Digitalisierung
Mit Dokumentenmanagement-Systemen vollziehen KMU die digitale Transformation in 5 Schritten
In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung von Unternehmensprozessen stehen viele Mittelständler vor der Herausforderung, wo sie denn überhaupt ansetzen sollen, damit die Digitalisierung effizient sowie nachhaltig gelingt und auch von Mitarbeitern akzeptiert wird. Mit der Umrüstung auf ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS), das nicht nur archivieren sondern auch Workflows abbilden kann, gelingt die digitale Transformation in wenigen Schritten.
Schritt 1: Umdenken
Digitalisierung fängt im Kopf an. Unternehmen müssen umdenken und ihre Arbeitssystematik verändern. Dazu gehört es zum Beispiel, herkömmliche Faxgeräte ab- und Scanner anzuschaffen, Notizen elektronisch zu führen und die externe sowie interne Kommunikation zu verändern. Hierfür sollten unter anderem Lieferanten und Kunden auf digitale Rechnungen und Lieferscheine umgestellt, Geschäftspost per E-Mail versandt, aber auch interne Dokumente wie Lohnzettel, Urlaubsanträge oder Reisekosten digital bereitgestellt werden.
Schritt 2: Daten zentral zusammenführen
Alle Daten, die im Unternehmen verteilt herumliegen – beispielsweise in E-Mail-Postfächern, in Aktenordnern, auf Notizzetteln und auf Fileservern – sollten nun auch digital nutzbar gemacht werden. Hierfür müssen sie zentral an einem Ort zusammengeführt werden. Dies gelingt mit einer Archivierungssoftware wie dem Office Manager.
Schritt 3: Dateien und Mails ins DMS verschieben
Konkret heißt das: Alle digitalen Dokumente werden in das DMS verschoben – auch E-Mails. Per Drag&Drop können Dateien und Mails samt ihrer Anhänge mit der Maus auf den Office Manager geschoben werden, um diese zu archivieren. Alle enthaltenen Daten werden im Office Manager automatisch im Volltext erfasst und strukturiert abgelegt. Die sofortige Verschlagwortung des Dokumenteninhaltes durch die Software sorgt dafür, dass der Anwender ein bestimmtes digitales Dokument binnen Sekunden anhand der Schlagworteingabe im Suchfenster auch wiederfindet.
Schritt 4: Papierdokumente digitalisieren
In vielen Unternehmen ist über die Jahre ein Berg an
Papierakten angewachsen – und deren Digitalisierung funktioniert mit einem Dokumentenscanner ganz einfach. Aus
Kundengesprächen wissen wir, dass Anwender damit fälschlicherweise einen hohen Aufwand verbinden. Aber anstatt jedes
Blatt einzeln in den Scanner legen zu müssen, sind moderne Dokumentenscanner in der Lage, sowohl stapelweise als
auch Vorder- und Rückseite von Dokumenten verschiedener Formate gleichzeitig zu scannen. Der Fujitsu ScanSnap iX500
zum Beispiel verarbeitet auf diese Weise 25 Blätter pro Minute. Mehrere Schnittstellen im
Office Manager machen es möglich, fast jeden Dokumentenscanner zu verwenden.
Eine in der
Software integrierte Texterkennungs-Software erfasst dabei die gescannten Dokumente im Volltext, so dass auch diese
über die Stichwortsuche im Handumdrehen wiedergefunden werden. Einen positiven Nebeneffekt hat das Scannen
außerdem: Papierdokumente können nach erfolgter Digitalisierung
oftmals vernichtet werden. Das spart Platz und Kosten für
Lagerräume. Man spricht hier vom ersetzenden Scannen, weil der Papierbeleg durch das digitale Dokument ersetzt wird.
Schritt 5: Digitale Workflows standortübergreifend entstehen lassen
Damit ist nun der Grundstein gelegt, digitale Workflows entstehen zu lassen: Das digitale
oder digitalisierte
Dokument kann in Office Manager DMS anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuwiesen werden. Über einen Eintrag in
der Aufgabenverwaltung wird die Tätigkeit für ein einzelnes Dokument erfasst und diese Tätigkeit einem bestimmten
Kollegen zugeordnet. Dieser kann nun das dazu hinterlegte Dokument im System öffnen, bearbeiten, prüfen, freigeben
und sogar mit einem Kommentar versehen.
Das ermöglicht es auch Mittelständlern mit mehreren Standorten eine
standortübergreifende elektronische Kunden- oder Projektakte zu führen, in der alle Informationen auf einen Blick
einsehbar sind und Aufgaben organisiert werden können. Allen an einem Vorgang beteiligten Personen stehen damit
alle Informationen übersichtlich zur Verfügung. Änderungen werden gekennzeichnet, Termine und Fristen angezeigt und
Prozesse zeitnah bearbeitet.
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