Dokumentenarchivierung

<< Hilfenavigation einblenden

Home > Handbuch > Dokumentenarchivierung

Dokumentenarchivierung

Einstellungen für Dokumentenarchivierung (nur Enterprise-Version)
(Menü Datei | Optionen | Einstellungen)

Mit der Archivierungsfunktion werden Dokumentdatensätze für die Langzeitarchivierung in eine schreibgeschützte Datenbanktabelle verschoben. Für einen späteren Zugriff auf diese Dokumenten müssen Sie im Menü Ansicht den Befehl Archivierte Dokumente wählen.

In den Einstellungen können Sie festlegen, ob auch die Datei kopiert oder verschoben werden soll:

Programmeinstellungen: Archivieren

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Für eine revisionssichere Archivierung können die Dateien beispielsweise auf ein schreibgeschütztes Medium (WORM-MO, RDX-WORM, Jukebox u. ä.) oder in einen mit Zugriffsrechten geschützten Festplattenbereich verschoben werden. Geben Sie dazu bitte den Speicherbereich bei Archivverzeichnis an und markieren Sie die Option Dokumentdateien in das Archivverzeichnis verschieben. Die Option in das Archivverzeichnis kopieren wird nicht empfohlen, da sie zu "Dateileichen" führt.

Beim Archivieren wird immer das Schreibschutz-Attribut der Datei gesetzt. Bei Verwendung von RDX mit erweitertem WORM-Modus führt dies automatisch zu einer revisionssicheren Dokumentdatei.

Markieren Sie Dokumentdateien komprimieren, wenn Sie Speicherplatz auf dem Zielmedium sparen möchten. Bei Adobe Acrobat-Dokumenten (PDF) kann der Passwortschutz aktiviert werden, um eine Änderung an der Datei zu verhindern. Beachten Sie bitte, dass dieser PDF-Schutz nicht rückgängig gemacht werden kann. Die Option wird ignoriert, falls die Datei bereits einen Passwortschutz besitzt.

Siehe auch

Dokumente archivieren

Menü Bearbeiten | PDF-Dokument schützen

Makro-Funktion PDFProtectDocument