Office Manager Dokumentenmanagementsystem

FAQ: Fujitsu ScanSnap und Office Manager DMS

Diese FAQ behandeln die Dokumentenarchivierung zusammen mit dem Office Manager. Beachten Sie bitte auch die allgemeinen ScanSnap-FAQ.

Antworten auf häufige Fragen

? Ich muss nach jedem Scan den Dateinamen bestätigen. Kann ich das abschalten?

Ja, die Abfrage kann deaktiviert werden: Öffnen Sie bitte den ScanSnap-Manager. Wechseln Sie auf die Seite Speichern und entfernen Sie die Markierung bei Datei nach Scan umbenennen.

Falls Sie im Office Manager die OCR-Texterkennung "ABBYY FineReader for Fujitsu ScanSnap" eingestellt haben und die Rückfrage jetzt immer noch kommt, dann starten Sie bitte den FineReader. Entfernen Sie auf der Seite Scan to Searchable PDF den Haken bei der Option Dateiname vor dem Speichern ändern.

? Gescannte Dokumente werden beim Import nicht für die Volltextsuche indexiert, warum?

Der Text auf digitalisierten Papierdokumenten muss mit Hilfe von OCR erkannt werden, um der Archivsoftware eine Volltextrecherche zu ermöglichen. Die OCR kann direkt von der Scanner- oder von der Archivsoftware durchgeführt werden:

OCR Im ScanSnap-Manager aktivieren

Klicken Sie bitte in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das ScanSnap-Symbol S und wählen Sie Einstellungen der Scan-Taste. Auf der Seite Dateiart markieren Sie die Option In durchsuchbare PDF konvertieren:

ScanSnap-Manager, Seite Dateiart

Hier stellen Sie auch die Erkennungssprache ein und legen fest, ob nur die erste oder alle Seiten erkannt werden sollen. Beim Aktivieren der OCR werden Sie darüber informiert, dass diese sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Sie viel scannen, dann sollten Sie einen Vorteil der Office Manager-Archivierungssoftware nutzen: diese kann die Texterkennung alternativ im Hintergrund ausführen während Sie den Rechner für andere Arbeiten verwenden oder weitere Papierstapel verarbeiten:

OCR im Office Manager aktivieren

Für eine ordnungsgemäße Installation folgen Sie bitte zuerst unserer PDF-Kurzanleitung. Schalten Sie aber die Texterkennung des ScanSnaps aus: deaktivieren Sie dazu die Option In durchsuchbare PDF konvertieren (siehe obige Anleitung). Prüfen Sie unbedingt, ob die Einstellungen des ABBYY FineReader korrekt sind.

  1. Wählen Sie anschließend im Office Manager-Menü Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie auf die Seite Volltextindex | OCR. Bei OCR-Software wählen Sie bitte "ABBYY FineReader for Fujitsu ScanSnap".
  2. Öffnen Sie die Einstellungsseite Importieren | Verzeichnisse. Doppelklicken Sie auf "Fujitsu ScanSnap an Rechnername" und wechseln Sie dort zur Seite Makros.
  3. Im Kombinationsfeld Nach Speichern wählen Sie bitte "OCR-Texterkennung" aus der Liste. Klicken Sie in beiden Dialogen auf OK. Programmintern wird das Makro {AddSysTask:1100,{Doc:DocID},60} übernommen.
Die OCR wurde im Office Manager aktiviert, funktioniert jetzt aber nicht mehr

Sie haben vermutlich die Verzeichniseinstellungen geändert: beim Import in das Archiv wird nicht mehr erkannt, dass die PDF-Dokumente vom ScanSnap erstellt wurden. Stellen Sie bitte sicher, dass die Verzeichniseinstellungen vom Office und ScanSnap Manager übereinstimmen. Öffnen Sie dazu, wie oben beschrieben, die Import-Verzeichnisdefinition "Fujitsu ScanSnap an Rechnername".

Klicken Sie in der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das ScanSnap-Symbol S und wählen Sie Einstellungen der Scan-Taste. Auf der Seite Speichern unter finden Sie das Verzeichnis, in dem die gescannten PDF-Dateien gespeichert werden. Wählen Sie im Office Manager auf der Seite Verzeichnis bitte den gleichen Pfad aus.

 

? Funktioniert der Office Manager auch mit anderen Scannern?

Selbstverständlich! Der Office Manager beinhaltet als professionelle Archivierungssoftware verschiedene Schnittstellen für die Digitalisierung papiergebundener Dokumente. Sie können so ziemlich jeden Scanner über Twain oder WIA verwenden. Zusätzlich ist es möglich, die Dateien von selbsttätig arbeitenden Netzwerkscanner über definierte Verzeichnisse zu importieren.

? Wie wird der Netzwerk-ScanSnap N1800 für die Archivierung eingerichtet?

Der im Office Manager enthaltene Einrichtungsassistent berücksichtigt nur lokal angeschlossene Scannermodelle, wie z. B. iX500 oder S1500. Für die Verwendung eines Netzwerkscanners werden temporäre Verzeichnisse auf dem Dateiserver angelegt. Der Scanner speichert hier die digitalisierten Papierdokumente ab. Office Manager überwacht die Verzeichnisse und importiert die fertigen PDF-Dateien. Für die Konfiguration folgenden Sie bitte unserer Anleitung für den N1800.