Aufgabenverwaltung
Zum Öffnen der Aufgabenverwaltung wählen Sie den Befehl Ansicht | Anzeigen | Aufgaben oder klicken Sie am unteren Rand der Tabelle auf Aufgaben.
Mit Hilfe der Aufgabenverwaltung können Tätigkeiten zu den Dokumenten verwaltet werden. In der Ansicht Aufgaben können Sie jederzeit einsehen, welche Aufgaben für Sie geplant sind:
Aufgaben filtern
Geben Sie bitte die Suchkriterien, wie Tätigkeitstyp, Priorität oder Termin ein und klicken Sie anschließend auf 
, um die gewünschten Aufgaben anzuzeigen. Oder klicken Sie auf Aufgabe | Suchen | Felder leeren und anschließend auf Suchen, wenn Sie alle Aufgaben sehen möchten. Die Suchfunktionen entsprechen der Suche nach Dokumenten, siehe dazu auch Primäre Suchfelder und Datumssuche.
Fällige Aufgaben suchen
Klicken Sie bitte auf den Mausschalter Aufgabe | Suchen | Termine, wenn Sie alle Tätigkeiten sehen möchten, die bereits überfällig oder heute zu erledigen sind.
Termine und Erinnerungen
Die Tabellenspalte Termin wird farbig dargestellt:
•Rot: Aufgaben an die gerade erinnert wurde.
•Gelb: Überfällige Aufgaben mit Terminen vor dem heutigen Tag.
•Grün: Heute zu erledigen.
•Weiß (bzw. eingestellte Standardfarbe): zukünftig zu erledigende Aufgaben.
Bereits erledigte Aufgaben werden durchgestrichen dargestellt.
Um eine Aufgabe zurückzustellen, öffnen Sie diese mit einem Doppelklick und ändern Sie die Uhrzeit und/oder das Datum.
Erinnerung
Wenn bei der Aufgabenplanung die Option Erinnerung aktiviert wurde, dann werden Sie bei fälligen Terminen benachrichtigt. Die Registerkarte wird hervorgehoben dargestellt und, sofern aktiviert, eine Meldung eingeblendet.
Mit Klick auf den Pfeil oben rechts können Sie die Einblendung des Popup-Fensters bis zum Programmneustart deaktivieren.
Das Fenster schließt sich nach einiger Zeit wieder und wird später erneut eingeblendet. Mit diesem Pin können Sie es aber dauerhaft eingeblendet lassen.
Schließt das Popup-Fenster vorübergehend.
Zwischen den eingeblendeten Aufgaben wechseln.
Relevante Befehle im Hauptmenü
•Erstellen | Aufgabe: Eine neue Tätigkeit planen
•Bearbeiten | Eigenschaften oder Doppelklick in Tabelle: markierte Tätigkeit ändern
•Bearbeiten | Erledigen: Markierte Tätigkeit deaktivieren oder löschen. Im zugeordneten Dokument wird die Erledigung protokolliert.
•Suchen | Suchen: Aufgaben entsprechend den primären Suchfeldern filtern.
•Suchen | Felder leeren: Löscht den Text der primären Suchfelder.
•Suchen | Termine: Sucht alle Aufgaben, die heute zu erledigen sind oder bereits in der Vergangenheit zu erledigen waren.
•Suchen | Dokumente: Sucht das der Aufgabe zugeordnete Dokument und wechselt zur Ansicht der Dokumente.
•Suchen | Kontakte: Sucht den mit der Aufgabe verbundenen Kontakt und wechselt zur Ansicht der Kontakte.
•Suchen | Datensatz fixieren: Fixierte Aufgaben bleiben auch in der Tabelle sichtbar, wenn sie nicht dem Suchfilter entsprechen.
•Start | Verwenden | Öffnen: Dokument markieren und anschließend öffnen.
Neue Aufgabe planen
Sie können Tätigkeiten für sich und Ihre Kollegen planen. Wählen Sie dazu den Befehl Erstellen | Aufgabe, geben Sie den Tätigkeitstyp (z. B. Anruf oder Besprechung) und den Termin ein. Mit der Bezeichnung beschreiben Sie die Aufgabe möglichst kurz und deutlich. Ausführliche Hinweise und Anweisungen können Sie auf der Seite Details hinzufügen Im Feld Bearbeiter wird der Mitarbeiter ausgewählt, der die Aufgabe erledigen soll. Markieren Sie Private Tätigkeit, wenn die Aufgabe nur für Sie und den Bearbeiter sichtbar sein soll.
Beispiel
Ein Kunde ruft an und bittet um das Angebot für eines Ihrer Produkte. Sie erfassen zuerst die Anfrage als Telefonnotiz im Office Manager und planen dann für den zuständigen Sachbearbeiter eine Tätigkeit zur Notiz.
1.Klicken Sie auf Erstellen | Neu | Dokument und geben Sie die Dokumentattribute ein: Dokumenttyp = "Notiz", Status = "Eilig", Name = "Anfrage von Musterfirma", ...
2.Nach einem Klick auf OK geben Sie bitte die Telefonnotiz in die Office Manager-Textverarbeitung ein und klickt anschließend auf Schließen.
3.Klicken Sie im Hauptmenü auf Erstellen | Neu | Aufgabe und geben Sie die Beschreibung der Tätigkeit ein.
4.Ab jetzt ist die Tätigkeit in der Aufgabenliste Ihrer Kollegin Karin vorhanden. Sie markiert die Tätigkeit in der Ansicht Aufgaben, klickt auf Start | Verwenden | Öffnen und liest Ihre Telefonnotiz. Mit Hilfe der Dokumentvorlage "Produkt-Angebot" erstellt Sie das Angebot und wird sich freuen, wenn sie in den nächsten Tagen die schriftliche Bestellung mit dem Office Manager einscannt. Sie kann jetzt eine Versand-Tätigkeit für den Kollegen Manfred und eine weitere für Sabine in der Buchführung planen.
Aufgabe erledigen
Markieren Sie bitte eine oder mehrere erledigte Aufgaben in der Tabelle und klicken Sie auf den Menübefehl Aufgabe | Bearbeiten | Erledigen.