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20 Jahre Entwicklung

Angefangen hat alles Anfang der 90er Jahre, als das Ingenieurbüro Krekeler – damals noch auf den Vertrieb von Softwarelösungen für CAD und AVA spezialisiert – seinen Fokus auf die Datenverwaltung ausdehnte. Ab 1996 forcierte Harald Krekeler dann federführend die Entwicklung einer eigenen Lösung für die effiziente Verwaltung von CAD-Zeichnungen und Office-Dokumenten in einem gemeinsamen Datenarchiv. 1997 stellte er schließlich das Resultat der Entwicklungsarbeit auf der ITK-Messe CeBIT der Öffentlichkeit vor: den Office Manager.

 DeskTop Manager 97: Screenshot des Hauptfensters  Office Manager 15.0 Hauptfenster
 Die erste Version  20 Jahre später

Office Manager ist heute eine DMS- und Archivierungslösung, die in zahlreichen Branchen bei mehr als 1000 kleinen und mittelständischen Unternehmen europaweit etabliert ist. In 20 Jahren wurde die Dokumentenmanagementsoftware kontinuierlich weiterentwickelt und aktuell geltenden Standards angepasst. Jährliche Versionsupdates sowie zwischenjährliche Service-Updates stellen sicher, dass Office Manager eine zeitgemäße, konkurrenzfähige und intuitiv bedienbare Software ist.

Einen detaillierten Überblick über die gesamte Historie der DMS-Lösung Office Manager mit allen Verbesserungen, Upgrades und Versionsinformationen haben wir hier veröffentlicht.

Einige wesentliche Merkmale und Einsatzszenarien finden Sie nachfolgend.

Office Manager behauptet sich in verschiedenen Einsatzszenarien

Rechnungswesen

  • Das elektronisches Dokumenten-Archiv verkürzt Recherchezeiten und erhöht die Sicherheit bei der Zuordnung von Belegen.
  • Wahrung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen wichtiger Geschäftsunterlagen. Anwender können beim Dokumentenlebenszyklus genau angeben, bis wann ein Dokument revisionssicher archiviert werden muss. Erst nach Ablauf der Lebenszeit kann das Dokument gelöscht werden.
  • Der GoBD-Modus ermöglicht eine Dokumentenrevision.
  • Zugriff mehrerer autorisierter Mitarbeiter erlaubt beschleunigte Prüfvorgänge sowie Freigabeprozesse und bequemere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
  • Auswertung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen, die beispielsweise per E-Mail übertragen werden.

Personalabteilungen

  • Die Vergabe von Zugriffsrechten stellt eine datenschutzkonforme Verwaltung und Archivierung von Personalunterlagen, wie beispielsweise Bewerberunterlagen, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Urlaubsanträge und vielem mehr, sicher.
  • Funktion der Kategorisierung erlaubt die Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern.

Vertrieb

  • Office Manager ist die operative Informationszentrale für Außendienstmitarbeiter: Dank schnellem Zugriff auf Geschäftsprozessdokumente haben Außendienstmitarbeiter einen enormen Wissensvorsprung bei Interessenten und Kunden, da sie sich beispielsweise über Produkte, Prozesse und Marketingunterlagen schnell informieren können.
  • Dank Office Manager App ist die elektronische Kundenmappe immer dabei

Einkauf

  • Die einfache und schnelle Suche nach Angebote und Artikelmerkmalen beschleunigt Einkaufsprozesse: Suchergebnislisten können nach Lieferanten, Produkten und Angeboten angezeigt werden, was eine mühsame Recherche in Hängeregistern erspart.
  • Kommentarfunktion erlaubt detaillierte Dokumentationen zu Wareneinkauf oder Dienstleistungen

Mit Office Manager können Sie Herausforderungen stemmen

Dokumentenworkflow

  • Erfassen Sie Daten aus E-Mails, Anrufen, Briefen, Lieferscheinen, Angeboten, sozialen Netzen oder Informationen aus Meetings schnell und teils automatisiert und machen Sie diese allen relevanten Stellen bzw. Mitarbeitern zugängig.
  • Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeiters führen nicht zu Bearbeitungstopps, da allen autorisierte Mitarbeitern dieselbe Informationsbasis zur Verfügung steht.
  • Einfache Recherche nach Informationen in Archivdatenbanken statt zwischen Aktenordnern: Erlauben Sie Mitarbeitern Zugriff auf Notizen, Protokolle, E-Mails, Briefe, CAD-Pläne, Bild- und Musikdateien.
  • Lauf- und Bearbeitungszeiten verkürzen sich deutlich, da Prüfverfahren schneller durchlaufen und Freigaben schneller erteilt werden.
  • Vermeidung von Doppelablagen

Gemeinsames Archiv für alle Mitarbeiter

Verwaltung digitaler und papiergebundener Schriftstücke in einem Archiv bei gleichzeitiger Nutzung von verschiedenen Fachabteilungen oder Mitarbeitern.

Schnelle Rechnungserstellung:

Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungslösungen DATEV und Lexware ermöglichen einen automatischen Import der Buchungsdaten wie der Belegnummer, Bankverbindung oder dem Rechnungsbetrag in die Archivierungssoftware, so dass sich Rechnungen schneller erstellen lassen.

Revisionssichere Archivierung von E-Mails:

Die Ablage von E-Mails erfolgt per Drag&Drop im Dokumenten-Archiv – und zwar immer in Relation zu anderen Informationen, die mit der E-Mail in Zusammenhang stehen.

Zuordnung von Dokumenten nach Projekten und Projektteams:

So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter auf gleichem Wissenstand sind – egal, ob am selben Standort oder räumlich getrennt.

Office Manager-Kunden kommen aus den verschiedensten Branchen

Beispielweise

  • Versicherungen
  • Finanzdienstleister
  • Steuerberater
  • Handwerk
  • Industrie, z. B. Maschinenbau und Elektrotechnik
  • Bauunternehmen und Architekten
  • niedergelassene Ärzte, Krankenhäuser, DRK
  • Freiberufler verschiedenster Branchen
  • Hotels

Weitere Beispiele finden Sie in der Referenzliste und den Fallstudien.