Dokument löschen (DSGVO)

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Dokument löschen (DSGVO)

Administratives Löschen eines gesperrten Dokuments aus Datenschutzgründen. Diese Funktion darf nur in Ausnahmefällen genutzt werden.

Die Datenschutz-Grundverordnung beinhaltet ein Recht auf Vergessenwerden. Dies kann dazu führen, dass Sie Dokumente löschen müssen, sobald keine Gründe mehr für die Speicherung vorliegen.

Der Normalfall

Office Manager steuert, sofern aktiviert, den Dokumenten-Lebenszyklus über die Kategorie: ein Dokument kann nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen mit der normalen Funktion vollständig entfernt werden. Prüfen Sie zuerst, ob ein normales Löschen möglich ist.

Ausnahmesituation

Es sind aber Situationen denkbar, in denen der Datenschutz Vorrang hat und Sie personenbezogene Daten entfernen müssen, obwohl die Archivierungssoftware diese sperrt. Beispielsweise durch eine falsche Kategoriezuordnung oder eine neue gesetzliche Vorgabe. In so einem Fall können Sie diese administrative Funktion verwenden.

Entscheidung treffen

Halten Sie Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und prüfen Sie, ob das Dokument gelöscht werden muss. Überlegen Sie auch, ob alternativ eine Zugriffseinschränkung der Dokumentdatei mit den Windows-Dateiberechtigungen infrage kommt. Beachten Sie die gesetzlichen Vorgaben, unter anderem

Art. 17 DSGVO - Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
Die betroffene Person hat das Recht [...] dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden [...] sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
a) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig. [...]

Siehe auch Wikipedia und bfdi.bund.de

Dokument löschen (DSGVO)

Sie benötigen administrative Berechtigungen, wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Administrator. Die Dokumentdatei und alle Versionen sowie die OCR-Sicherheitskopie werden vom Datenträger gelöscht. Der Archivdatensatz wird bis auf die Belegnummer, Datum und einige Systemfelder geleert, bleibt aber mit Ihrer Begründung als Dokumentname im Papierkorb erhalten. Bei einer späteren Dokumentenrevision wird auf diesen Vorgang hingewiesen.

1.Lassen Sie sich von Ihrem Datenschutzbeauftragten bestätigen, dass ein Löschen erforderlich ist.

2.Melden Sie sich als Office Manager-Administrator an: Menü Datei | Optionen | Administrator.

3.Falls sich das Dokument bereits im Papierkorb befindet, müssen Sie es zuerst wiederherstellen.

4.Markieren Sie das zu löschende Dokument in der Tabelle. Es können nur einzelne Dokumente entfernt werden.

5.Wechseln Sie zur Menüseite Administrator, öffnen Sie das Untermenü Administrator und klicken Sie auf Dokument löschen (DSGVO).

6.Bestätigen Sie, wenn Sie sicher sind, die Rückfrage mit Ja bzw. Löschen.

7.Geben Sie im Dialog eine Begründung ein.