DMS-FAQ
Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanager.
Montag, 23. Januar 2012
Bei Dokumentenerfassung nur die Nummer eingeben
Wenn ich Buchungsbelege in das Archiv übernehme, dann möchte ich nur die Belegnummer eingeben. Kann man das Eigenschaftenfenster für ein Scanprofil so vereinfachen, dass nur die Nummer abgefragt wird?Mittwoch, 18. Januar 2012
Ohne Zwischendialog an E-Mail senden
Zum Versenden der Dokumente per E-Mail nutze ich den Office Manager-Menübefehl "Senden an EMail-Empfänger". Es öffnet sich dann ein Dialogfenster, in welchem ich weitere Dateien hinzufügen und den Text bearbeiten kann. Die eigentliche Mail wird nach Klick auf den Schalter "Senden" erstellt. Auch hier kann ich den Text bearbeiten, den Zwischendialog benötige ich nicht. Kann ich dieses Fenster überspringen?Montag, 16. Januar 2012
Einschränkungen des MS SQL Server Express
Welche Einschränkungen hat der kostenlose Microsoft SQL Server Express? Können nur 5 Benutzer gleichzeitig zugreifen?Freitag, 13. Januar 2012
Gruppe beim Import für alle Dokumente übernehmen
Wenn ich mehrere Dokumente in das Office Manager-Archiv importiere, dann gebe ich beim ersten die Gruppe an und klicke auf "Alle Ok". Die Gruppe wird dabei nur für das erste Dokument übernommen. Kann ich die Funktion so konfigurieren, dass die Gruppe auch für alle weiteren Dokumente übernommen wird?Donnerstag, 12. Januar 2012
Lexware-Synchronisierung: Listenindex-Fehler
Bei der Archiv-Synchronisierung mit dem Lexware-Buchhalter erhalte ich die Fehlermeldung "Listenindex überschreitet das Maximum (-1)". Was ist zu tun?Mittwoch, 11. Januar 2012
PDF öffnen und Suchwort markieren
Ich suche PDF-Dokumente mit Hilfe der Office Manager-Volltextrecherche. Beim Öffnen möchte ich direkt zur Fundstelle, also zum gesuchten Wort im PDF-Dokument springen. Gibt es dafür eine Lösung?
Antworten auf aktuelle Fragen und eine Diskussionsmöglichkeit finden Sie auch im Hotline-Blog.
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Ich kann die Dokumente nicht sortieren und gruppieren. Gibt es dafür eine Einstellung?
Öffnen Sie bitte das Menü und aktivieren Sie die Option , s.a. Benutzerhandbuch.
Ich kann einige Menübefehle, die in der Hilfe oder dem Handbuch aufgeführt werden, nicht finden.
Falls einzelne Befehle nicht im Menü erscheinen, können Sie diese mit der Funktion in das Hauptmenü schieben (s.a. Benutzerhandbuch). Alternativ können Sie das Menü auf den Auslieferungszustand zurücksetzen.
Office Manager verwendet eine zum Betriebssystem möglichst gut passende Sprache. Im Menü können Sie die aber auch manuell wählen. Falls dies nicht funktioniert,
dann melden Sie sich unter Windows bitte mit Administratorrechten an und versuchen Sie es erneut. Um sicherzustellen, dass die deutsche
Sprache bei allen Benutzern des Computers verwendet wird, können Sie die Fremdsprachdateien entfernen: Löschen Sie dazu bitte im Programmverzeichnis (z.B.
C:\Programme\Krekeler\Office Manager) die Dateien om.EN und om.PL, das Programm startet dann immer auf Deutsch.
Das Problem liegt an fehlenden Zugriffsberechtigungen für die Registrierungsdatenbank.
Informieren Sie uns bitte, wenn dieses
Problem bei Ihnen auftritt und teilen Sie uns die verwendete Windows-Version mit, herzlichen Dank dafür.
Wie kann ich Word-Vorlagen zum Erstellen neuer Dokumente verwenden?
Die Dokumentvorlagen im Office Manager sind immer vom selben Dateityp, wie die Dokumente selbst. Verwenden Sie also beispielsweise bei MS Word keine *.dot, sondern *.doc/*.docx-Vorlagen. Beachten Sie bitte auch das Kapitel Dokumentvorlagen im Handbuch.
Auf Laufwerk "G:" liegen Verknüpfungen, die auf Dateien von "C:" verweisen. Das Dokumentenmanagement importiert immer die Zieldatei, auf welche die Verknüpfung verweist.
Wie kann ich neue PDF-Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung erstellen?
Geben Sie bitte den Dokumenttyp für das Erstellen neuer Dateien frei, wenn eine Acrobat-Vollversion installiert ist.
Ich lege neue Dateien im überwachten Verzeichnis ab. Warum werden diese nicht importiert?
Überprüfen Sie bitte die Einstellungen, siehe Checkliste.
Unter Windows Vista funktioniert das Drag&Drop nicht.
Kann mit DMS-Versionen bis 9.0 auftreten.
Deaktivieren Sie kurz die
Benutzerkontensteuerung und führen Sie ein Drag&Drop in das Archiv durch. Aktivieren Sie die Benutzerkontensteuerung anschließend wieder. Siehe auch
Windows 7-FAQ.
Dokumente im Archiv werden immer wieder neu indexiert.
Ich öffne ein Dokument und kehre zum Archiv zurück, ohne dass ich eine Änderung am Dokument vorgenommen habe. Der Volltext wird trotzdem neu indexiert. Wenn dies gelegentlich auftritt, wurde vermutlich eine Änderung von einer anderen Person durchgeführt.
Sollte dies aber ständig auftreten, beachten Sie bitte folgende Einstellung.
Sie können das automatische Öffnen für verschiedene Verzeichnisse ein- und ausschalten. Wählen Sie bitte im Menü und markieren Sie links die Kategorie Importieren | Verzeichnisse. Doppelklicken Sie auf "[Standard]" bzw. die entsprechende Definition und deaktivieren Sie die Option Eigenschaftendialog für neue Dokumente öffnen.
Klicken Sie bitte links im Projektnavigator mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Projekt und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl . Geben Sie die neue Bezeichnung ein und klicken Sie auf OK. Die zugeordneten Dokumente werden automatisch aktualisiert.
Wie werden die WORM-Datenträger zusammen mit Office Manager verwendet?
"Write once read multiple"-Datenträger stellen eine zuverlässige und anerkannte Möglichkeit dar, um Anforderungen an die Revisionssicherheit zu erfüllen. Beachten Sie bitte den ausführlichen Supportartikel für RDX-WORM.
Warum finde ich ein Dokument nicht, obwohl es vorhanden ist?
Sie haben vermutlich ein weiteres Filterkriterium eingegeben. Klicken Sie bitte im Menü auf , um den Filter zu löschen. Geben Sie dann den Suchbegriff erneut ein.
Die Volltextsuche liefert nicht das erwartete Ergebnis.
Prüfen Sie bitte, welche Wörter zu einem Dokument indexiert wurden und beachten Sie die Einstellungen. Siehe dazu: Volltextindex-Info.
Beim Scannen über die Twain-Schnittstelle erhalte ich die Fehlermeldung "Ungültige Bitmap".
Ändern Sie bitte die Option Speichertransfer und versuchen Sie es erneut. Siehe auch .
Welche OCR-Texterkennungsprogramme kann ich verwenden und wie werden diese installiert?
Im Menü können Sie das gewünschte Programm auf der Seite Volltextindex | OCR aktivieren. Falls Sie keine besondere Software installiert haben, dann können Sie Tesseract verwenden, welches zusammen mit unserem Archivierungsprogramm installiert wird. Beachten Sie bitte auch die Support-Artikel zum Thema OCR.
Dokumente vom Fujitsu ScanSnap werden beim Import nicht für die Volltextsuche indexiert.
Die OCR-Texterkennung der Scannersoftware oder des Office Managers muss aktiviert werden. Ein häufiger Fehler liegt auch in der nachträglichen Änderung des Scanverzeichnisses: beim Import in das Archiv wird dann nicht mehr erkannt, dass es sich um ein gescanntes Dokument handelt. Sie hierzu in den ScanSnap-FAQ.
Fehlermeldung "Mitglied existiert nicht" bei Verwendung der Sceye-Dokumentenkamera
Installieren Sie bitte eine Sceye-Treibersoftware ab Version 4.0, die Fehlermeldung erscheint bei älteren Treibern.
Wie kann ich den schwarzen Hintergrund beim Scannen mit Canon-Geräten abschalten?
Markieren Sie im Scandialog des Dokumentenmanagers bitte die Option Benutzeroberfläche des Scanners öffnen und klicken Sie auf Scannen. Der Canon Twain-Dialog wird geöffnet. Klicken Sie auf den Schalter Mehr und anschließend auf Filter. Aktivieren Sie die Option Randentfernung. Klicken Sie auf die Mausschaltflächen OK, OK, und Scannen. Die Randentfernung ist jetzt für zukünftige Scans gespeichert.
Wie richte ich die Archivierungssoftware für den Netzwerkzugriff ein?
A. Geben Sie bereits bei der Erstinstallation ein Datenverzeichnis auf dem Server an, siehe auch Whitepaper zur Netzwerkinstallation.
B. Falls das Programm bereits lokal installiert ist und Sie auf ein netzwerkgestütztes Dokumentenmanagement umstellen möchten, dann folgen Sie
bitte dieser Anleitung.
Kann ich die Dokumentenarchive auf SQL-Datenbank-Servern speichern?
Ja, das ist mit der Enterprise-Edition möglich und empfohlen. Wählen Sie dazu bitte im Menü den
Befehl und folgen Sie den Anweisungen.
Siehe auch PDF-Anleitungen für: MS SQL-Server, Sybase-Server
und MySQL.
Fehlermeldung "Nicht erkennbares Datenformat"
Dies deutet auf eine defekte Access-Datenbank hin. Verwenden Sie zur Reparatur bitte das Microsoft-Tool JetComp.exe, s.a.: http://support.microsoft.com/kb/295334.
Tipp: die Enterprise-Version kann Archive auch auf SQL-Servern speichern.
Fehlermeldung "Operation muss eine aktualisierbare Abfrage verwenden".
Heben Sie bitte den Schreibschutz der Archivdatenbank auf.
Wie kann ich eine Archivdatenbank der Zeichnungsverwaltung Compass importieren?
Exportieren Sie bitte zuerst in ein lesbares Format und importieren Sie dann in das Office Manager-Dokumentenarchiv: ausführliche Anleitung.
Archive der Version 6.0 und neuer werden beim Öffnen automatisch in das aktuelle Format konvertiert. Zur Datenübernahme aus älteren Versionen laden Sie bitte das Konvertierungsprogramm und folgenden Sie der Anleitung.
Können die Dokumentarchive auf externen Festplatten und USB-Sticks gespeichert werden?
Ja, folgen Sie hierzu bitte der Anleitung für Wechseldatenträger. Wichtig ist, dass die externen Medien immer mit demselben Laufwerksbuchstaben angeschlossen werden. Denken Sie auch an regelmäßige Datensicherungen und die Gefahr, dass der Stick oder die Wechselfestplatte verloren gehen kann.
Was muss ich beim Upgrade auf eine neue Version beachten?
Verwenden Sie nach Möglichkeit den Befehl im Menü (bis Version 9.0) bzw. (ab 10.0). Siehe auch ausführliche Beschreibung im Handbuch.
Welche Programmfunktionen sollten für den normalen Anwender gesperrt werden?
Wenn Sie Office Manager im Unternehmens-Netzwerk einsetzen, dann sollten systemkritische Funktionen nur für die Administratoren freigegeben werden: zur ausführlichen Beschreibung.
Ab Version 10.0 unterstützt unsere Archivierungssoftware die Windows-Benutzerkontensteuerung. Für ältere Programme beachten Sie bitte die Windows 7 FAQ.
Ich habe eine Makro-Datei mit der Endung .omini erhalten. Was genau ist das?
Es handelt sich um eine s.g. Toolup-Datei, mit der Makros und Programmeinstellungen für das Dokumenten-Management übernehmen werden. Zur Installation schieben Sie diese Datei per Drag&Drop auf die Dokumententabelle und wählen Sie . Beachten Sie bitte auch die Supportseite Toolup-Dateien mit einer ausführlichen Beschreibung.
Siehe auch: FAQ der alten Programm-Version 5.0 mit BDE
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