Office Manager-Versionshistorie

Major-Upgrade 11.0.0.442 vom 11.11.2011

Zur Installation von Servicepacks und Updates wählen Sie bitte im Office Manager-Hauptmenü Hilfe den Befehl Internet | Software aktualisieren.

Informationen zu den Neuigkeiten und Verbesserungen

Systemanforderungen

Office Manager 11.x ist ab Windows 2000 lauffähig und wurde mit Versionen bis Windows 7 getestet. 32 und 64 Bit.


Alle Änderungen

Beschreibung der Verbesserungen aus technischer Sicht.

Dokumentenzugriff

  • Dateianlagen von E-Mails (.msg und .eml) können direkt geöffnet werden, ohne dass zuvor die Mail geladen werden muss.
  • Direktes Öffnen von Dateien, die in komprimierten Archivcontainern enthalten sind: .zip, .jar, .tar, .gz, .tgz, .cab und .exe
  • Der neue Toolbar-Schalter Öffnen beinhaltet die Funktionen: Dokument öffnen, Erneut öffnen, Öffnen mit sowie die Liste der Anlagen.

Dokumentenmanagement

  • Die Archivsuche ist jetzt um ca. 30% schneller, als in Version 10.0
  • Die Menüerweiterung Mit Office Manager verwalten für den Windows-Explorer wird jetzt auch auf 64 Bit Windows unterstützt. Neue Shell-Erweiterung omShellEx64.dll. Die Registrierung der 32- und 64-Bit DLL im Windows erfolgt ohne Versionsnummer und mit neuen GUID.
  • Online-Zugriff auf die Windows Vista/7-Kontakte und Bereitstellung als Auswahlliste für die Dokumentenzuordnung. Der Eingabestil "Windows-Kontaktliste" verwendet bis XP das klassische WAB und ab Vista die neuen Windows Contacts.
  • Verbesserungen bei der Bookmark-Verwaltung mit Dokument | Neu | Web-Browser.
  • Die Funktion Suchen | Verknüpfte Dokumente der Aufgabenverwaltung kann jetzt auch zu den langzeitarchivierten Dokumenten springen.

Massenimport

  • Der bisherigen Menübefehl Dokument | Neu | Durchsuchen wurde erweitert und in Importieren umbenannt.
  • Neugestaltung des Dialogfensters.
  • Überwachung der Zwischenablage: Sie markieren Dokumentdateien z. B. im Windows-Explorer und kopieren diese mit Strg+V in die Zwischenablage. Office Manager übernimmt die Dateien automatisch in den Import-Stapel.
  • Funktionsaufteilung in die Arbeitsschritte "Suchen" und "Importieren". Dateien werden aus verschiedenen Quellen (Verzeichnis durchsuchen, Zwischenablage überwachen und Drag&Drop) in eine Liste übernommen und können dann gemeinsam importiert werden.
  • .lnk-Verknüpfungsdateien werden bereits bei der Suche aufgelöst und die Zieldatei in den Stapel übernommen.
  • Das Filtern der Dateiliste wurde beschleunigt.
  • Eindeutige Fehlermeldung, wenn bei Ausführung mit Startparameter das Importverzeichnis nicht vorhanden ist.
  • Veraltete Windows XP-Animation entfernt.

Revisionssichere Archivierung

  • Anpassungen für die Speicherung auf revisionssicheren RDX-WORM-Speichermedien.
  • Aktivierung des Schreibschutzattributes für den erweiterten SoftWORM-Modus. Dies ermöglicht die gemeinsame Speicherung von änderbaren und schreibgeschützten Dokumenten auf demselben Datenträger.

Automatische Belegerfassung

  • Neue Auto-Capture-Funktionen in der Enterprise-Edition.
  • Die Erkennung ist deutlich schneller, wenn mehrere Funktionen auf dasselbe Dokument angewandt werden. Der Text wird mit AutoCaptCreate eingelesen und steht dann den Erkennungsfunktionen zur Verfügung. Die alten Funktionen werten das Dokument bei jedem Aufruf erneut aus.
  • Neue Funktion für die Mustererkennung.

PDF-Dokumente

  • Update der verwendeten Acrobat-Komponente von Version 7.25 auf 8.11
  • Vollständige Unicode-Verarbeitung im Dokument und den Dateipfaden.
  • Interne Funktionen zur Ansi-Kompatibilität entfernt, weil nicht mehr erforderlich.
  • PDF/A-1b Speichermodus.

Papierbelege scannen

  • Neue benutzerdefinierte Papierformate ermöglichen das Scannen beliebig großer Dokumente und Zeichnungen.
  • Neue OCR-Einstellung Ausführen auf. Hier kann der Name eines Computers angegeben werden, auf dem eine OCR-Texterkennungssoftware installiert ist. Die OCR muss dann nur auf einem Computer im Netzwerk vorhanden sein - das spart Lizenzkosten.
  • Auf Wunsch Archivierung im PDF/A-1b Format.

Volltextindizierung

  • Die Erfassung von E-Mails-Anlagen bei .eml-Mails wurde verbessert, Berücksichtigung von zusätzlichen Datenformaten durch vollständige Erkennung von Dateiendungen.
  • Extrahierung von zusätzlichen Kompressionsformaten: .jar, .tar, .gz, .tgz, .cab und selbstextrahierende ZIP-Archive (.exe).
  • Die Standardeinstellung für zu indexierende Dateitypen entsprechend erweitert.
  • Einlesen von Metadaten auch aus Bilddateien mit der Endung .tiff

Projektnavigator und Auswahllisten

  • Suche nach Projekten im Navigator. Insbesondere in umfangreichen Projektstrukturen können Sie jetzt einen Suchbegriff eingeben, um einen entsprechenden Projektnamen im Navigator zu markieren.
  • Die Trennleiste (Splitter) enthält jetzt eine moderne Hot-Zone, mit welcher der Projektnavigator schnell verborgen und wieder eingeblendet werden kann.
  • Überarbeitung der Funktion "Projekte löschen".
  • Icons im lokalen Popupmenü.
  • Die Sicherheitseinstellungen sperren nicht mehr das gesamte Untermenü Projekte, sondern nur ausgewählte Befehle.
  • Die Elemente von Auswahllisten (Projekte und alle anderen Listen) werden getrimmt, Leerzeichen am Anfang und Ende entfernt.
  • Im Dialogfenster für Auswahllisten erfolgte die Gültigkeitsprüfung auch bei Klick auf Abbrechen.
  • Die Direkthilfe des Navigators öffnet das ausführlich Hilfekapitel.

Einstellungen und Optionen

Neu: Archivspezifische Einstellungen

  • Nur in der Enterprise-Edition.
  • Aufteilung wichtiger Optionen in global gültig und archivspezifisch. Die allgemeinen Einstellungen können für einzelne Archive überschrieben werden.
  • Individuelles Dokumentenverzeichnis, um beispielsweise die steuerrelevanten Belege auf einem WORM-Datenträger revisionssicher zu speichern, während andere Dokumente auf der normalen Festplatte liegen. Dies war bisher nur mit Makrovariablen möglich.
  • Individuelle Sicherheitseinstellungen für den Dokumentenzugriff und die DMS-Funktionen. Beispielsweise kann ein lesender Zugriff auf das Abteilungsarchiv durch andere Abteilungen zugelassen werden. Für die Dokumente der jeweiligen Abteilung werden unterschiedliche Administrator bestimmt. Ein Anwender darf im Archiv 1 nur lesen, in einem anderen aber schreiben und z.B. die Auswahllisten definieren.

Dialogfenster der Einstellungen

  • Das Fenster wurde auf 640x480 Pixel vergrößert, bisher 590x348.
  • Überschriften gemäß den Vista-Designrichtlinien für Gruppierungen. Zusätzliche Icons, welche die Gültigkeit der jeweiligen Option kennzeichnen.
  • Neue Seite Dokument | Drucken.
  • Neue Seite Scannen | Papierformate.
  • Die Seiten Dokument, Archivieren, Sicherheit | Befehle und Sicherheit | Dokumente enthalten Unterseiten für globale und archivspezifische Einstellungen.
  • Seite Volltextindex | OCR in zwei Gruppen für lokale und globale Optionen aufgeteilt.
  • Hilfeschalter für Sicherheit | Befehle zum Öffnen der jeweiligen Kontexthilfe.
  • Der Vorgabewert für das Dokumentenverzeichnis beinhaltet jetzt den Namen der Archivdatenbank.
  • Bei Klick auf OK wird der Backslash automatisch angefügt, wenn er bei wichtigen Pfadeinstellungen vergessen wurde.
  • Berücksichtigung der eingestellten Listenlänge bei allen Kombinationsfeldern.
  • Verbesserte Abfrage eines neuen Administrator-Passwortes. Das neue Kennwort wird sofort gespeichert und nicht erst bei Klick auf OK.
  • Index neu erstellen: Hilfetext und Link zu diesem Support-Artikel im Message-Dialog zur Verfügung gestellt.
  • Einstellung für benutzerdefinierten RSS-Feed auf der Seite Ansicht | Menü.

Sicherheit | Befehle

  • Die Zugriffsberechtigungen für Menübefehle wurden umfangreich überarbeitet und der Programmquelltext optimiert.
  • Aufhebung einer Limitation ohne Programmneustart.
  • Warnung, wenn sich der Benutzer selbst die Möglichkeit zum Öffnen der Einstellungen nimmt.
  • Mit Administrator | Tabelle anzeigen können nur die Tabelle TMPSYSTASK und die Datei import.xml bearbeitet werden, SQL ist untersagt. Die Tabellen werden nur noch aufgelistet, wenn der Administratormodus aktiv ist oder kein Kennwort vergeben wurde. Dies ist relevant, wenn das Untermenü durch Anpassen auch in einem anderen Menü als Administrator hinterlegt wurde und dient als zusätzliche Sicherheitsvorkehrung, falls der Befehl nicht explizit gesperrt ist.
  • Scanprofile können jetzt auch geändert werden, wenn die allgemeinen Einstellungen gesperrt sind. Der Befehl muss explizit gesperrt werden.
  • Genau definierte Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Befehlen, welche dieselbe Funktion verwenden. Dies betrifft zwar keine sicherheitsrelevanten Funktionen, ist aber konsequent. Zum Beispiel kann officemanager.de nicht mehr mit dem Link im Infofenster geöffnet werden, wenn der Befehl Hilfe | Internet | Office Manager-Homepage  gesperrt ist.
  • Auch das Suchfeld Im Index kann jetzt durch Sperren von Suchen | Volltextindex verborgen werden.

Datenbankdesign

Tabelle DBOPTION in allen Datenbanken

  • Feld OPTNAME von 25 auf 100 Zeichen verlängert. Dies ist für die neuen archivspezifischen Einstellungen erforderlich.
  • Überprüfung der Datengröße beim Schreiben von Optionen, weil jetzt beliebige Einstellungen möglich sind.
  • Neues reserviertes Feld OPTVALUEEX für große Datenmengen.

Dokumentenarchiv

  • Die Office Manager-Programmversion wird mit in das Protokoll geschrieben, neues Feld DMSVERS. Darstellung im Eigenschaftenfenster und der Systeminfo.
  • Neues reserviertes Feld LOCKEDBY in der Tabelle TMPSYSTASK.

Hilfe und Support

  • Neues RSS-Menü RSS liest die Office Manager-Feeds aus dem Internet und ermöglicht dem Anwender einen schnellen Zugriff auf aktuelle Artikel des Hotline-Blogs. Zusätzlich kann ein eigener Feed angegeben werden.
  • Neue Online-Supportseiten im Menü Hilfe | Internet.
  • Die Hilfe-Kategorie ist standardmäßig in der Toolbar eingeblendet.
  • Alle Menüpunkte, die eine Internetadresse öffnen, zeigen die Ziel-URL in der Kurzhilfe. Nutzung von Standardfunktionen für das Öffnen von Internetseiten.
  • Makrofunktion "AddSysTask" für digitale Signaturen dokumentiert.
  • Erweiterte Einstellung "OpenNewDocuments" dokumentiert.
  • Diverse neue und überarbeitete Hilfekapitel.
  • omapi.ini erweitert

Kleinigkeiten und sonstige Details

  • Wenn sich das geöffnete Archiv nicht im Standardverzeichnis befindet, dann wird der gekürzter Pfad C:\..\Archivname im Fenster-Titel dargestellt.
  • In der Ansicht der archivierten Dokumente ist die Tabellenüberschrift jetzt "Archivtabelle" statt "Dokumententabelle".
  • Der Splitter im Eigenschaftenfenster wird während der Layoutbearbeitung auffälliger dargestellt.
  • Beim Öffnen von Detaildokumenten (z.B. beim Autodesk Inventor) berücksichtigt die erweiterte Option OpenShellCommand.
  • Programminterne Änderung des Funktionsaufrufes von Hilfeschaltern.
  • error.log: "Datafield has no field definition" beinhaltet den Archivdateinamen.
  • Ein mehrfaches Archiv-Öffnen durch unbeabsichtigtes Scrollen mit dem Mausrad im Kombinationsfeld des Schnellzugriffs wird verhindert.
  • Beim Datei-Download mittel HTTP wird das Zielverzeichnis automatisch angelegt. Bei einem Downloadfehler wird keine leere Datei mehr erstellt.
  • Erweiterte Option "AllowClose" entfernt, weil ein Beenden der DMS-Umgebung auch mit den Sicherheitseinstellungen verhindert werden kann: Bitte Befehl Datei | Beenden sperren.
  • Beim Löschen der im Layout hinterlegten Tabelleneinstellung wird jetzt auch "name-todo.grd" entfernt.
  • Speichern und Drucken der Systeminfos (Datei | Information) erfolgt jetzt mit Textformatierungen.
  • Auswahlliste mit häufig verwendeten Makrovariablen bei der Definition von Feldstandardwerten.
  • Detailverbesserungen bei der Archiv-Synchronisierung mit lokalen Daten.
  • Die Makrofunktion CopyFile kann das Zielverzeichnis erstellen und bei Bedarf einen neuen noch nicht vorhandenen Zieldateinamen bestimmen.
  • Neuer optionaler Standardwert der Makrovariable ExecInputQuery.
  • Rechtschreibkorrekturen in deutscher und englischer Version.
  • Aktualisierung der verwendeten Internet- und E-Mail-Komponenten auf Version 10 vom 08.10.2011
  • Aktualisierung der verwendeten Shell-Browser-Komponenten von Version 7.2 auf 7.3.2

Installation und Windows-Integration

  • Erweitertes Administrations-Programm omadmin.exe für die Benutzerkontensteuerung UAC von Windows 7 und Vista. Over-the-Shoulder-Elevation wird jetzt unterstützt, für administrative Aufgaben ist keine Windows-Anmeldung mit einem Konto der Admin-Gruppe erforderlich.
  • Die Pfade der Installationsverzeichnisse und der Windows-Registrierungsdatenbank beinhalten keine Programmversion mehr.
  • Teils neue GUID für die Windows-Registrierung.
  • Die Installations-GUID wird nicht mehr geändert. Das Setup kann dann nicht mehr aufgerufen werden, solange das Programm ab 10.0 installiert ist. Das Upgrade auf aktuelle Versionen erfolgt über den Menübefehl Hilfe | Internet | Software aktualisieren. Die programminterne Updateroutine wurde entfernt und vollständig in das Updateprogramm integriert.
  • Bisher konnten unterschiedlich Programmversionen parallel installiert werden. Es hat sich aber gezeigt, dass es dadurch zu Missverständnissen gekommen ist: Anwender haben unbeabsichtigt mit einer Altversion gearbeitet, weil diese nicht deinstalliert wurde.
    Falls eine Parallelinstallation erforderlich oder gewünscht ist, dann kann dies zukünftig mit Hilfe der lokalen Konfigurationsdatei "local.ini" realisiert werden. Dies ist aber eher nur für Fachhändler und Administratoren interessant, die ihrer Anwendern Support für verschiedene DMS-Versionen bieten möchten.
  • Eine Netzwerkinstallation, bei der auch die Programmdateien auf dem Server liegen, ist jetzt deutlich einfacher. Wenn die Datei registry.ini angelegt wird, dann sind keine Anpassungen mehr an den Clients erforderlich - das Programm kann direkt gestartet werden.

Fehlerbehebung

  • Beim Zeilenumbruch mit der Enter-Taste im Skript- und SQL-Editor wurde der Cursor nicht in die neue Zeile verschoben.
  • Wenn ein Scanprofil einmal verwendet und der Scanner danach ausgeschaltet wurde, dann kam bei erneuter Verwendung des Profils eine Zugriffsverletzung statt Scanner-Fehlermeldung.
  • Wenn die Importwarteliste beim Beenden noch Dokumente beinhaltet, dann wird der Anwender gefragt, ob er diese jetzt importieren möchte. Diese Rückfrage kam bisher auch, wenn kein Archiv geöffnet war.

webupdate.exe

  • Neue Version 11.0.0.19
  • Anpassungen für 64 Bit Windows-Betriebssysteme, Download abhängig von der Windows-Version.
  • Anpassungen für Major-Upgrade auf Vista/7.
  • Information, wenn ein Major-Upgrade verfügbar ist, die neue Version aber bereits installiert wurde oder der Anwender keine Administratorrechte hat.

Office Manager 11.0.0.442

Die DMS-Version wurde am 11.11.2011 als Major-Upgrade von Version 10.0 veröffentlicht.

Die Detailverbesserungen ermöglichen ein einfacheres Dokumenten-Management.