Importprofile

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Importprofile

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Importverzeichnisse definieren

Eine häufige Aufgabe des Dokumentenmanagements ist der Import von Dateien aus verschiedenen Festplatten-Verzeichnissen. Der Office Manager bietet hierfür mehrere Importfunktionen, wie beispielsweise Drag&Drop, Einfügen aus der Zwischenablage und die Verzeichnisüberwachung.

Die Dokumentattribute, wie Name und Projekt, können beim Import z. B. aus dem Dateipfad übernommen werden. Hierfür können Sie verschiedene Importprofile definieren.

Anwendungsbeispiele

Einmaliger Import aller bestehenden Dateien aus einem Dokumentenverzeichnis mit Übernahme des Projektes aus der Verzeichnisstruktur.

Regelmäßiger Abgleich des Dokumentenverzeichnisses mit Import aller Dateien, die noch nicht im Office Manager erfasst sind.

Beim Import von CD-ROM, USB-Sticks u. a. Wechsellaufwerken die Dateien immer in das Dokumentenverzeichnis kopieren.

Überwachung eines Verzeichnisses mit automatischem Import aller neuen Dateien.

Scannen von Papierdokumenten mit einem Netzwerkscanner oder Multifunktionsgerät, der die Dokumente selbständig in einem Verzeichnis ablegt. Hierbei können die Attribute vom Papier gelesen und Dokumentenstapel mittels Barcode-Trennblättern aufgeteilt werden (s. a. Beispiel).

Drag&Drop von Dateien aus einem Eingangsverzeichnis mit automatischer Bearbeitung der Dokumente vor dem Import. Beispielsweise könnten eingehende Bilder in ein vorgegebenes Grafikformat oder DXF-Dateien in das Format Ihres CAD-Systems konvertiert werden.

Importprofile definieren

Wählen Sie bitte im Menü Datei | Optionen den Befehl Einstellungen und markieren Sie links die Kategorie Importieren | Profile:

Screenshot der Programmeinstellungen

Sie können eigene Definitionen für die unterschiedlichen Quellen erstellen, um beispielsweise für die Dokumente aus "Eigene Dateien", den Netzlaufwerken und der CD verschiedene Einstellungen zuzuordnen.

Die Definition "[Standard]" gilt immer dann, wenn keine spezielle Definition für die Importquelle erstellt wurde. Um zu ermitteln, welche Importeinstellung für eine bestimmte Datei verwendet würde, können Sie die Datei per Drag and Drop vom Explorer auf dem Testfeld ablegen.

"[E-Mail]" gilt für alle Mails, die direkt vom Mailprogramm übernommen wurden (beispielsweise Drag&Drop aus Outlook).

Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, markieren Sie diesen bitte in der Liste und klicken anschließend auf Bearbeiten.

Klicken Sie auf Neu, wenn Sie eine neue Import-Einstellung definieren möchten. Alternativ können Sie auch einen bestehenden Eintrag kopieren: markieren Sie diesen in der Liste und klicken Sie auf Kopieren.

Das Fenster "Importprofil definieren" wird geöffnet:

Importverzeichnis definieren

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten oder Registerseite, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Geben Sie bitte eine aussagekräftige Beschreibung und die weiteren Optionen ein.

Mit der Option Eigenschaftendialog für neue Dokumente öffnen legen Sie fest, ob der Dialog beim Import geöffnet wird. Wenn die Option nicht markiert ist, wird das Dokument sofort übernommen.

Siehe auch

Beispiel Importverzeichnis

Attribute aus Verzeichnis übernehmen