trennung über Seitenzahl und in der Client/Server-Version mit Barcode-Trennblättern.

•Nachträgliche Ausführung der OCR-Texterkennung spart Zeit während dem Scannen.

•Tesseract Open Source OCR wird unterstützt und mit dem Office Manager ausgeliefert.

•Manuelles Duplex für Scanner, die kein Duplex unterstützen.

•Automatischer Zuschnitt auf A4 und benutzerdefinierte Seitengrößen.

•Einstellung der Auflösung bei Twain-Geräten.

•Neues Speichermanagement zum Digitalisieren beliebig großer Papierstapel.

•Neue Komprimierungsfunktionen für kompaktere Dokumentdateien im Archiv.

•Anbindung an die neue Dokumentenkamera Sceye 2.0 mit automatischem Seitenzuschnitt.

•Anpassungen für den neuen Fujitsu ScanSnap S510 und FineReader for ScanSnap 3.0.

CD und DVD erstellen

•Dokumente direkt aus dem Office Manager auf eine CD oder DVD brennen, beispielsweise für die GDPdU Z3-Datenträgerüberlassung.

•Erstellung einer HTML-Inhaltstabelle für ein "Dokumentenarchiv" auf CD/DVD.

Dokumente in ZIP-Archiv exportieren

•Markierte Dateien direkt aus dem Dokumentenmanagement in ein ZIP-Archiv packen.

•ZIP-Komprimierung der Dokumente beim Senden an EMail-Empfänger.

Steuerrelevante Belege archivieren

•Synchronisierung des Dokumentenarchivs mit Lexware Buchhalter.

•Synchronisierung des Dokumentenarchivs mit DATEV-Exportdateien (nur Client/Server-Version).

•Beim Archivieren muss nur die eindeutige Belegnummer erfasst werden.

•Belegbezeichnung, Konten, Datum, Buchungstext u.a. werden aus der Buchhaltung übernommen.

•Einblendung der Buchung direkt unter der Dokumentenvorschau.

Adressdaten

•Direkter Zugriff auf die Kontaktdaten von Microsoft Outlook.

•Direkter Zugriff auf die Kontaktdaten des Windows Adressbuches (z.B. Outlook Express).

Sonstiges

•Anpassungen für Windows VISTA.

•Anpassungen für MySQL 5.x (nur Client/Server-Version).

•Anzeige der aktiven und archivierten Dokumentenanzahl (nur Client/Server-Version).

•Volltextindexierung von WordPerfect-Dokumenten.

•Viele neue Makrofunktionen, wie beispielsweise die PDF-Seitenzahl als Dokumentattribut.

•Verbesserungen und Erweiterungen in den Bereichen Archivrecherche, Vorschau, Volltext-Indexierung,
Exportieren, Protokollierung, Langzeitarchivierung und Zugriffssteuerung.