Datenbankpflege

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Mit der Datenbankpflege werden Access- und SQLite-Datenbanken komprimiert, die Datenintegrität sichergestellt sowie der Volltextindex und der Kontaktindex aktualisiert.  Markieren Sie bitte die gewünschten Optionen und klicken Sie auf Starten.

Unabhängig von der aktuellen Suche werden alle Datensätze verarbeitet.

Screenshot Datenbankpflege

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Datenbank komprimieren

Markieren Sie diese Option, um die geöffneten Datenbanken zu überprüfen und den nicht mehr genutzten Speicherplatz freizugeben. Diese Funktion sollte z. B. ausgeführt werden, nachdem viele Datensätze in der Dokumenttabelle gelöscht wurden. Bei Firebird ist diese Funktion nur für defekte Datenbanken erforderlich.

Diese Option gilt nur für Datenbanken im MS Access- und SQLite-Format.

Daten-Integrität sicherstellen

Überprüft die Datenintegrität (Schlüsselnummern, verbundene Tabellen) und führt bei Bedarf erforderliche Korrekturen durch.

Bereinigt die Liste der bekannten Datenbanken, welche beispielsweise für die Spalte "Datenbank" in der Aufgabenverwaltung relevant ist.

Volltextindex und Dateiattribute aktualisieren

Synchronisiert die Archivdatenbank mit dem Dateninhalt und den Attributen.

Der Index wird bei Änderungen der Dokumente automatisch aktualisiert. Wenn Sie ein Dokument aber ohne Office Manager öffnen, werden eventuelle Änderungen nicht berücksichtigt.

Aktivieren Sie bitte bei der Datenbankpflege diese Option, um alle Dokumentdateien, die seit der letzten Indexierung geändert wurden, erneut einzulesen.

Index für Kontakterkennung

Neue Dokumente werden, sofern möglich und gewünscht, automatisch einem Kontakt zugeordnet. Beispielweise über die eindeutige E-Mail-Adresse, IBAN oder Kundennummer. Der Index mit den eindeutigen Phrasen wird automatisch gepflegt.

Markieren Sie diese Optionen, falls Sie den Index vollständig neu erstellen möchten.