Dateiabhängige Dokumentattribute

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Dateiabhängige Dokumentattribute

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Die Archivdatenbank kann Datenfelder für verschiedene Datei- und E-Mail-Attribute verwalten und diese automatisch aktualisieren. Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren, um diese hinzuzufügen. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Schalter Neu (unter XP bitte mit der rechten Maustaste anklicken).

Die entsprechenden Befehle des Popupmenüs sind deaktiviert (grau), falls das Feld bereits vorhanden ist.

Dateiattribut  

Archiv-Feldname  

Empfohlene Bezeichnung im Archiv  

Bemerkung  

Besitzer (Owner)

FILEOWNER

Dateibesitzer

Username or Group 4)


FILEOWNERFULL

Dateibesitzer

Domain\Username, 4)


USERNAME

Besitzer

1)

Erstellt am

FILECREATE

Datei erstellt

4)


CREATEDATE

Erstellt

2)

Geändert am

FILEEDIT

Datei geändert

4)

Letzter Zugriff am

FILELASTACCESS

Letzter Dateizugriff

Zuletzt geöffnet 3) 4)

Dateigröße

FILESIZE

Dateigröße

4)

Seitenzahl

FILEPAGECOUNT

Seiten

4), s. a. unterstützte Formate

Wortanzahl

FILEWORDCOUNT

Wörter

4) 5), s. a. Supportartikel

Datei-Checksumme

FILEHASHMD5

Datei-Hash

Mehrfachablagen finden, 4)

Dateischutz,
Revisionssicherheit

FILEPROTECTED

Schloss Geschützt

Erkennt z. Zt. nur verschlüsselte und signierte PDF, 4)





E-Mail Anlage vorhanden  

MAILATTACHICO

Büroklammer Anlage

4)

Liste der E-Mail Anlagen  

MAILATTACHLST

Anlagen

4)

E-Mail Message-ID

MAILMSGID

Message-ID

4) 6)

 

1) Das Dokumentattribute "USERNAME" enthält den Office Manager-Namen des Anwenders, der das Dokument erstellt bzw. importiert hat.
2)CREATEDATE wird beim Hinzufügen des Dokuments von der aktuellen Zeit oder, wenn geeignet, vom Dateidatum "Erstellt" übernommen und später nicht mehr aktualisiert.
3)FILELASTACCESS hat wenig Aussage, beispielsweise wird das Datum auch aktualisiert, wenn der Office Manager die Seitenzahl einer PDF ermittelt.
4)Felder werden auch für archivierte Dokumente aktualisiert.
5)Eine Aktualisierung findet bei den meisten Dateitypen nur während der Volltextindexierung statt.
6)Die Message-ID wird zusätzlich für die Dublettenvermeidung bei E-Mails verwendet, wenn dieses Datenfeld vorhanden ist und die Hash-Suche keine identische Mail im Archiv gefunden hat.

Siehe auch

Datenbankpflege, Option Dateiattribute aktualisieren

Makro-Funktion UpdateDocAttributesFromFile