Kategorien mit Aufbewahrungsfristen

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Kategorien mit Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Sie können festlegen, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen. Bei personenbezogenen Daten sind Sie eventuell sogar verpflichtet, Dokumente aus Datenschutzgründen nach dem Ablauf zu löschen.

Funktion aktivieren

Die Verwendung der Aufbewahrungsfristen können Sie in den Programmeinstellungen aktivieren.

Die jeweilige Frist wird über die Kategorie festgelegt.

1.Wählen Sie hierzu bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Auswahllisten.

2.Markieren Sie links die Auswahlliste "Kategorie".

3.Markieren Sie eine Kategorie und ändern Sie diese mit Doppelklick oder dem Mausschalter Ändern.

4.Wenn die Nutzung von Fristen aktiv ist, können Sie im Dialog die Bezeichnung der Kategorie und die Aufbewahrungsfrist (Eingabefeld Jahre Aufbewahrung) ändern:
Kategorie-Aufbewahrungsfrist

Mögliche Werte

1.Geben Sie die Frist bitte in Jahren an. Beispielweise "6" oder "10". Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, welches durch das Belegdatum angegeben ist.

2.Unbefristete, endlose Archivierung: Geben Sie "1000" oder "unbefristet"ein.

3.Für Tests können Sie "-5" oder "test" eingeben, die Aufbewahrungsfrist beträgt dann 5 Minuten.

Hinweise

Die Standard-Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Diese wird verwendet, wenn keine abweichende Frist angegeben ist.

Für einige Kategorien sind Mindestfristen fest hinterlegt, diese können nicht unterschritten werden.

Wenn ein bisher gesperrtes Dokument nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden soll, fragt Office Manager das aktuelle Datum bei einem Zeitserver im Internet an.

Die Aufbewahrungsfristen werden für alle Dokumenten-Archive zentral in der Datei "retention-period.ini" gespeichert. Wenn Sie eine Kategorie löschen, werden Sie gefragt, ob auch die Aufbewahrungsfrist entfernt werden soll.

Für eine Liste der bereits definierten Fristen klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kategorienliste und wählen den Menübefehl Aufbewahrungsfristen.

Siehe auch

Auswahllisten bearbeiten

Löschen nach Ablauf der Frist

Revisionssicheres Archiv

Weblinks

Liste der Aufbewahrungsfristen

Wikipedia-Artikel Aufbewahrungsfrist

Supportartikel Archivierung von Eingangsrechnungen

Handelsgesetzbuch §257 Aufbewahrungsfristen

Abgabenordnung §147 Aufbewahrung von Unterlagen