Scan-Profile

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Scan-Profile

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Vordefinierte Scan-Profile
Für TWAIN- und WIA-kompatible Geräte sowie für ScanSnap

Die Profile ermöglichen Ihnen eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten. Sie können beispielsweise Profile für einseitige und mehrseitige Dokumente erstellen, das Gerät mit seinen Einstellungen definieren, sowie die Bildverbesserungs- und die OCR-Optionen festlegen.

Profile verwenden

Zum Scannen mit Profilen wechseln Sie bitte zur Menüseite Erstellen und klicken auf den Schalter Scanprofile:

Popupmenü Scannen

Das Untermenü enthält die Liste der vorhandenen Profile. Klicken Sie auf einen Eintrag, um mit diesem Profil zu digitalisieren.

Mit Scanprofile bearbeiten können Sie neue Profile erstellen und die vorhandenen ändern.

Hilfe öffnet dieses Hilfekapitel.

 

Alternativ zum Menü können Sie auch Kurztasten verwenden. Im obigen Bild ist beispielsweise die Tastenkombination Umsch+Strg+E für das Profil "Einzelblatt einseitig" definiert.

Wenn sich die Maus im Menü auf einem Profil befindet, wird in der Statuszeile (unterer Rand des Hauptfensters) eine Info mit den Scanoptionen gezeigt:

Fußzeile mit Profil-Info

Die Kurztasten und Hinweise können Sie beliebig definieren.

Profile erstellen

Wählen Sie bitte, wie oben beschrieben, den Befehl Scanprofile bearbeiten oder öffnen Sie die Seite Scannen | Profile in den Programmeinstellungen:

Einstellungen - Scanprofile

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

 

Die Liste zeigt alle derzeit definierten Profile. Klicken Sie bitte auf:

Neu um ein neues Profil zu erstellen,

Kopieren zum Kopieren des markierten Eintrags,

Bearbeiten zur Bearbeitung des markierten Eintrags,

Löschen zum Löschen des markierten Eintrags.

Wenn die Option Möglichst als PDF/A archivieren markiert ist und die gescannten Dokumente als Acrobat-Datei gespeichert werden, dann wird das PDF/A 1b-Format verwendet. Diese Option gilt für alle Scanvorgänge. Beachten Sie bitte, dass eine OCR-Texterkennungssoftware den PDF/A-Modus wieder aufheben kann.

Eigenschaften der Scanprofile

Nach Klick auf Neu oder Bearbeiten können Sie das Profil definieren:

Scanprofil-bearbeiten

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Geben Sie bitte eine aussagekräftige Beschreibung ein, mit der das Profil im Scanner-Menü gelistet wird.

In der Liste Scanner auf der Registerkarte Scanner wählen Sie das zu verwendenden Gerät aus. Hier werden alle installierten TWAIN- und WIA-Treiber sowie der ScanSnap aufgeführt. Die weiteren Einstellungen auf dieser Seite unterscheiben sich je nach verwendetem Gerät: ScanSnap oder TWAIN/WIA.

Wenn Benutzeroberfläche des Scanners öffnen markiert ist, können Sie vor dem Scannen noch die Treibereinstellungen des Geräts anpassen. Ist die Option nicht markiert, geben Sie bitte hier die Auflösung und den Modus an. Graustufen- und Farbbilder können anschließend automatisch in schwarz/weiß konvertiert werden. Je nach Beleg kann dies bessere Ergebnisse bringen, als ein direkter Scan in schwarz/weiß (s. a. erweiterte Einstellung).

Bei Geräten mit automatischem Dokumenteneinzug können Sie die Optionen Einzelblatteinzug und Automatisch einziehen vorgeben.

Wenn Duplex markiert ist, wird -sofern vom Gerät unterstützt- die Vorder- und Rückseite der Papiervorlage gleichzeitig erfasst.

Beim Scannen von Textdokumenten sollten Sie eine Auflösung von mindestens 300dpi einstellen und auf der Registerseite Allgemein die Option Volltextsuche ermöglichen aktivieren. OCR erkennt den Text und ermöglicht so eine spätere Volltextsuche. Siehe auch OCR-Einstellungen.

Die Option Eigenschaftendialog öffnen wird i. d. R. markiert, damit Sie die Dokumentattribute, wie Name und  Projekt nach dem Scannen eingeben können. Es gibt aber auch Möglichkeiten, diese Attribute automatisch zu vergeben:

Markieren Sie vor dem Scannen ein Projekt im Navigator, um das Dokument diesem zuzuordnen.

Gruppieren Sie die Dokumenttabelle.

Auf der Seite Feldwerte können Sie die Standard-Dokumentenerkennung aktivieren und Makrovariablen verwenden.

Stapelscan einrichten

Öffnen Sie bitte die Registerseite Stapel:

Scanprofil - Stapel

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Feste Seitenzahl

Wenn Sie einen Stapel mit mehreren einseitigen Dokumenten scannen möchten, dann aktivieren Sie bitte die Optionen Mehrere Dokumente im Stapel scannen und Feste Seitenzahl. Geben Sie eine Seitenanzahl von 1 ein. Beim Scannen mit diesem Profil wird dann für jede Seite ein neues Dokument erstellt, bis der Einzug leer ist. Beim Duplex-Scan wird in der Regel die Seitenanzahl = 2 eingestellt, weil Vorder- und Rückseite erfasst werden. Sie können selbstverständlich auch eine andere Seitenzahl verwenden, sofern alle Dokumente im Stapel dieselbe Seitenzahl haben.

Manuell trennen

Bei einem Stapel mit mehreren Dokumenten unterschiedlicher Seitenzahl, empfiehlt sich die manuelle Methode. Bei so einem Scanprofil wird nach dem Einlesen ein Dialogfenster mit den Vorschaubildern der einzelnen Seiten eingeblendet. Sie markieren dann mit der Maus, vor welchen Seiten jeweils ein neues Dokument beginnt.

Seiten können Sie mit der Maus per Drag&Drop verschieben und im lokalen Popupmenü (Rechtsklick) löschen. Hier können Sie auch die Vorschaugröße anpassen.

Nach einem Klick auf OK werden die einzelnen Dokumente erstellt und im Eigenschaftendialog beschreiben.

Stapelscan mit Barcode-Trennung

In der Enterprise-Version haben Sie auch die Möglichkeit, Trennblätter zwischen die Dokumente legen und den gesamten Stapel zu scannen. Die Archivierungssoftware erstellt nach jedem Barcode-Trennblatt ein neues Dokument.

Für erste Tests verwenden Sie bitte die Standardeinstellungen: Markieren Sie Standard-Barcode und klicken Sie auf Drucken. Drucken Sie einige Trennblätter auf leerem weißen Papier aus.

Stellen Sie anschließend einen Stapel Dokumente zusammen: Dokument 1 - Barcodetrennblatt - Dokument 2 - Barcodetrennblatt ... Dokument n.

Speichern Sie das Profil bitte mit Klick auf OK ab. Legen Sie den Stapel in den Einzelblatteinzug ein und wählen Sie im Hauptmenü das Profil aus. Der Stapel wird eingezogen und die digitalen Dokumente in das Archiv übernommen.

Heben Sie die Trennblätter auf, damit Sie diese für den nächsten Stapel verwenden können.

Scanvorgang fortsetzen

Nur für Fujitsu ScanSnap zur Verarbeitung großer Papierstapel. Sobald der Einzelblatteinzug abgearbeitet ist, wartet die Scansoftware auf Ihre Bestätigung: Sie können dann weitere Seiten in den Einzug legen und diese mit Scan fortsetzen dem Stapel hinzufügen oder mit Scan beenden den Vorgang abschließen. Wenn diese Option nicht markiert ist, wird der Scanvorgang abgeschlossen, sobald das letzte Blatt eingezogen ist.

Siehe auch

Manuelles Scannen ohne Profil

Scannen mit Dokumentenscanner

Geraderücken

Papierformate definieren

Feldstandardwerte

Übersicht Importfunktionen

Eigenschaftendialog