Office Manager Dokumentenmanagementsystem

Fujitsu ScanSnap N1800

ScanSnap N1800Der Anfang 2011 erschienene Netzwerkscanner N1800 macht das ScanSnap-Prinzip in Arbeitsgruppen und für die Dokumentenverteilung im Unternehmensnetzwerk verfügbar. Fujitsu bleibt dabei dem Konzept eines spezialisierten Dokumentenscanners treu, ermöglicht mit den neuen Netzwerkfunktionen aber auch ein Senden der gescannten Dokumente an Netzwerkdrucker, Fax und E-Mail-Empfänger.

Die Dokumentenerfassung lässt sich individuell konfigurieren. Verschiedene Aufgaben, wie die Archivierung oder Dokumentenverteilung, werden für einen schnellen Zugriff als Job-Buttons auf dem Touchscreen hinterlegt. Der N1800 arbeitet selbsttätig ohne Twain-Treiber und digitalisierten die Papiervorlagen in das PDF- oder JPeg-Format. Bildverbesserungs- und Texterkennungs-Programme werden direkt auf dem Gerät ausgeführt, es ist keine Softwareinstallation auf den Computern erforderlich.

Archivierungssoftware Office Manager

Bereits seit 2004 unterstützt der Office Manager neben den standardisierten Twain-Scannern auch die Gräte der ScanSnap-Modellreihe. Sämtliche Dokumente, ob digital als Datei oder E-Mail vorliegend oder ehemals papiergebunden, werden in zentralen Dokumentenarchiven gemeinsam verwaltet. Die Volltextrecherche und die Suche über verschiedene Katalogattribute, wie Kunde, Projekt, Belegnummer und Datum, ermöglichen einen schnellen und sicheren Zugriff auf die gewünschten Informationen. Tief untergliederte Verzeichnisstrukturen werden überflüssig und durch eine geordnete Datenverwaltung ersetzt.

Dokumentation: ScanSnap N1800 für die Archivierung konfigurieren

In der folgenden Beschreibung wird davon ausgegangen, dass der Scanner in Deutschland in einem Windows-Netzwerk eingerichtet wird. Die vollständige Netzwerk-Integration muss von einem Administrator mit Kenntnissen über das lokale Firmennetz durchgeführt werden.

Die Anleitung beinhaltet eine Inbetriebnahme des Scanners und Konfiguration für die Archivierung mit dem Office Manager. Die Dokumentation ist aber hilfreich, wenn Sie den N1800 für andere Zwecke verwenden möchten.

1. Vorbereitungen

Festlegung der Login-Methode: Erstellen eines gemeinsamen Benutzerkontos für den Scanner oder individuelle Anmeldung der Mitarbeiter am Gerät. Für die Datenübergabe an das Dokumentenmanagement werden Benutzerverzeichnisses auf einem Dateiserver angelegt und der automatische Archivimport aktiviert.

» Kapitel 1: Vorbereitungen

2. Scanner-Inbetriebnahme

Auspacken, Lieferumfang prüfen, aufstellen, anschließen und erstmals einschalten.

» Kapitel 2: Inbetriebnahme

3. Firmennetzwerk-Integration

Für die Konfiguration in der lokalen Domäne oder Arbeitsgruppe wird ein Installationsassistent über den Farb-Touchscreen bedient. Sie legen einen eindeutigen Gerätenamen fest, wählen die Regionseinstellungen und die Art der Benutzeranmeldung. Dem ScanSnap kann manuell eine statische IP-Adresse oder über DHCP eine dynamische zugewiesen werden.

» Kapitel 3: N1800 in das Netzwerk integrieren

4. Netzwerktest und optionale Software-Installation

Testen der Scanner-Verbindung zum lokalen Netzwerk und Internet, sowie der Verbindung vom Arbeitsplatzcomputer zum ScanSnap. Download des vollständigen Handbuches und optionaler Software aus dem Gerätespeicher.

» Kapitel 4: Tests und Softwareinstallation

5. Einstellungen mit dem Admin Tool

Die weitere Konfiguration kann über den Touchscreen oder mithilfe der Software "Admin Tool" durchgeführt werden. Sie legen den Authentifizierungsserver für die Benutzeranmeldung fest und können die E-Mail-Funktion aktivieren. Für die Dokumentenarchivierung werden die im Kapitel 1 erstellten benutzerspezifische Netzwerkordner hinterlegt.

» Kapitel 5: LDAP und Archivverzeichnisse

6. Dokumente scannen und archivieren

Der ScanSnap N1800 ist jetzt betriebsbereit. Sie können ein Testdokument scannen, die gewünschte Qualität festlegen und den Import in das Office Manager-Archiv testen. Die im Scanner integrierte Texterkennungs- und Bildverbesserungssoftware wird für eine optimale Dokumentenarchivierung eingestellt.

» Kapitel 6: Für digitale Archivierung optimieren

Siehe auch