Dokumentenmanagement und Archivierung

Originalverpackung Der Office Manager ist ein allgemein einsetzbares, konfigurierbares und leistungsstarkes DMS-Produkt für den schnellen Zugriff auf beliebige Windows-Dokumente.

Er unterstützt die Katalogisierung (Zuordnung zu Projekten, Kunden, Gruppen u.a.) und die automatische Indexierung der Dokumente.
Das Prinzip ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mit der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Zusammen mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates werden sie in einem gemeinsamen Archiv verwaltet. Aus diesem lassen sie sich mit Hilfe der Attribute und der Volltextsuche abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten. Mit dieser modernen Lösung haben Sie Ihre Dokumente wieder im Griff.

Die Software wird in zwei Versionen angeboten:

Office Manager Pro für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke.
Office Manager Enterprise mit Client/Server-Technologie für Unternehmens-Netzwerke und hohe Sicherheitsanforderungen.

Ordnung halten ohne Verzeichnisbaum

Bei der klassischen Ablage in Verzeichnissen wird versucht, möglichst viele Dokumenteigenschaften in einem Strukturbaum zu hinterlegen:
C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr7123.pdf

Wie finden Sie jetzt alle offenen Rechnungen aller Kunden?

Im Office Manager erhält das Dokument parallele Eigenschaften: Es wird dem Kunden zugeordnet, es ist eine Rechnung mit Status "Offen" und es erhält die Belegnummer 7123 mit Buchungsdatum.

Jetzt sind beliebige Suchanfragen möglich:
  "Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",
  "Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder
  "Zeige mir alle Angebote, die mein Kollege für unseren Kunden Mustermann erstellt hat".

Welche Eigenschaften ein Dokument erhält, entscheiden Sie: Projekte, Bauvorhaben, Kunden und Lieferanten, Aktenzeichen und andere Gruppen - was immer für Sie relevant ist.

Volltextsuche ohne Zeitaufwand

Die Dokumentinhalte werden in einer Datenbank indexiert. Bei einer Volltextsuche brauchen die Dokumente nicht mehr geöffnet zu werden - das Programm fragt vielmehr den schnellen Datenbankindex ab.

Sie geben nur noch die gesuchten Begriffe ein und finden das Dokument in weniger als einer Sekunde.

Und so geht's mit dem Office Manager Dokumentenmanagementsystem...

Zum Beispiel: einen neuen Brief erstellen...
Sie wählen die gewünschte Dokumentvorlage, geben das zugeordnete Projekt und eventuell weitere Attribute für die Verschlagwortung ein. Nach einem Klick auf OK wird der Brief erstellt. Ihre Textverarbeitung -beispielsweise MS-Office oder OpenOffice.org- öffnet das neue Dokument. Sie können den Brief jetzt bearbeiten und ausdrucken. Der Office Manager liest anschließend den Dokumententext ein und erstellt den Index für eine spätere Volltextsuche. (siehe auch Online-Benutzerhandbuch)
...Dokumente jederzeit wieder finden...
Die Dokumentenverwaltung verfügt zum einen über eine sehr schnelle Volltextabfrage: die Suche nach enthaltenen Wörtern ist in weniger als einer Sekunde fertig. Darüber hinaus können Sie die Dokumente nach beliebigen Attributen, wie beispielsweise dem Projekt, Namen, Bearbeitungsdatum oder zuständigem Mitarbeiter filtern. Angenommen, Sie markieren das Projekt "Prinzenallee", wählen den Kunden "Mustermann" aus und geben für den Volltextindex "Landshausdiele" ein: nach einem Klick auf "Suchen" befinden sich nur noch die Dokumente in der Ansicht, welche diesem Projekt zugeordnet sind, den Kunden betreffen und das gesuchte Wort im Text beinhalten. Je mehr Attribute Sie vorgeben, desto genauer wird die Suche gefiltert. Und das alles unterhalb einer Sekunde! (siehe auch Online-Benutzerhandbuch)
...einzelne bestehende Dokumente verwalten...
Dazu starten Sie am besten den Windows-Explorer, markieren die gewünschten Dateien und schieben diese per Drag&Drop auf den Office Manager. Dieser beginnt mit der Volltextindexierung und Sie können das Dokument den gewünschten Attributen, wie dem Projekt zuordnen. Die Drag&Drop-Funktion ist sehr leistungsfähig: beispielsweise können Sie die Projektzuordnung auch vornehmen, indem Sie das Dokument auf dem entsprechenden Projekteintrag oder in der gruppierten Dokumententabelle ablegen. Das Programm kann diese Zuordnung aber auch automatisch anhand der Verzeichnisstrukturen ermitteln. Drag&Drop oder das Kopieren über die Zwischenablage sind ebenfalls sehr gut geeignet, um Ihre E-Mails aus Outlook, Lotus Notes, Thunderbird und anderen Mailprogrammen in das Archiv zu übernehmen. Ordnen Sie alle projektrelevanten Dokumente, Mails, Faxe und Papiere der zentralen Projektverwaltung hinzu. (siehe auch Online-Benutzerhandbuch)
...projektorientiert oder auch nicht...
Wir verwenden hier immer wieder den Begriff "Projekt". Dies ist aber nur als Beispiel für das häufig verwendete projektorientierte Verwalten von Informationen zu sehen. Sie werden ihre eigene Hauptkategorie festlegen und nach Kunden, Bauvorhaben, Warengruppen, Aktenzeichen oder sonstigem archivieren. Der Office Manager erlaubt die gleichzeitige Zuordnung der Dokumente zu beliebigen und beliebig vielen Kategorien. Oder: Sie verzichten ganz auf diese Attribute und verlassen sich durchgängig auf den Volltextindex, wie es häufig bei der Archivierung von Papierdokumenten getan wird.
...Papierdokumente mit dem Fujitsu ScanSnap einlesen...
Sie legen ein einzelnes Papier oder einen ganzen Stapel in den Einzelblatteinzug und drücken die Scan-Taste. Das Dokument wird eingelesen und als Bild im PDF-Format gespeichert. Die ABBYY FineReader Texterkennungssoftware hinterlegt den erkannten Volltext im PDF-Dokument. Der Office Manager importiert das Dokument und indexiert den Text. Fertig! Den Office Manager gibt es übrigens auch im Paketangebot mit dem ScanSnap, Adobe Acrobat und weiterer Software. Selbstverständlich können aber auch andere Scanner, z.B. über Twain verwendet werden. (siehe auch Online-Benutzerhandbuch)
...Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD...
Sie geben im Office Manager das Projekt und ggf. die Daten für den Schriftkopf ein und klicken auf OK. Im Hintergrund wird die Zeichnung vorbereitet und der Schriftkopf erstellt. Die Zeichnungsdatei wird im vorgegebenen Projektverzeichnis gespeichert und geöffnet. Sie konstruieren wie gewohnt im CAD. Sobald Sie zur Zeichnungsverwaltung zurückkehren liest diese die DWG-Attribute und den gesamten enthaltenen Text für den Volltextindex ein. Die Attribute im Archiv und der Zeichnung können synchronisiert werden: Änderungen, wie beispielsweise ein neuer Zeichnungsname im Schriftkopf, kann der Office Manager automatisch als neuen Dokumentnamen in das Zeichnungsarchiv übernehmen. (siehe auch Online-Benutzerhandbuch)

Zitat:
"Für Ihre professionelle Betreuung bedanke ich mich. Sie haben mich von der Leistungsfähigkeit des Office Manager Pro überzeugt. Im Falle von entsprechenden Bedürfnissen bei unseren Kunden werden wir Ihr Produkt gerne empfehlen."

Urs Hofer, F.E.E. Berater, CSH Consulting

Detaillierte Informationen:

Funktionsmatrix
Neuigkeiten in Version 10.0
Benutzerhandbuch (online)
Office Manager mit Fujitsu ScanSnap und Sceye-Dokumentenkamera
Referenzliste
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Zitat:
"Nach längerer Arbeit mit der Software kann ich mich nur lobend äußern: ein sehr gutes Programm."

Thomas Süß, Office Manager-Anwender aus Kaufbach

Arbeitsweise

Die tägliche Arbeit mit dem Office Manager ist sehr einfach: Im oberen Bereich des Fensters befinden sich die Standard-Suchfelder. Sobald der Anwender hier eine Eingabe macht, werden in der Datenbanktabelle nur noch die Dokumente angezeigt, die den gewählten Kriterien entsprechen.

Ein Beispiel: Frau Spengemann arbeitet am Projekt 'Prinzenallee' und sucht nun das Angebot an Frau Becker. Sie weiß nur, dass der Kollege Brunk es vor ca. 7 Wochen in die Post gegeben hat und möchte sich heute mit Frau Becker unterhalten. Frau Spengemann hat damit keinerlei Problem: Sie wählt im Office Manager das Projekt 'Prinzenallee' und gibt ein Dokumentdatum vor, macht dann einen Doppelklick auf den Dokument 'Angebot Landhausdiele' und hat das Dokument sofort auf dem Bildschirm.

Die 25 Minuten später eingehende Bestellung speichert Frau Spengemann nun im Office Manager unter der Rubrik 'Eingehende Faxe, Bestellung' ab. Für ihre Kollegen plant sie die verschiedenen Aufgaben 'Materialeinkauf', 'Rechnungsstellung' und 'Lieferung'. Auch diese Dokumente werden jetzt nicht mehr in den Tiefen des EDV-Netzwerkes verschollen gehen.

Pressestimmen

"[...] Digitale Images und elektronische Dokumente können im gemeinsamen Archiv nach Kunden und Projekten geordnet, abgelegt und per Volltextsuche abgerufen werden [...]"
Postmaster-Magazin 7-8 2010

"[...] Wer aus eingehenden elektronischen Rechnungen Vorsteuer geltend machen will und dafür nur das ausgedruckte PDF-Dokument archiviert, dem drohen ärgerliche Steuernachzahlungen. Das zu verhindern bedarf einer kompletten elektronischen Archivierung von Rechnungen, wie sie z.B. das Dokumenten Management System (DMS) Office Manager ermöglicht. [...]"
CHEFBÜRO Juni 2010

"Der netzwerkfähige Office Manager 9.0 indexiert Dokumente nahezu jeden Formats, beispielsweise aus Word oder OpenOffice, im Volltext und katalogisiert sie mit beliebigen Attributen wie Kundenname, Datum oder zuständigem Mitarbeiter. Per Drag & Drop lassen sich sowohl auf der Festplatte gespeicherte Dateien als auch E-Mails [...] einlesen und über die Volltextsuche wieder zutage fördern. [...] "
c't 6/2009

"Office Manager Pro: Verwaltet Dokumente speziell für Windows-Programme. Erwies sich im Test als besonders bedienerfreundlich. Bietet Dokumenten-Versionsmanagement und kann auch CAD-Zeichnungen verwalten [...]"
impulse März 2004, Festplatten für den Fiskus

"Fazit: Der Office Manager Pro ist ein übersichtlich strukturiertes DMS, dessen Datenbank man auch direkt über SQL ansprechen kann. Anwendungsprogramme und Viewer lassen sich einfach anbinden. Weiterhin kann das Programm die Festplatte nach vorgegebenen Dokumenten durchsuchen und diese nach einem vordefinierten Muster automatisch indizieren."
c't 20/2000, Report Finden statt suchen: Dokumentenmanagement

"[...] Die Hilfe und das mitgelieferte Handbuch sind ausgezeichnet und lassen keine Fragen offen [...]"
PC Magazin 11/97 zum Office Manager 2.0

Siehe auch Pressespiegel.

Preise

Beschreibung	Preis in Euro
Office Manager Pro, Einzelarbeitsplatz	198,73 ^*)
Office Manager Enterprise, Einzelarbeitsplatz	1.071,00 ^*)
Preise für Mehrfachlizenzen	s. Shop
^*) Preise in EUR inkl. MwSt. und Versandkosten