Microsoft Azure Dienste
Office Manager DMS beinhaltet eine Schnittstelle zu den Online-Diensten "Maschinelles Lernen" von Microsoft:
•Formularerkennung für Rechnungen und andere Belege,
•OCR- und ICR-Texterkennung für gedruckte Texte und Handschriften.
Voraussetzungen
Sie benötigen Office Manager Pro oder Enterprise ab Version 23.0 sowie ein Microsoft-Konto für Azure-Dienste. Da die Daten zur Auswertung an eine Drittanbieter-Cloud (Microsoft) übergeben werden, prüfen Sie bitte, ob der Datenschutz dies in Ihrem besonderen Fall zulässt. Für die Nutzung der Cloud-Funktionen können zusätzliche Kosten entstehen.
KI-Funktionen einrichten
Azure Cloud
1.Melden Sie sich im Azure-Portal unter https://portal.azure.com/ an.
2.Klicken Sie auf Ressource erstellen und markieren Sie links die Kategorie "KI + Machine Learning".
3.Die Texterkennung finden Sie unter "Maschinelles Sehen" bzw. "Computer vision", die Formularerkennung (FormRecognizer) unter "Document intelligence".
4.Achten Sie auf die Region und wählen Sie einen Server in Deutschland bzw. in Ihrem Land.
OCR im DMS aktivieren
1.Die Einstellung der OCR (Text- bzw. Handschriftenerkennung) finden Sie im Menü Datei | Optionen | Einstellungen auf der Seite Volltextindex | OCR.
2.Wählen Sie "Azure Read Cloud-OCR/ICR" im Kombinationsfeld OCR-Software und klicken Sie auf den Mausschalter Optionen.
3.Geben Sie die API-Adresse (URL) und den Schlüssel für den Zugriff auf Ihre Cloud-Funktionen ein. Sie finden diesen im Azure-Portal unter dem Punkt "Keys and Endpoints".
Formularerkennung für neue Dokumente
Die Formularerkennung können Sie in den Scan- und Importprofilen verwenden, um neue Belege von der KI beschreiben zu lassen.
1.Wählen Sie in Office Manager DMS den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Seite Profile unterhalb von Scannen oder Importieren.
2.Erstellen Sie ein neues Profil oder öffnen Sie ein vorhandenes.
3.Auf der Registerseite Feldwerte finden Sie das Kombinationsfeld Dokumentenerkennung. Hier können mehrere Erkennungsmethoden aktiviert werden; für die KI markieren Sie bitte "Azure Form Recognizer (Cloud)".
4.Klicken Sie auf den Schalter Optionen und geben Sie die API-Adresse sowie den Schlüssel ein. Sie finden diese im Azure-Portal unter dem Punkt "Keys and Endpoints".
5.Die Option Erkannte Rohdaten zeigen ist während der Entwicklungs- und Testphase des Erkennungsprofils hilfreich, sollte für den Normalbetrieb aber deaktiviert sein.
6.Tipp: Mit den Mausschaltern Kopieren und Einfügen lassen sich die Optionen einfach zwischen verschiedenen Profilen austauschen.
7.Standarddaten, wie das Belegdatum werden immer von der Auswertung übernommen.
8.Zusätzlich können Sie den einzelnen Datenfeldern die erkannten Daten zuweisen. Wählen Sie dazu in der Tabelle Daten für einzelne Felder ermitteln beim gewünschten Feldnamen den Eintrag "{AutoCaptAzureAI:PfadZumWert}" aus der Liste und ersetzen Sie "PfadZumWert" mit der entsprechenden Azure-Variablen (s. o. "Erkannte Rohdaten zeigen").
Zum Beispiel "{AutoCaptAzureAI:analyzeResult.documents[0].fields.CustomerAddressRecipient.valueString}" für den Kundennamen auf einer Rechnung.
Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail importieren, dann wird, sofern vorhanden, die anliegende PDF-Datei an die Formularerkennung übergeben. Azure kann die Mail selbst nicht verarbeiten.