Dokument löschen (DSGVO)

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Dokument löschen (DSGVO)

Administrative Funktion zum Löschen eines (auch gesperrten) Dokuments aus Datenschutzgründen.

Die Datenschutz-Grundverordnung beinhaltet ein Recht auf Vergessenwerden. Dies kann dazu führen, dass Sie Dokumente löschen müssen, sobald keine Gründe mehr für die Speicherung vorliegen. Die Dokumentsperren, beispielsweise die Revisionssicherheit in einem GoBD-Archiv, können ein normales Löschen aber verhindern. In so einem Fall können Sie diese administrative Funktion verwenden.

Entscheidung treffen

Prüfen Sie bitte zuerst, ob das Dokument gelöscht werden muss. Beachten Sie hierfür die gesetzlichen Vorgaben, unter anderem

Art. 17 DSGVO - Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
Die betroffene Person hat das Recht [...] dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden [...] sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
a) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig. [...]

Siehe auch Wikipedia und bfdi.bund.de

Wenn das (gesperrte) Dokument gelöscht werden muss, dies mit der normalen Funktion (Menü Bearbeiten | Löschen) aber nicht möglich oder sinnvoll ist, dann können Sie folgendermaßen vorgehen:

Dokument löschen (DSGVO)

Sie benötigen administrative Berechtigungen, wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Administrator. Die Dokumentdatei und alle Versionen sowie die OCR-Sicherheitskopie werden vom Datenträger gelöscht. Der Archivdatensatz wird bis auf die Belegnummer, Datum und einige Systemfelder geleert, bleibt aber mit Ihrer Begründung als Dokumentname im Papierkorb erhalten. Bei einer späteren Dokumentenrevision wird auf diesen Vorgang hingewiesen.

1.Melden Sie sich als Office Manager-Administrator an: Menü Datei | Optionen | Administrator.

2.Falls sich das Dokument bereits im Papierkorb befindet, müssen Sie es zuerst wiederherstellen.

3.Markieren Sie das zu löschenden Dokument in der Tabelle. Mit dieser Funktion können nur einzelne Dokumente entfernt werden.

4.Wechseln Sie zur Menüseite Administrator, öffnen Sie das Untermenü Administrator und klicken Sie auf Dokument löschen (DSGVO).

5.Bestätigen Sie, wenn Sie sicher sind, die Rückfrage mit Ja bzw. Löschen.

6.Geben Sie im Dialog eine Begründung für den Löschvorgang ein.