Office Manager Dokumentenmanagementsystem

FAQ zur Archivierungssoftware Office Manager

Wie kann ich neue PDF-Dokumente innerhalb der Dokumentenverwaltung erstellen?

Adobe Acrobat Dokumente (*.pdf) werden in der Regel mit Hilfe von Text- und Grafikprogrammen erzeugt. Sie erstellen beispielsweise ein Dokument mit Ihrer Textverarbeitung und speichern es dann für die Archivierung als PDF-Datei ab. Manchmal ist es aber auch sinnvoll, ein Acrobat-Dokument direkt aus einer PDF-Vorlage zu erstellen, zum Beispiel bei Formularen.

Ausgangssituation

Wenn Sie im Menü Dokument den Befehl Neues Dokument wählen, dann können Sie den Dokumenttyp "Adobe Acrobat" nicht auswählen. Dieses Verhalten ist voreingestellt, weil häufig nur der Acrobat Reader zur Verfügung steht. Sie können dies ändern, wenn die Acrobat-Vollversion oder eine andere Software zur direkten Bearbeitung von PDF installiert ist:

Acrobat für den Befehl "Neues Dokument" freigeben

Erstellen Sie bitte zuerst eine PDF-Datei, die als Vorlage für neue Dokumente dient. Diese Datei kann leer sein oder bereits Inhalte enthalten. Speichern Sie die Vorlage beispielsweise unter dem Namen "vorlage.pdf". Als Verzeichnis empfiehlt sich der Ordner "Template" unterhalb von gemeinsame Dateien.

Wählen Sie dann im Hauptmenü Datei | Optionen den Befehl Dokumenttyp. Markieren Sie "Adobe-Acrobat" in der linken Tabelle, wechseln Sie zur Registerkarte Befehle und markieren Sie den Befehl "new". Entfernen Sie den Haken bei der Option Befehl verbergen:

Befehl "New" für Acrobat aktivieren

Wechseln Sie anschließend bitte auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben Standardvorlage und wählen Sie den Befehl Vorlagedatei wählen. Im Dateidialog öffnen Sie die zuvor gespeicherte "vorlage.pdf". Schließen Sie das Fenster und beantworten Sie die Frage "Änderungen speichern" mit Ja.