PDF-Dokumente schützen

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PDF-Dokumente schützen

PDF-Dokumente vor Änderungen schützen
Menü Bearbeiten | Dokument | Verschlüsseln

Revisionssichere Archivierung

Eine revisionssichere Archivierung ist unter anderem durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und für Belege bis 2014 durch die GDPdU bei steuerrelevanten Belegen vorgeschrieben. Sie müssen sicherstellen, dass ein Dokument nicht mehr verändert/manipuliert wird. Dies kann beispielsweise durch Speicherung auf entsprechenden Medien (Hardwareschutz) oder durch digitale Signierung bzw. Verschlüsselung (Softwareschutz) geschehen.

Beachten Sie bitte, dass es derzeit keine explizite Zulassung eines Verfahrens für die Revisionssicherheit durch die Finanzbehörden gibt. Wir gehen davon aus, dass der hier verwendete Softwareschutz mit Verschlüsselung unter Verwendung eines Zufallskennwortes die Anforderungen erfüllt. Es kann hierfür aber keine Garantie übernommen werden.

Dokumente verschlüsseln

Markieren Sie bitte die gewünschten Acrobat-Dokumente in der Tabelle und wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten | Dokument | Verschlüsseln. Die Dateien werden nun verschlüsselt und mit dem Kennwortschutz versehen. Das Kennwort ist niemandem bekannt, der Schutz kann nicht mehr aufgehoben und das Dokument nicht mehr geändert werden!

Dokumentsicherheit

Sicherheitsinformation eines geschützten Dokuments

In der Dokumententabelle sind geschützte Dokumente (verschlüsselt und Änderung nicht zulässig) mit dem Schlosssymbol Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Dokumente automatisch verschlüsseln

Im Scandialog und den Profilen können Sie die Option PDF-Dokument schützen markieren. Der Schutz wird dann nach dem Scan bzw. nach der OCR-Texterkennung aktiviert.

Die Funktion Dokument archivieren führt die Verschlüsselung automatisch aus, wenn die entsprechende Option in den Programmeinstellungen markiert ist.

Mit Hilfe der Makro-Funktion PDFProtectDocument können Dokumente z. B. direkt nach dem Import geschützt werden.

Sicherungskopien

Bevor der Office Manager ein Acrobat-Dokument verschlüsselt, wird bei nicht genauer bekannten PDF-Formaten eine Sicherungskopie erstellt.

Es gibt eine Vielzahl an Programmen und Druckertreibern, die PDF-Dateien erzeugen. Es ist nicht sichergestellt, dass all diese Formate zu den Verschlüsselungsalgorithmen kompatibel sind, die Dateien könnten korrupt und unbrauchbar werden. In einem solchen Fall können Sie die Sicherungskopie (Dateiname_CopyN.pdf) wiederherstellen.

Hinweise

Die Funktion wird nicht ausgeführt, falls das Dokument bereits verschlüsselt ist.

Abhängig von der PDF-Version wird die Verschlüsselungebene 40-bit RC4, 128-bit RC4 oder 128-bit AES verwendet.