Funktionen Office Manager DMS

Die Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware "Office Manager" ist in zwei Ausbaustufen erhältlich. Die Edition Pro findet auf Einzelarbeitsplätzen und in kleinen Netzwerken Verwendung. Für den professionellen Einsatz im Firmennetzwerk ist die Enterprise-Edition erhältlich. Diese High-End-Lösung beinhaltet Client/Server-Technologien für die Verwendung von SQL-Datenbanken, erlaubt die Vergabe individueller Zugriffsberechtigungen und bietet Funktionen für die automatisierte Belegguterfassung. Der Einsatz von SQL-Servern ist sicherer und vor allem bei großen Datenbeständen deutlich schneller.

Office Manager ist als 32 und 64 Bit-Edition für Windows erhältlich.

1. Dokumentenarchiv

1.1. Erfassen

Erfassen Sie Papierdokumente durch Scannen und digitale Dokumente durch Importieren.

Papierdokumente

  • Scannen von Dokumenten und Bildern mit lokal angeschlossenen Standard-Scannern und Netzwerkgeräten
  • Schnittstellen zu ScanSnap und Sceye
  • Stapelscan für ein- und mehrseitige Dokumente mit manuellen und automatischen Trennfunktionen
  • Unterstützung verschiedener OCR-Texterkennungen. Die Ausführung der OCR im Hintergrund spart dabei Zeit beim Scannen.
  • Automatisches Einlesen der Attribute vom Papierdokument mittels Texterkennung und Barcodes (nur Enterprise-Version)

Digitale Dokumente

  • Dateien per Drag&Drop aus dem Windows Explorer in den Office Manager schieben oder Dokumente vom Windows Explorer an den Office Manager senden
  • Import ganzer Verzeichnisstrukturen
  • Dateien aus der Zwischenablage einfügen
  • E-Mails aus Outlook, IBM Notes, Thunderbird und anderen Mailprogrammen importieren
  • Automatisierte Fax-Archivierung (nur Enterprise-Version)
  • Internetseiten vom Browser übernehmen und als Link verwalten oder den derzeitigen Stand archivieren

1.2. Ablegen

Speichern Sie digitale und digitalisierte Papierdokumente in einem gemeinsamen Archiv.

Katalogisierung & Speicherung

  • Katalogisierung und Verschlagwortung der erfassten Dokumente: Zuordnung zu Projekten, Kunden, Gruppen und anderen Datenfeldern
  • Office Manager erlaubt die gleichzeitige Zuordnung der Dokumente zu beliebigen und beliebig vielen Kategorien.
  • Frei definierbare Archivstrukturen und Tags: Projekte, Kunden und beliebige andere Zuordnungen.
  • Langzeitarchivierung im schreibgeschützten Datenbereich, Auslagerung alter Dokumente (nur Enterprise-Version)
  • Speicherung der Archivdatenbank im Microsoft Access-Format und im SQLite-Datenbankformat
  • Speicherung der Archivdatenbank auf MS SQL- und MySQL-Servern (nur Enterprise-Version)

Archivierung steuerrelevanter Dokumente (GoBD-Archiv)

  • Dokumentenrevision mit Bestätigung unveränderter Dokumente und Nachvollziehbarkeit zulässiger Bearbeitungen
  • Revisionssichere Archivierung mittels PDF-Verschlüsselung und Signierung, PDF/A-1b, sowie optionale Speicherung auf WORM-Datenträgern.
  • Automatische Erfassung der Rechnungsdaten aus importierten ZUGFeRD-Rechnungen
  • Abgleich des Belegarchivs mit dem Lexware-Buchhalter sowie Übernahme der Buchungsinformationen
  • Abgleich des Belegarchivs mit DATEV-Exportdateien sowie Übernahme der Buchungsinformationen (nur Enterprise-Version)

1.3. Verwalten

So arbeiten Sie im Office Manager mit erfassten Dokumenten.

  • Dokumente erstellen, bearbeiten, ansehen, drucken und zusätzliche benutzerdefinierte Befehle
  • Notizen zu Dokumenten erfassen
  • Direktzugriff auf Dateien, die einer E-Mail anliegen oder in komprimierten Archivdateien (z. B. ZIP) enthalten sind
  • Dokumentvorlagen für das schnelle Erstellen von Briefen, Angeboten, Rechnungen, ...
  • E-Mail-Versand der Dokumentdateien mit dem Standard-Mailprogramm
  • Integrierte Vorschau für Acrobat PDF, E-Mail, Text, Grafikdateien, Windows-Miniaturansicht sowie mittels COM-Automatisierung und Aufruf externer Programme
  • Erstellung von Dokument-Datenträgern (CD, DVD, Blu-ray Disc, UDF) mit Übersichtstabelle, Export in ZIP-Archive und andere Komprimierungsformate
  • Dokumentattribute mittels Drag&Drop ändern
  • Dokumentverknüpfung mit Kontakten aus Outlook, dem Windows-Adressbuch und Windows-Kontakten
  • Archive austauschen und synchronisieren, z. B. ein Notebook für die Geschäftsreise vorbereiten
  • Automatische, individuelle Vergabe von Attributen, beispielsweise der Belegnummer
  • PDF-Dokumente stempeln und kommentieren

1.4. Suchen

Recherchieren Sie detailliert nach Dokumenten und lassen Sie sich diese binnen Sekunden anzeigen.

  • Datenbankgestützte Volltextsuche in den Dokumentinhalten und -Attributen
  • Suche mit Jokerzeichen, Und/Oder-verknüpfte Suche
  • Dokumente fixieren und somit im Zugriff behalten
  • Verwendung der SQL-Volltextsuche mit Fuzzylogik in SQLite und MS SQL-Archiven
  • Suche in Dateiattributen, wie Größe, Datum und Seitenzahl
  • Abfrage von Dokumenten über Projekte, Gruppen, Dokumenttypen, Datumsbereichen u. a.
  • Dokumente gruppieren, sortieren, kombinieren und miteinander verknüpfen
  • Indexierung von E-Mail-Anlagen und Dateien in komprimierten ZIP-Archiven
  • Komplexe Datenbankabfragen mit Standard-SQL, benutzerdefinierbares Menü mit häufigen Abfragen
  • Schnelle Datenbankabfragen mit Server-Unterstützung (nur Enterprise-Version)

DMS für unterwegs

2. Sicherheit

  • Administrationsfunktionen für die Netzwerksicherheit
  • Lokales Administrationstool für die Benutzerkontensteuerung ab Windows Vista
  • Schreibschutz gegen unbeabsichtigte Änderungen am Dokument
  • Schutz von PDF-Dokumenten vor Änderungen
  • Sicherheitsgrundregeln für den Dokumentenzugriff
  • Protokollierung von Zugriffen und Dokumentbearbeitungen

Benutzer & Mitarbeiter

  • Installation auf Clients oder zentral auf dem eigenen Server
  • Aufgabenplanung für beliebige Anwender, Erinnerung an fällige Tätigkeiten
  • Umfangreiche Rechteverwaltung mit individueller Zugriffskontrolle (insbesondere in der Enterprise-Version)

3. Schnittstellen und Anwendungsprogramme

Office Manager bietet Schnittstellen zu vorhandenen IT-Anwendungen im Unternehmen sowie die Steuerung dokumentenorientierter Anwendungsprogramme.

  • Applikationsneutral, Zusammenarbeit mit beliebigen dokumentorientierten Programmen
  • Bearbeiten der Dokumente wahlweise mit der Windows-Standardanwendung, einer ausgewählten Anwendung oder mit benutzerdefinierbaren Funktionen
  • Makros in OmAPI und Pascal, DDE und COM-Automatisierung
  • Schriftkopf-Generierung für AutoCAD- und MegaCAD-Zeichnungen
  • Erweiterte CAD-Funktionen (z. B. AutoCAD, Autodesk Inventor und MegaCAD)
  • Assistent für die automatische Programmeinrichtung
  • Integrierte RTF-Textverarbeitung

4. Umfangreiches Recherche- und Support-Tool

5. Sonstige Leistungsmerkmale

  • Ausgabe von Dokumentenreports und Übersichtstabellen
  • Konfigurierbare Menüs und Tabellen
  • Layout-Designer für die Benutzeroberfläche
  • Unicode-kompatibel

Siehe auch:

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