Belege mit KI katalogisieren
Dokumente werden in der Archivdatenbank mit mehreren Eigenschaften beschrieben, um diese zum Beispiel schnell zu finden und die Aufbewahrungsfristen festzulegen. Eigenschaften sind unter anderem der Dokumentenname, das Belegdatum, eine Kategorie und das Projekt oder Buchungsjahr. Wenn Sie eine Datei importieren oder eine Papiervorlage scannen, öffnet sich eine Eingabemaske, in welcher Sie das Dokument beschreiben können.
Automatisiere Datenerfassung
Ihre DMS-Lösung bietet mehrere Methoden, um Dokumente automatisch zu beschreiben. Dies spart viel Fleißarbeit bei der täglichen Archivierung.
Die Import- und Scanprofile legen fest, welche Methoden für unterschiedliche Dokumentquellen ausgeführt werden. Aktivieren Sie für die "Intelligent Document Recognition (IDR)" bitte die Dokumentenerkennung "KI - Generative Pre-trained Transformer".
GPT konfigurieren
Die KI wird bei Bedarf In den Programmeinstellungen angepasst. Für Textdokumente ist die Funktion "Dokumentenerkennung" und für Fotos sowie andere Bilder die "Bilderkennung" zuständig. Sie können dort Änderungen vornehmen, um die Ergebnisse für Ihre Anforderungen und Wünsche zu optimieren. Konfigurieren Sie die Anfrage so, dass die Antwort im JSON-Format zurückgegeben wird oder eigene Textzeilen für die gewünschten Datenfelder beinhaltet: Feldname=erkannter Wert. Nutzen Sie die Standard-Benutzerrolle als Vorlage für Ihre Änderungen.
Dokumententext oder -Abbild verarbeiten
Für PDF-Dokumente können Sie bei Nutzung der programminternen KI festlegen, ob das Dokument als Text oder als Bild erkannt wird. Wenn in den Einstellungen für "Dokumentenerkennung" ein visuelles Modell hinterlegt ist, sendet das DMS ein Abbild der ersten Dokumentenseite. Ist kein visuelles Modell hinterlegt, wird der Text extrahiert und an die KI gesendet.
Die Bildverarbeitung hat den Vorteil, dass die KI auch das Dokumentenlayout sieht und die einzelnen Metadaten, wie Belegdatum, Betrag, Kategorie sowie Absende- und Empfangsadresse besser erkennen kann. Nachteil ist, dass nur die erste Seite gesendet wird.
Nachträgliche Erkennung
Über Menü Bearbeiten | Dokument | Erkennen | Dokumentenerkennung lässt sich Erkennungsmethoden auch nachträglich ausführen. Markieren Sie die gewünschten Dokumente in der Tabelle und rufen Sie den Menübefehl auf.
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