Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagement und digitale Archivierung

Datenbankgestützte Verwaltung digitaler Dokumente und gescannter Papierbelege in einem zentralen Archivsystem.

Ordner

Ordnung ersetzt Verzeichnisbaum

Bei der klassischen Speicherung in Verzeichnissen wird versucht, möglichst viele Eigenschaften des Dokuments im Strukturbaum zu hinterlegen:
C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr7123.pdf

Wenn Sie in diesem System auf alle offenen Rechnungen aller Kunden zugreifen möchten, dann müssen Sie ich durch die Struktur klicken und die Dokumente aus verschiedenen Verzeichnissen zusammenstellen.

In einer Dokumenten-Management-Software erhält das Dokument parallele Eigenschaften, die so genannten Kataloginformationen: Es wird dem Kunden zugeordnet, es ist eine Rechnung mit Status "Offen" und es hat die Belegnummer 7123 mit Buchungsdatum. Man spricht hierbei von einer assoziativen Dateiverwaltung.

Mit Hilfe der Dokumenteigenschaften sind dann beliebige Recherchen möglich, die in einer Datentabelle übersichtlich dargestellt werden:
  "Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",
  "Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder
  "Zeige mir alle Angebote, die mein Kollege letzten Monat für unseren Kunden Mustermann erstellt hat".

Welche Eigenschaften ein Dokument dabei erhält, entscheiden Sie: Projekte, Bauvorhaben, Kunden und Lieferanten, Aktenzeichen und andere Kategorien - was immer für Sie relevant ist.

Akten

Volltextsuche ohne Zeitaufwand

Die Dokumentinhalte werden in einer Datenbank indexiert. Bei einer Volltextsuche brauchen die Dokumente nicht mehr geöffnet zu werden - das Programm fragt vielmehr den schnellen Datenbankindex ab.

Sie geben nur noch die gesuchten Begriffe ein und finden das Dokument innerhalb einer Sekunde.

DMS

Office Manager Dokumenten-Management-System

Der Office Manager ist ein allgemein einsetzbares, ausbaufähiges und leistungsstarkes DMS-Produkt für den schnellen Zugriff auf beliebige Dokumente.

Er unterstützt die Katalogisierung mit Dokumenteigenschaften und die automatische Indexierung des Dokumententextes für eine Volltextrecherche.
Das Prinzip ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mit der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Zusammen mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates werden sie in einem gemeinsamen Archiv verwaltet. Aus diesem lassen sie sich mit Hilfe der Attribute und der Volltextsuche abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten. Mit dieser modernen Lösung haben Sie Ihre Dokumente wieder im Griff.

Der Office Manager wird in zwei Versionen angeboten:

Dokumentstapel

Weiterführende Seiten

Zeitung

Pressestimmen

c't 11/2016
Anwendungs-Notizen

Das Dokumentenmanagement-Programm Office Manager beherrscht mit dem Service-Pack 15.0.2.510 die Volltextsuche in DXF-formatierten CAD-Dateien.

Nordwest Zeitung Februar 2016
Branchen Guide

Gutachter auf dem Weg ins papierlose Büro: Dokumentationen und Gutachten mit Office Manager DMS verwalten

it&t business 11/2015, Seite 34
Mobil und zukunftsfähig

Office Manager 15.0 erlaubt nun auch den mobilen Datenzugriff […]

BM 06/2015, Seite 100
Marktübersicht: Dokumenten-Management-Systeme

Office Manager-Besonderheiten: Ausbaufähigkeit und Anpassbarkeit, Preis-Leistungs-Verhältnis, intuitive Benutzeroberfläche […]

exakt Mai 2015, Seite 29

Ende der Aktenberge - Die Hamburger Tischlerei Holst setzt bei der Abwicklung und Archivierung von Aufträgen konsequent auf die Digitalisierung von Dokumenten. So gewinnt sie viel Zeit und spart Platz.

digitalbusiness CLOUD

Office Manager jetzt mit ZUGFeRD-konformer Rechnungsverarbeitung
Verarbeitungszeit auf ein Minimum reduziert

c't 3/2015
aktuell | Unternehmens-Anwendungen

Das Dokumentenmanagementsystem Office Manager 14.0 kann mit seiner eingebauten Texterkennung auch Bilddateien in E-Mail-Anhängen verarbeiten und für spätere Volltextsuchen zugänglich machen.

handwerk magazin 7/2014 DATEV Studie Teil 2

Ganzheitlich ausgelegt: steuerrelevante Belege, Kundenanfragen und Schriftverkehr. Digitalisierung und Verwaltung der Geschäftskommunikation lassen sich intelligent managen.

c't 6/2014 Prüfstand Dokumentenmanagement

Der mehrplatzfähige Office Manager Pro aus dem Softwarebüro Krekeler lässt sich vielseitig anpassen, bis hin zur Wahl zwischen Ribbon- und unterschiedlichen klassischen Bedienoberflächen mit Menüleisten.

c't 25/2013

Anwender können individuell festlegen, wie das Dokumentenmanagementsystem die erfassten Unterlagen in Übersichten sortiert und gruppiert.

CHEFBÜRO August 2013

Office Manager DMS mit Live-Zugriff auf Kontakte aus CRM.

IT Mittelstand Mai 2013

Belegverwaltung auf neue Stufe gehoben - Tischlerei Müller nutzt Office Manager

CHEFBÜRO April 2013

Für den "Office Manager 12" ist ab sofort ein neues Service Pack verfügbar, das zahlreiche Verbesserungen mit sich bringt und das Dokumenten Management System (DMS) des "Softwarebüros Krekeler" noch leistungsfähiger macht.

Personalwirtschaft Heft 3|2013

Marktcheck - Anbieter digitale Personalakte

IT Mittelstand Januar 2013

An den richtigen Schrauben gedreht
Euroflansch mit DMS-Lösung von Krekeler

Computer Bild Mai 2012

Dokumentenverwaltung: So kriegen Sie das Heimbüro in den Griff
[…] Das Programm erlaubt die Übernahme von Dokumenten per Drag&Drop, darunter auch E-Mails. Eine 30-Tage-Testversion steht zum Download bereit

Postmaster Magazin März 2012

Mit neuen Features wartet das neue Servicepack für Anwender der DMS-Software Office Manager aus dem Softwarehaus Krekeler auf. Möglich sind nun die Vorschau auch von OpenOffice-Dokumenten und eine bessere Windows-Miniaturansicht.

ECMguide Dezember 2011

Office Manager ist ab sofort in der neuen Version 11.0 verfügbar […] Eines der Neuheiten-Highlights ist, dass das Paket nun RDX-WORM-Medien unterstützt.

Die Sparkassen Zeitung Nr. 15/2011

Mit der anwenderfreundlichen DMS-Lösung Office Manager des Softwarebüros Krekeler wird das papierarme Büro zur angenehmen Realität.

BÜRO+BETRIEB 28.01.2011

Die Dokumentenmanagement-Software des Softwarebüros Krekeler hilft, Türme von Aktenordnern und Papier zu vermeiden und bringt Ordnung ins Büro.

Personalwirtschaft November 2010

Ist jetzt endlich Schluss mit der Last wachsender Dokumentenberge auf dem Schreibtisch? Das Softwarebüro Krekeler hat mit der DMS-Lösung Office Manager eine anwenderfreundliche Software entwickelt…

documanager.de November 2010

Die individuelle Konfigurier- und Ausbaufähigkeit ist dabei eine große Stärke […] Damit Anwender des Office Managers hiervon vollumfänglich profitieren können, hat das Unternehmen jetzt unter http://omdn.officemanager.de mit dem Aufbau des Office Manager-Entwicklernetzwerkes begonnen.

Computer Reseller News 09.2010

Eine Lösung gegen das Dokumentenchaos produziert das Softwarebüro Krekeler aus dem brandenburgischen Königs Wusterhausen: Mit der DMS-Lösung »Office Manager« werden elektronische wie gescannte Dokumente mit wenigen Klicks archiviert.

CHEFBÜRO Juni 2010

Wer aus eingehenden elektronischen Rechnungen Vorsteuer geltend machen will und dafür nur das ausgedruckte PDF-Dokument archiviert, dem drohen ärgerliche Steuernachzahlungen. Das zu verhindern bedarf einer kompletten elektronischen Archivierung von Rechnungen, wie sie z.B. das Dokumenten Management System (DMS) Office Manager ermöglicht.

GEB 05|2010 zum Office Manager 9.0

"Papierkram im Griff"
Die strukturierte Verwaltung und Archivierung gedruckter oder elektronischer Dokumente hat auch steuerrechtliche Aspekte.

c't 6/2009

Der netzwerkfähige Office Manager 9.0 indexiert Dokumente nahezu jeden Formats, beispielsweise aus Word oder OpenOffice, im Volltext und katalogisiert sie mit beliebigen Attributen wie Kundenname, Datum oder zuständigem Mitarbeiter. Per Drag & Drop lassen sich sowohl auf der Festplatte gespeicherte Dateien als auch E-Mails […] einlesen und über die Volltextsuche wieder zutage fördern.

impulse März 2004
Festplatten für den Fiskus

Office Manager Pro: Verwaltet Dokumente speziell für Windows-Programme. Erwies sich im Test als besonders bedienerfreundlich. Bietet Dokumenten-Versionsmanagement und kann auch CAD-Zeichnungen verwalten.

c't 20/2000, Report Finden statt suchen: Dokumentenmanagement

Fazit: Der Office Manager Pro ist ein übersichtlich strukturiertes DMS, dessen Datenbank man auch direkt über SQL ansprechen kann. Anwendungsprogramme und Viewer lassen sich einfach anbinden. Weiterhin kann das Programm die Festplatte nach vorgegebenen Dokumenten durchsuchen und diese nach einem vordefinierten Muster automatisch indizieren.

Das PC Magazin schrieb bereits 1997 zum Office Manager 2.0

Die Hilfe und das mitgelieferte Handbuch sind ausgezeichnet und lassen keine Fragen offen.

Kundenzitat von Thomas Süß, langjähriger Office Manager-Anwender aus Kaufbach

Nach längerer Arbeit mit der Software kann ich mich nur lobend äußern: ein sehr gutes Programm.

Siehe auch Pressespiegel und Fallstudien.

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