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FAQ zur Archivierungssoftware Office Manager: Volltextsuche

1. Abfrage der indexierten Wörter eines Dokuments

1.1. Manuelle Abfrage

Melden Sie sich bitte als Programm-Administrator an, wählen Sie dazu den Befehl Datei | Optionen | Administrator. Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Archivtabelle und wählen Sie anschließend den Befehl Info Volltextindex im Menü Administrator.

Im zweiten Abschnitt "Wörter des aktuellen Dokuments" finden Sie alle indexierten Wörter. Der Abschnitt ist leer, falls derzeit eine Index-Aktualisierung stattfindet (Fortschrittsbalken links am unteren Fensterrand). Warten Sie dann bitte bis die Aktualisierung abgeschlossen ist.

Bei SQLite-Archive und MS SQL sehen Sie vermutlich den Hinweis, dass das Datenfeld gesperrt ist. Beachten Sie hierfür bitte den Blogartikel Volltextindex einsehen und erweitern.

1.2. Wortanzahl in der Archivtabelle einblenden

Screenshot der Tabelle mit Spalte "Wörter"

Sie können die Anzahl der indexierten Wörter auch in der Dokumententabelle einblenden. Dies ermöglicht unter anderem eine Kontrolle der OCR-Texterkennung nach dem Scannen:

  1. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank | Anpassen den Eintrag Felder definieren.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil des Schalters oder mit der rechten Maustaste auf den Schalter Neu.
  3. Klicken Sie im Untermenü Felder für Dateiattribute auf Wörter (filewordcount) und anschließend auf Übernehmen (s. a. Handbuch).

Die Spalte Wörter wird der Tabelle hinzugefügt. Beachten Sie bitte, dass die Daten erst bei einer Volltextindexierung aktualisiert werden. Bei den bereits archivierten Dokumenten ist die jetzt noch Spalte leer. Um die Wortanzahl für alle Dokumente zu aktualisieren:

  1. Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen.
  2. Wechseln zur Seite Volltextindex.
  3. Klicken Sie auf den Mausschalter Index neu erstellen. Bei umfangreichen Dokumentenarchiven kann diese Funktion sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

2. Warum finde ich Dokumente nicht im Volltextindex?

Prüfen Sie zuerst mit der oben beschriebenen manuellen Abfrage, ob die gesuchten Wörter im Index vorhanden sind.

  • Wenn ja, dann haben Sie vermutlich zusätzliche Daten in den Suchfeldern eingegeben. Klicken Sie bitte im Menü Start auf Felder leeren und versuchen Sie es erneut.
  • Falls keine Wörter indexiert wurden, dann prüfen Sie bitte die Einstellungen. Beachten Sie bei gescannten Papierdokumenten bitte auch, dass eine OCR-Texterkennung erforderlich ist.
  • Die Texterkennung kann so eingestellt sein, dass sie zeitsparend im Hintergrund ausgeführt wird. Die Erkennung ist dann kurz nach dem Scan noch nicht erledigt - warten Sie ca. eine Minute und klicken Sie erneut auf Suchen, um die Daten frisch abzurufen.