Office Manager Dokumentenmanagementsystem

RDX-Speichertechnologie mit Office Manager DMS

Das Kapitel beschreibt die tägliche Arbeit mit dem Office Manager im Zusammenspiel mit einem RDX WORM-System. Beschreibung für Office Manager ab Version 11.0 und erweiterten WORM-Modus.

5. Dokumente archivieren

Sie arbeiten wie gewohnt mit dem Office Manager: scannen Papier, importieren Mails und Dateien oder erstellen neue Dokumente mithilfe der Vorlagen. Dokumentdateien, die Sie revisionssicher archivieren möchten, werden mit einem Schreibschutz versehen. Das RDX-WORM-System verhindert, dass der Schreibschutz jemals wieder aufgehoben wird.

Schreibschutz aktivieren:

5.1. Office Manager Enterprise

Markieren Sie die zu schützenden Dokumente in der Tabelle und wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten | Dokument | Archiveren. Das Dokument wird in die Ansicht der archivierten Dokumente verschoben und der Schreibschutz aktiviert.

5.2. Office Manager Pro und Enterprise

Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie die Pro-Edition nutzen, oder wenn Sie die Dokumente in der Ansicht der aktiven belassen möchten.

Markieren Sie ein Dokument und wählen Sie im Menü Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften oder drücken Sie die Kurztaste Alt+Eingabe. Im Eigenschaftenfenster markieren Sie die Optionen Schreibschutz und klicken auf OK.

Schreibschutz setzen

5.3. Alle Dateien schützen

Falls alle Dokumente des Archives revisionssicher gespeichert werden sollen, dann kann der Administrator den Schreibschutz für alle Dateien aktivieren. Hierzu öffnen Sie den Windows-Explorer und wechseln zum RDX-Laufwerk.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Verzeichnis und wählen Sie Eigenschaften.
  2. Markieren Sie im unteren Bereich der Seite Allgemein die Option Schreibgeschützt und klicken Sie auf OK.
  3. Im Dialog "Änderungen der Attribute bestätigen" markieren Sie bitte Änderungen für diesen Ordner, untergeordnete Ordner und Dateien übernehmen. Bestätigen Sie mit OK.

Wenn Sie grundsätzlich alle Dateien auf dem RDX-Datenträger schreibschützen möchten, dann ist der normale WORM-Modus die bessere Wahl.

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