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Wechseln Sie vor dem Aufruf der Funktion zur Ansicht der Dokumente oder Kontakte, um in der entsprechenden Datenbank zu suchen. Der Administrator kann diese Funktion nutzen, um Dubletten zu entfernen. Prüfen Sie aber genau, bevor Sie Daten löschen.
Die Funktion sucht nach identischen Dokumentdateien (Dateien mit gleicher Checksumme). Ausgenommen sind Klone und Dokumente mit leerer Checksumme. Nach dem Durchlauf finden Sie die Dokumentdubletten im Suchergebnis.
1.Die Datentabelle wird nach mehrfach vorhandenen Checksummen durchsucht.
2.Wenn diese vorhanden sind, wird zuerst geprüft, ob die Checksummen aktuell sind. Die Funktion wird mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen, falls veraltete Daten vorliegen. Führen Sie dann bitte eine Aktualisierung der Dateiattribute durch.
3.Konnte die aktuelle Checksumme nicht ermittelt werden, weil die Dokumentdatei nicht (mehr) vorhanden ist, dann erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
4.Mehrfach vorhandene Dokumente werden in der Datentabelle dargestellt. Sie werden gefragt, ob die Dokumente nach der Checksumme gruppiert werden sollen.
Siehe auch Hotline-Blog: SQL-Abfragen für die Suche nach Dubletten
Um auch bei unterschiedlichen Schreibweisen eine Dublette zu finden, sucht die Funktion nach ähnlichen Adressdaten. Kontakte werden als "mögliches Duplikat" betrachtet, wenn die Telefonnummer, E-Mail, Kombination aus Firma und Nachname, Firma und Postleitzahl oder Postleitzahl und Straße übereinstimmt.
Ein Gruppierung der Duplikate ist in der Tabelle nicht möglich. Sortieren Sie die Tabelle beispielsweise nach PLZ oder Firmenbezeichnung, um die möglichen Duplikate zu vergleichen.