Felder definieren

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Dokumentattribute definieren

Sie können hier die Datenbankstruktur des geöffneten Archivs an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: neue Attribute hinzufügen, überflüssige löschen, die Bezeichnung ändern und den Eingabestil, z. B. Listenauswahl, festlegen.

Melden Sie sich bitte als Office Manager-Administrator an und wählen Sie anschließend den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren:

Dokumentattribute definieren

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Um ein neues Datenfeld hinzuzufügen, klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie die im Folgenden beschriebenen Daten ein. Spezielle Felder für Datei- und E-Mail-Attribute erstellen Sie mit Klick auf den Pfeil des Schalters Neu (unter XP bitte mit der rechten Maustaste auf den Schalter klicken).

Seite "Ansicht"

Beschreibung: die im Programm sichtbare Bezeichnung

Eingabestil: die Art, wie Daten erfasst werden

Erweitert: zum Beispiel für Währungsfelder

Mehrfachauswahl: Möglichkeit, ein Dokument z. B. mehreren Projekten zuzuordnen

Liste automatisch erweitern

Globale Liste für alle Archive

Dateimaske für den Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste"

Format für Kontaktlisten

Eintrag im Menü Suchen | Attribute

Eingabe erforderlich: das Attribut darf nicht leer sein

Eindeutiger Wert: Daten sollen im Archiv bzw. Buchungsjahr nur einmal vorkommen

Seite "Feldeigenschaften"

Feldname: programminterner Name des Datenbankfeldes

Datentyp: Felder für Zeichen, Zahlen, Datum u. a.

Feldgröße: maximale Zeichenanzahl für den Datentyp Zeichenkette ein

Kommentar: beliebige Hinweise

Seite "Feldwerte"

Attribut-Vorgabewerte für neue

und bestehende Dokumente

Siehe auch Vorgabewerte für Dokumentattribute

Seite "Sicherheit"

Feld ist sichtbar für: Datenfeld für unberechtigte Anwender verbergen

Berechtigung zum Bearbeiten

Die Sicherheitseinstellungen können mit Strg-C kopiert und mit Strg-V eingefügt werden.

Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, um das Feld zu speichern.

Tipp: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Archivdatenbank, bevor Sie die Felder ändern.

Für eine bessere Performance sollten Sie nur die Felder anlegen, die Sie auch verwenden. Geben Sie die Feldgröße nicht unnötig groß an.

Siehe auch

Beispiel "Datenfeld Kunde"

Layoutdesigner

Auswahllisten bearbeiten

Dateiabhängige Dokumentattribute

Hinweise zur Enterprise-Version