Die Archivdatenbank kann Datenfelder für verschiedene Datei- und E-Mail-Attribute verwalten und diese automatisch aktualisieren. Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren, um diese hinzuzufügen. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Schalter Neu.
Die entsprechenden Befehle des Popupmenüs sind deaktiviert (grau), falls das Feld bereits vorhanden ist.
Dateiattribut |
Archiv-Feldname |
Empfohlene Bezeichnung im Archiv |
Bemerkung |
Besitzer (Owner) |
fileowner |
Dateibesitzer |
Benutzername oder Gruppe 4) |
fileownerfull |
Dateibesitzer |
Domain\Username 4) |
|
username |
Besitzer |
1) |
|
Erstellt am |
filecreate |
Datei erstellt |
4) |
createdate |
Erstellt |
2) |
|
Geändert am |
fileedit |
Datei geändert |
4) |
Letzter Zugriff am |
filelastaccess |
Letzter Dateizugriff |
Zuletzt geöffnet 3) 4) |
Dateigröße |
filesize |
Dateigröße |
4) |
Seitenzahl |
filepagecount |
Seiten |
4), s. a. unterstützte Formate |
Wortanzahl |
filewordcount |
Wörter |
4) 5), s. a. Supportartikel |
Datei-Checksumme |
filehashmd5 |
Datei-Hash |
Mehrfachablagen finden 4) |
Dateischutz, |
fileprotected |
|
Erkennt nur verschlüsselte und signierte PDF 4) |
E-Mail-Empfänger |
mailto |
An |
|
E-Mail-Absender |
mailfrom |
Mail von |
|
E-Mail Anlage vorhanden |
mailattachico |
|
4) |
Liste der E-Mail Anlagen |
mailattachlst |
Anlagen |
4) |
E-Mail Message-ID |
mailmsgid |
Message-ID |
4) 6) |
Letzte Indexierung |
ftiupdate |
Letzte Indexierung |
Dateidatum des letzten Einlesens der Attribute und des Volltextes |
Anzahl Dokumentversionen |
versioncount |
Versionen |
7) |
Geschützt
| 1) | Das Dokumentattribute "username" enthält den Office Manager-Namen des Anwenders, der das Dokument erstellt bzw. importiert hat. |
| 2) | createdate wird beim Hinzufügen des Dokuments von der aktuellen Zeit oder, wenn geeignet, vom Dateidatum "Erstellt" übernommen und später nicht mehr aktualisiert. |
| 3) | filelastaccess hat wenig Aussage, beispielsweise wird das Datum auch aktualisiert, wenn der Office Manager die Seitenzahl einer PDF ermittelt. |
| 4) | Felder werden auch für archivierte Dokumente aktualisiert. |
| 5) | Eine Aktualisierung findet bei den meisten Dateitypen nur während der Volltextindexierung statt. |
| 6) | Die Message-ID wird zusätzlich für die Dublettenvermeidung bei E-Mails verwendet, wenn dieses Datenfeld vorhanden ist und die Hash-Suche keine identische Mail im Archiv gefunden hat. |
| 7) | Das Datenfeld ist nicht von der Datei, sondern von anderen Automatismen abhängig. Zur Aktualisierung ist die Option "Daten-Integrität" der Datenbankpflege vorgesehen. |
Siehe auch
Datenbankpflege, Option Dateiattribute aktualisieren
Makro-Funktion UpdateDocAttributesFromFile