Dokument-Eigenschaftendialog

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Dokument-Eigenschaftendialog

Wählen Sie bitte im Hauptmenü den Befehl Erstellen | Neu | Dokument, um ein neues Dokument zu erstellen, oder Bearbeiten | Dokument | Eigenschaften (Alt+Eingabe), um die Attribute der markierten Dokumente zu ändern.

Screenshot: Archivattribute bearbeiten

Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.

Die Attribute (Tags) beschreiben das Dokument und bilden neben dem Volltextindex eine wichtige Grundlage zum späteren Wiederfinden. Sie können selbst festlegen, welche Tags Sie vergeben möchten.

Dokumenttyp: Anwendungsprogramm. Welche Art von Dokument möchten Sie erstellen, z. B. Word-Dokument, CAD-Zeichnung.

Status: Aktueller Dokument-Status (z. B. Normal, Eilig, Ablage).

Nummer: Eine beliebige Dokumentnummer.

Name: Bezeichnung des Dokumentes.

Projekt: Zuordnung des Dokumentes zu einem Projekt.

Kategorie: Zuordnung zu einer beliebigen Kategorie (z. B. Brief oder Rechnung).

Zum Bearbeiten der Auswahlliste eines Kombinationsfeldes klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Eingabefeld, um das lokale Menü zu öffnen.

Seite "Datei"

Vorlagedatei: Auswahl einer Vorlagedatei (Brief, Angebot, Rechnung, ..) mit der das neue Dokument vorbereitet werden soll.

Datei (nur für dokumentorientierte Anwendungen): Name der Datei, in der das Dokument gespeichert wird. Der Dateiname wird normalerweise automatisch im voreingestellten Dokument-Verzeichnis vergeben. Sie können hier aber auch einen Dateinamen vorgeben.

Adresse (nur für Internet): URL der Internet-Seite. Geben Sie die Adresse (http://www.....) ein, die beim Aufruf dieses "Dokumentes" im Browser geöffnet werden soll.

Schreibschutz: Solange die Option markiert ist, kann die Dokumentdatei nicht geändert werden.

Dokumentdatei komprimieren: Komprimierte Dateien belegen weniger Speicherplatz auf dem Datenträger, der Zugriff ist aber etwas langsamer. Die Komprimierung erfolgt mit Windows-Funktionen.

Zugriffsrechte (nur Enterprise-Version): Legt die Datei-Berechtigungen der Benutzer und Benutzergruppen für dieses Dokument fest.

Seite "Vorschau"

Zeigt die Dokumentdatei in der integrierten Vorschau.

Seite "Versionen"

Listet die Versionen des Dokuments auf.

Screenshot Versionen

Seite "Aufgaben"

Tätigkeiten des Dokuments.

Seite "Notizen"

Geben Sie beliebige Notizen zu diesem Dokument ein.

Seite "Protokoll"

Die Dokumentbearbeitung wird protokolliert, sofern die Option Dokumentbearbeitung protokollieren aktiviert ist.

Um Vorgänge manuell zu protokollieren, geben Sie bitte Text im Feld Letzte Ereignisse ein.

Das Protokoll kann nur vom Administrator bearbeitet oder gelöscht werden.

Seite "Zeichnung" und "Weitere"

Spezielle Angaben, beispielsweise für CAD-Zeichnungen. Der Office Manager kann den Schriftkopf einer neuen CAD-Zeichnung automatisch mit den hier eingegebenen Daten ausfüllen. Die Seiten sind nur sichtbar, wenn im Layout Komponenten enthalten sind.

Screenshot Zeichnungsattribute

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Dokumentattribute in der Archivdatenbank zu speichern.

Das Layout des Dialogfensters können Sie bearbeiten und z. B. eigene Attribute platzieren.

Siehe auch

Eigenschaftendialog beim Import öffnen