Office Manager Dokumentenmanagementsystem

FAQ: Volltextindex

Wie Sie prüfen können, welche Wörter zu einem Dokument erfasst wurden.

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FAQ zur Archivierungssoftware Office Manager: Volltextsuche

1. Abfrage der indexierten Wörter eines Dokuments

1.1. Manuelle Abfrage

Melden Sie sich bitte als Programm-Administrator an, wählen Sie dazu den Befehl Ansicht | Optionen | Administrator. Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Archivtabelle und wählen Sie anschließend den Befehl Info Volltextindex im Menü Administrator. Im zweiten Abschnitt "Wörter des aktuellen Dokuments" finden Sie alle indexierten Wörter. Der Abschnitt ist leer, falls derzeit eine Index-Aktualisierung stattfindet (Fortschrittsbalken links am unteren Fensterrand). Warten Sie dann bitte bis die Aktualisierung abgeschlossen ist.

Wenn Sie den Befehl öfters verwenden, dann können Sie diesen auch im Hilfe-Menü hinterlegen, siehe dazu Menüs anpassen.

1.2. Wortanzahl in der Archivtabelle einblenden

Sie können die Anzahl der indexierten Wörter auch in der Dokumententabelle einblenden. Dies ermöglicht unter anderem eine Kontrolle der OCR-Texterkennung nach dem Scannen:

  1. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Eintrag Felder definieren.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schalter Neu (oder bei Windows 7 und Vista auf den Pfeil des Schalters).
  3. Klicken Sie im Untermenü Felder für Dateiattribute auf Wörter (FILEWORDCOUNT) und anschließend auf Übernehmen (s.a. Handbuch).

Die Spalte "Wörter" wird der Tabelle hinzugefügt. Beachten Sie bitte, dass die Daten erst bei einer Volltextindexierung aktualisiert werden. Bei den bereits archivierten Dokumenten ist die noch Spalte leer. Um die Wörter für alle Dokumente zu aktualisieren

  1. wählen Sie bitte den Menübefehl Ansicht | Optionen | Einstellungen
  2. und wechseln zur Seite Volltextindex.
  3. Klicken Sie auf den Mausschalter Index neu erstellen. Bei umfangreichen Dokumentarchiven kann diese Funktion sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

2. Warum sind manche Dokumente nicht über den Volltextindex zu finden?

Prüfen Sie zuerst mit der oben beschriebenen manuellen Abfrage, ob die gesuchten Wörter im Index vorhanden sind.