Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Digitalisierung

Mit Dokumentenmanagement-Systemen vollziehen KMU die digitale Transformation in 5 Schritten

In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung von Unternehmensprozessen stehen viele Mittelständler vor der Herausforderung, wo sie denn überhaupt ansetzen sollen, damit die Digitalisierung effizient sowie nachhaltig gelingt und auch von Mitarbeitern akzeptiert wird. Mit der Umrüstung auf ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS), das nicht nur archivieren sondern auch Workflows abbilden kann, gelingt die digitale Transformation in wenigen Schritten.

Schritt 1: Umdenken erforderlich

Digitalisierung fängt im Kopf an. Unternehmen müssen umdenken und ihre Arbeitssystematik verändern. Dazu gehört es zum Beispiel, herkömmliche Faxgeräte ab- und Scanner anzuschaffen, Notizen elektronisch zu führen und die externe sowie interne Kommunikation zu verändern. Hierfür sollten unter anderem Lieferanten und Kunden auf digitale Rechnungen und Lieferscheine umgestellt, Geschäftspost per E-Mail versandt, aber auch interne Dokumente wie Lohnzettel, Urlaubsanträge oder Reisekosten digital bereitgestellt werden.

Schritt 2: Daten zentral zusammenführen

Alle Daten, die im Unternehmen verteilt herumliegen – beispielsweise in E-Mail-Postfächern, in Aktenordnern, auf Notizzetteln und auf Fileservern – sollten nun auch digital nutzbar gemacht werden. Hierfür müssen sie zentral an einem Ort zusammengeführt werden. Dies gelingt mit einer Archivierungssoftware wie dem Office Manager.

Schritt 3: Dateien und Mails ins DMS verschieben

Konkret heißt das: Alle digitalen Dokumente werden in das DMS verschoben – auch E-Mails. Per Drag&Drop können Dateien und Mails samt ihrer Anhänge mit der Maus auf den Office Manager geschoben werden, um diese zu archivieren. Alle enthaltenen Daten werden im Office Manager automatisch im Volltext erfasst und strukturiert abgelegt. Die sofortige Verschlagwortung des Dokumenteninhaltes durch die Software sorgt dafür, dass der Anwender ein bestimmtes digitales Dokument binnen Sekunden anhand der Schlagworteingabe im Suchfenster auch wiederfindet.

Schritt 4: Papierdokumente digitalisieren

In vielen Unternehmen ist über die Jahre ein Berg an Papierakten angewachsen – und deren Digitalisierung funktioniert mit einem Dokumentenscanner ganz einfach. Aus Kundengesprächen wissen wir, dass Anwender damit fälschlicherweise einen hohen Aufwand verbinden. Aber anstatt jedes Blatt einzeln in den Scanner legen zu müssen, sind moderne Dokumentenscanner in der Lage, sowohl stapelweise als auch Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig zu scannen. Der Fujitsu ScanSnap iX500 zum Beispiel verarbeitet auf diese Weise 25 Blätter pro Minute. Mehrere Schnittstellen im Office Manager machen es möglich, fast jeden Dokumentenscanner zu verwenden.

Eine in der Software integrierte Texterkennungs-Software erfasst dabei die gescannten Dokumente im Volltext, so dass auch diese über die Stichwortsuche im Handumdrehen wiedergefunden werden. Einen positiven Nebeneffekt hat das Scannen außerdem: Papierdokumente können nach erfolgter Digitalisierung oftmals vernichtet werden. Das spart Platz und Kosten für Lagerräume. Man spricht hier vom ersetzenden Scannen, weil der Papierbeleg durch das digitale Dokument ersetzt wird.

Schritt 5: Digitale Workflows standortübergreifend entstehen lassen

Damit ist nun der Grundstein gelegt, digitale Workflows entstehen zu lassen: Das digitale oder digitalisierte Dokument kann in Office Manager DMS anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuwiesen werden. Über einen Eintrag in der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit für ein einzelnes Dokument erfasst und diese Tätigkeit einem bestimmten Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben und sogar mit einem Kommentar versehen.

Das ermöglicht es auch Mittelständlern mit mehreren Standorten eine standortübergreifende elektronische Kunden- oder Projektakte zu führen, in der alle Informationen auf einen Blick einsehbar sind und Aufgaben organisiert werden können. Allen an einem Vorgang beteiligten Personen stehen damit alle Informationen übersichtlich zur Verfügung. Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und Prozesse zeitnah bearbeitet.


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