Office Manager DMS-Support

Öffnen Sie bitte die Menüseite Ansicht und aktivieren Sie die Option Datensätze in den Speicher laden, s. a. Benutzerhandbuch.

Markieren Sie bitte ein Dokument in der Tabelle und klicken Sie im Start-Menü auf Vorschau. Die Vorschau kann neben der Tabelle oder in einem eigenen Fenster dargestellt werden, siehe auch Video.

Hierfür gibt es mehrere mögliche Ursachen:

• Das Hauptmenü wurde bereits angepasst und einzelne Befehle verschoben oder entfernt. Auch bei Upgrades werden gelegentlich die Befehle angepasst, sodass die Dokumentation bereits die neue Position beschreibt, der Befehl bei Ihnen aber noch an der alten Stelle zu finden ist. Setzen Sie das Menü dann in den Auslieferungszustand zurück oder passen Sie die einzelnen Befehle an.
• Die Funktion ist in Ihrer DMS-Edition nicht verfügbar. In der Programmhilfe und dem interaktiven Screenshot können Sie prüfen, in welchen Editionen die Funktion möglich ist.
• Ihr Systemadministrator hat den gewünschten Menübefehl gesperrt.

Office Manager DMS verwendet die zum Betriebssystem möglichst gut passende Sprache. Im Menü Ansicht | Anpassen können Sie die Sprache aber auch manuell wählen. Falls dies nicht funktioniert, dann melden Sie sich unter Windows bitte mit Administratorrechten an und versuchen Sie es erneut.

Um sicherzustellen, dass die deutsche Sprache bei allen Benutzern des Computers verwendet wird, können Sie die Fremdsprachdateien entfernen: Löschen Sie dazu bitte im Programmverzeichnis (z. B. C:\Programme\Krekeler\Office Manager DMS\) die Datei om.EN und ev. om.PL. Das Programm startet dann immer auf Deutsch.

Aktivieren Sie bitte den hierfür optimierten GoBD-Archivmodus.

Die Dokumentvorlagen sind in Office Manager DMS immer vom selben Dateityp, wie die Dokumente selbst. Verwenden Sie also beispielsweise bei MS Word keine *.dot, sondern ene *.docx-Vorlagendateien. Beachten Sie bitte auch das Kapitel Dokumentvorlagen im Handbuch.

Auf Laufwerk "G:" liegen Verknüpfungen, die auf Dateien von "C:" verweisen. Das Dokumentenmanagement importiert immer die Zieldatei, auf welche die Verknüpfung verweist.

Geben Sie bitte den Dokumententyp für das Erstellen neuer Dateien frei, wenn eine Acrobat-Vollversion installiert ist.

Überprüfen Sie bitte die Einstellungen, siehe Checkliste.

Sie können das Einblenden des Dialoges in den Importprofilen ein- und ausschalten. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Optionen | Einstellungen und markieren Sie links die Kategorie Importieren | Profile. Doppelklicken Sie auf "[Standard]", bzw. auf das für die entsprechenden Dateien zuständige Profil. Deaktivieren Sie die Option Eigenschaftendialog für neue Dokumente öffnen.

Klicken Sie bitte links im Projektnavigator mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Projekt und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Projekte | Eigenschaften. Geben Sie die neue Bezeichnung ein und klicken Sie auf OK. Die zugeordneten Dokumente werden automatisch aktualisiert. Im Navigator können Sie auch einen Eintrag mit den Dokumenten verschieben, indem Sie die Strg-Taste festhalten.

"Write once read multiple"-Datenträger stellen eine zuverlässige und anerkannte Möglichkeit dar, um Anforderungen an die Revisionssicherheit zu erfüllen. Beachten Sie bitte den ausführlichen Supportartikel für RDX-WORM.

Sie haben vermutlich ein weiteres Filterkriterium eingegeben. Klicken Sie bitte im Menü Start | Suchen auf Felder leeren, um den Filter zu löschen. Geben Sie dann den Suchbegriff erneut ein.

Klicken Sie im Eingabefeld Volltext bitte auf das Fragezeichen, um die Hilfe zur von Ihnen verwendeten Volltextsuche zu öffnen. Die verschiedenen Datenbankformate unterscheiden sich hier im Detail. Prüfen Sie auch, welche Wörter zu einem Dokument indexiert sind und beachten Sie die Einstellungen. Siehe dazu: Volltextindex-Info.

Lassen Sie sich die zuletzt hinzugefügten Dokumente zeigen. Wählen Sie dazu den Menübefehl Start |Suchen | Weitere | Zuletzt hinzugefügt. Die Tabelle enthält dann die letzten 15 Dokumente, die Sie archiviert haben. Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, um auch die Dokumente der anderen Anwendenden zu sehen. Mit Strg lässt sich die Anzahl der Dokumente festlegen.

Ändern Sie bitte die Option Speichertransfer und versuchen Sie es erneut. Siehe auch Dialogscan | Erweiterte Funktionen | Speichertransfer.

Im Menü Datei | Optionen | Einstellungen können Sie das gewünschte Programm auf der Seite Volltextindex | OCR aktivieren. Falls Sie keine besondere Software installiert haben, dann können Sie Windows RT oder Tesseract verwenden, welches zusammen mit unserem Archivierungsprogramm installiert wird. Beachten Sie bitte auch die Support-Artikel zum Thema OCR.

Die OCR-Texterkennung der Scannersoftware oder des DMS muss aktiviert sein. Ein häufiger Fehler liegt auch in der nachträglichen Änderung des Scanverzeichnisses: beim Import in das Archiv wird dann nicht mehr erkannt, dass es sich um ein gescanntes Dokument handelt. Sie hierzu in den ScanSnap-FAQ.

Installieren Sie bitte eine Sceye-Treibersoftware ab Version 4.0, die Fehlermeldung erscheint bei älteren Treibern.

Markieren Sie im Scandialog des Dokumentenmanagers bitte die Option Benutzeroberfläche des Scanners öffnen und klicken Sie auf Scannen. Der Canon Twain-Dialog wird geöffnet. Klicken Sie auf den Schalter Mehr und anschließend auf Filter. Aktivieren Sie die Option Randentfernung. Klicken Sie auf die Mausschaltflächen OK, OK, und Scannen. Die Randentfernung ist jetzt für zukünftige Scans gespeichert.

Geben Sie bereits bei der Erstinstallation ein Datenverzeichnis auf dem Server an, siehe auch Whitepaper zur Netzwerkinstallation.
Falls das Programm bereits lokal installiert ist und Sie auf ein netzwerkgestütztes Dokumentenmanagement umstellen möchten, dann folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Wenn es irgendwie möglich ist, sollte der neue Server den Namen des bisherigen übernehmen. Dies erspart viele Anpassungen.
Zur Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Ja, das ist mit der Enterprise-Edition möglich und empfohlen. Wählen Sie dazu bitte im Menü Datei den Befehl Neues Archiv und folgen Sie den Anweisungen.
Siehe auch PDF-Anleitungen für MS SQL-Server und MySQL.

SQLite-Datenbanken benötigen keinen externen Treiber, für Access sind diese meistens installiert. Für MySQL ist eine DLL erforderlich. Wenn Sie den Microsoft SQL Sever nutzen, dann sollten Sie den "Native Client" installieren, um beste Kompatibilität zu gewährleisten.
Siehe auch Details und Download-Links.

Dies deutet auf eine defekte Access-Datenbank hin. Verwenden Sie zur Reparatur bitte das Microsoft-Tool JetComp.exe, siehe hierzu im Blogartikel.
Tipp: SQLite ist für Einzelplätze die besere Wahl und die Enterprise-Edition kann Archive auch auf SQL-Servern speichern.

Heben Sie bitte den Schreibschutz der Archivdatenbank auf.

Sichern Sie vor dem Update das Verzeichniss der gemeinsamen Dateien mit den Archivdatenbanken. Wählen Sie anschließend den Menübefehl Hilfe | Internet | Software aktualisieren. Siehe auch ausführliche Beschreibung im Handbuch.

Wenn Sie Office Manager DMS im Unternehmens-Netzwerk einsetzen, dann sollten systemkritische Funktionen nur für die Administratoren freigegeben werden: zur ausführlichen Beschreibung.

Es handelt sich um eine s. g. Toolup-Datei, mit der Programmeinstellungen und Erweiterungen für das Dokumenten-Management eingerichtet werden. Zur Installation schieben Sie diese Datei per Drag&Drop auf die Dokumententabelle und wählen (Dateiname) installieren. Nutzen Sie dieses Dateien nur, wenn sie von einem vertrauenswürdigen Absender stammen.