Diese Beschreibung bezieht sich auf eine veraltete Version der DMS-Software. Beachten Sie bitte die Dokumentation der aktuellen Office Manager-Version.


Office Manager 5.0 - Benutzerhandbuch
Dokumentenmanagementsystem

1. Installation und Einrichtung

Setup

Software-Installation

Systemvoraussetzung: PC mit Windows 95/98/ME/NT/2000/XP.

1. Office Manager auf CD-ROM:

  • Legen Sie die CD bitte in Ihr CD-Laufwerk ein (z.B. Laufwerk D:).
  • Wenn das Setup-Programm nicht automatisch startet:
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Start und dann auf Ausführen.
  • Geben Sie 'D:SETUP' ein und klicken Sie auf OK.

Oder:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Start und dann auf Einstellungen.
  • Doppelklicken Sie auf Software und wählen Sie auf der Registerkarte Installieren/Deinstallieren die Schaltfläche Installieren.

Oder:

1a. Office Manager aus dem Internet: Starten Sie die Datei ompro.exe.

2. Folgen Sie ab jetzt bitte einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm. Beim ersten Programmstart kommen Sie automatisch zum Einrichtungsassistenten.

Deinstallation:
Wählen Sie bitte im Startmenü Einstellungen den Eintrag Systemsteuerung und doppelklicken Sie auf Software. Markieren Sie den Eintrag Office Manager Pro und klicken Sie auf Entfernen.


Programm-Einrichtung mit dem Einrichtungsassistenten

Um Ihnen den Einstieg in die Welt der komfortablen Dateiverwaltung mit dem Office Manager zu erleichtern, begrüßen wir Sie beim ersten Programmstart durch unseren Einrichtungsassistenten.

Einrichtungsassistent

Er unterstützt Sie bei der ersten Einrichtung Ihres Dokumentenmanagement-Systems.

Der Einrichtungsassistent führt Sie sicher durch die wichtigsten Einstellungen des Office Managers. Anschließend können Sie sofort loslegen... viel Spaß!

Eine detaillierte Beschreibung des Einrichtungsassistenten finden Sie in der Programm-Hilfe. Klicken Sie dazu auf den Hilfeschalter Überblick


Registrieren und Freischalten

Die Office Manager-Testversion verwaltet maximal 50 Dokumente. Mit der Online-Registrierung können Sie die Anzahl der möglichen Dokumente kostenlos auf 100 erhöhen oder eine Seriennummer für die uneingeschränkte Vollversion des Office Manager erwerben.

  1. Wählen Sie im Menü Datei - Internet den Eintrag Version registrieren oder klicken Sie im Einrichtungsassistenten, Seite Lizenz, auf den Schalter Registrieren
    Das Fenster 'Online-Registrierung' wird geöffnet:

registrieren.gif (16478 Byte)

Wenn Sie bereits einen gültigen Freigabecode besitzen:

  1. Geben Sie den Code bitte einfach bei Schritt 4 ein und klicken Sie auf Freischalten.

Wenn Sie noch keinen Freigabecode besitzen:

  1. Geben Sie Ihre Daten für die Freischaltung ein. Besonders wichtig ist die korrekte EMail-Adresse, weil der Freigabecode automatisch an diese Adresse gesendet wird.
  2. Stellen Sie eine Internetverbindung her und klicken Sie auf den Schalter Online-Registrierung. Das Web-Formular wird in Ihrem Browser geöffnet:

registrieren_web.gif (26599 Byte)

  1. Wählen Sie bitte die Art der Registrierung (kostenlose Registrierung der Testversion oder Bestellung der Vollversion), überprüfen Sie Ihre EMail-Adresse und klicken Sie auf die Schaltfläche Abschicken.
  2. Das Webformular ermittelt den Freigabecode (Seriennummer) und sendet diesen an die angegebene EMail-Adresse. Geben Sie den Freigabecode im Office Manager ein und klicken Sie auf Freischalten.

 


Erste Schritte

Das Prinzip des Office Managers

Der Office Manager verwaltet Dokumente verschiedenster Windows-Anwendungen, Internetadressen, EMails und interne Textdokumente auf einer Oberfläche. Sie können somit Ihre Briefe aus der Textverarbeitung, CAD-Zeichnungen, Tabellen, Webseiten und vieles mehr gemeinsamen Attributen (Projekt, Kategorie, Status ...) zuordnen. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, dann starten Sie nicht mehr das entsprechende Windows-Programm. Sie legen das neue Dokument im Office Manager an, das zuständige Anwendungsprogramm wird dann automatisch gestartet.

Sie möchten einen neuen Brief an einen Kunden schreiben. Im Hauptmenü wählen Sie den Befehl Dokument - Neu - Neues Dokument, das Eingabefenster für neue Dokumente wird geöffnet. Anhand des Dokumenttyps wird jetzt das zuständige Windows-Programm (in diesem Fall Ihre Textverarbeitung) ausgewählt, mit dem das neue Dokument erstellt wird. Im Feld Vorlage können Sie eine Dokumentvorlage für den neuen Brief auswählen. Das Dokument erhält einen Namen und wird einem Projekt zugeordnet. Um den Dateinamen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sobald Sie auf OK klicken wird die Textverarbeitung gestartet und der Brief ggf. anhand der Dokumentvorlage vorbereitet. Der Brief wird erstellt, ausgedruckt und schließlich gespeichert. Sie können jetzt noch für sich oder Ihre Kollegen eine Tätigkeit erfassen, wie z.B. "Angebot nachtelefonieren". Wenn Sie später auf diesen Brief zugreifen möchten, geben Sie einfach die Attribute ein. Wenn Sie z.B. einen Projektnamen angeben, werden alle Dokumente (Briefe, Tabellen, Zeichnungen, usw.) dieses Projektes in der Tabelle angezeigt. Ein Doppelklick auf den Brief startet wiederum die Textverarbeitung und öffnet automatisch den Brief.

Erste Schritte an einem Beispiel

Einen neuen Brief schreiben.

  1. Wählen Sie bitte im Hauptmenü Dokument - Neu den Befehl Neues Dokument. Das Eingabefenster für neue Dokumente wird geöffnet:

  2. Neues Dokument
  3. Dokumenttyp: Wählen Sie das zuständige Anwendungsprogramm, in diesem Fall Ihre Textverarbeitung aus der Liste Dokumenttyp. Im Feld Vorlage können Sie eine Dokumentvorlage für den neuen Brief auswählen.
  4. Dokumentattribute festlegen: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, wählen Sie das Projekt aus der Liste und legen Sie alle weiteren, für Sie wichtigen Attribute fest.
    Tipp: Sie können beliebige Attribute definieren.
  5. Klicken Sie jetzt bitte auf OK. Die Textverarbeitung wird gestartet und das Dokument anhand der gewählten Vorlage vorbereitet. Sie können jetzt den Brief verfassen, ausdrucken und speichern (der Dateiname ist bereits vergeben).

  6. Word
  7. Eventuell können Sie jetzt noch für sich oder Ihre Kollegen eine Tätigkeit erfassen. Wählen Sie dazu bitte im Hauptmenü Ansicht den Befehl Aufgaben und klicken Sie auf Icon Neu :

  8. Workflow
  9. Wenn Sie später auf diesen Brief zugreifen möchten, geben Sie einfach die gesuchten Attribute in den primären Suchfeldern (Eingabefelder oberhalb der Dokumenttabelle) ein:
  10. DMS-Hauptfenster
    Wenn Sie z.B. einen Projektnamen angeben, werden alle Dokumente (Briefe, Tabellen, Zeichnungen, usw.) dieses Projektes in der Tabelle angezeigt. Ein Doppelklick auf den Brief startet wiederum die Textverarbeitung und öffnet automatisch den Brief.

Siehe auch: Ein Dokument erstellen

Office Manager DMS

Handbuch der veralteten Version 5.0
Siehe auch aktuelle Version.