Versionsmanagement

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Versionsmanagement

Der Office Manager kann beliebig viele Versionsstände eines Dokuments verwalten. Wenn Sie beispielsweise eine Preisliste überarbeiten, dann können Sie die alte Preisliste als Versionsstand archivieren.

Dokumentversion archivieren

Markieren Sie bitte das Dokument in der Tabelle und wählen Sie den Menübefehl Erstellen | Neu | Version Icon Nummer. Das Dialogfenster "Dokumentversion" wird geöffnet:

Eigenschaften der Dokumentversion

Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung im Feld Name ein. Umfangreiche Beschreibungen und Notizen können auf der Seite Details erfasst werden.

Der Dateiname wird in der Regel automatisch vergeben, Sie können aber auch auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken und einen Dateinamen festlegen.

Markieren Sie das Optionsfeld Schreibschutz, um die Datei schreibgeschützt zu archivieren und Dokumentdatei komprimieren, um Speicherplatz zu sparen.

Klicken Sie auf OK, um die neue Dokumentversion zu erstellen.

Dokumentversion öffnen

Wenn Sie später auf eine Version zurückgreifen möchten, dann markieren Sie bitte das Dokument in der Tabelle und wählen den Befehl Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften Icon Eigenschaften. Öffnen Sie die Registerseite Versionen:

Tabelle der Dokumentversionen

Markieren Sie die gewünschte Dokumentversion. Mit einem Doppelklick können Sie diese öffnen und mit einem Rechtsklick auf die lokalen Menübefehle zurückgreifen:

Nummer Version: eine neue Version des Dokumentes erstellen.

Eigenschaften Eigenschaften: die Attribute der markierten Version bearbeiten.

Öffnen Öffnen: in das Anwendungsprogramm laden.

Vorschau Vorschau: Dokumentenvorschau zeigen.

Löschen Löschen: die markierte Dokumentversion löschen.

Wenn Sie bereits vorhandene Dateien als Version zu einem Dokument verwalten möchten, können Sie die Datei per Drag&Drop vom Explorer in die oben dargestellte Tabelle importieren.

Hinweise

Versionen können nur in der Ansicht der aktiven Dokumente erstellt oder bearbeitet werden. Das Programm speichert eine Datei-Checksumme in der Datenbank und erstellt einen Protokolleintrag, falls eine Dateiänderung festgestellt wird.

Siehe auch

Erweiterter Import, Versionen per Drag&Drop importieren

Dokumente archivieren

Syntax der Versionsdateinamen