Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Office Manager Entwickler-Support

Das Programm mit Makrovariablen konfigurieren

1. Dokumentenverzeichnis

Der Office Manager speichert die Dokumentdateien in einem vorgegebenen Archivverzeichnis (assoziative Dateiverwaltung). Sie können selbst festlegen, welche Verzeichnisstruktur dabei erzeugt wird. Dies ist für den Zugriff über das DMS zwar nicht relevant, es sorgt aber für eine strukturierte Dateiablage im Hintergrund.

Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie auf die Seite Dokument. Bei Dokumentenverzeichnis geben Sie den Hauptordner (z.B. "\\Server\Freigabe\Dokumentenarchiv\") und danach die gewünschten Makrovariablen ein. Sinnvoll ist hier der Name des Archives gefolgt von der Projektstruktur:

\\Server\Freigabe\Dokumentenarchiv\{Self:DocDB,Name}\{Doc:Project}\

Die Variablen inkl. den geschweiften Klammern { und } werden beim Ermitteln des Dateipfades durch variable Werte ersetzt. {Self:DocDB,Name} ist der Name des Archives, in welchem das Dokument abgelegt ist. {Doc:Project} enthalt das zugeordnete Projekt. Dokumente des Projekts "Inventar\Computer" im Archiv "Büro.omp" werden dann beispielsweise im Verzeichnis "\\Server\Freigabe\Dokumente\Büro\Inventar\Computer\" gespeichert. Mit Hilfe der Makrovariablen Doc wird auf die Datenfelder der Dokumententabelle zugegriffen, es ist eine der wichtigsten Variablen innerhalb der Makrosprache.

2. Eigenen Hilfetext erstellen

Im Eigenschaftendialog des Office Managers soll neben dem Eingabefeld Projekt eine Hilfeschaltfläche platziert werden. Der Anwender kann diese anklicken, um ein Hilfedokument mit den Projektbeschreibungen zu öffnen. Die Mausschaltfläche wird mit dem Layout-Designers erstellt. Die Projektbeschreibung ist in der Datei "G:\Informationen\Projektliste.pdf" gespeichert, das Makro lautet:

{ShellExecute:G:\Informationen\Projektliste.pdf}

Siehe auch: Menüs erweitern