Vorgabewerte beim Import

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Vorgabewerte beim Import

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Feldwerte für importierte und gescannte Dokumente

Im Office Manager können verschiedene Profile für die Import- und Scanfunktionen hinterlegt werden. Diese ermöglichen u. a. die automatisierte Erkennung der Dokumentbeschreibungen, wie Name, Datum oder Projekt.

Öffnen Sie ein Import- oder Scanprofil und wechseln Sie zur Dialogseite Feldwerte:

Importverzeichnis definieren: Feldwerte

Automatisch

Im unteren Bereich finden Sie das Optionsfeld Standard-Dokumentenerkennung. Aktivieren Sie dieses für eine automatisierte Belegerkennung. Der Dokumententext wird dann beispielsweise nach einem Belegdatum und einer passenden Kategorie, welche in der Auswahlliste enthalten ist, durchsucht. Wenn die Projektliste Buchungsjahre enthält, wird das zum Datum gehörende Jahr gewählt, und wenn vorhanden, auch der Monat (z. B. "2017\03"). Bei E-Mails werden Standard-Mail-Attribute, wie Betreff und das Datum übernommen. Die XML-Daten einer elektronischen Rechnung gemäß dem ZUGFeRD-Standard ausgewertet.

Diese Option steht Ihnen in den Scan- und Importprofilen zur Verfügung. Beachten Sie bei einem Scanprofil bitte, dass die OCR-Texterkennung sofort nach dem Scan ausgeführt wird, wenn die Dokumentenerkennung aktiviert ist.

Individuell

In der Tabelle können Sie zu jedem Datenfeld einen konstanten Text oder eine Makro-Variable hinterlegen. Die linke Spalte beinhaltet die Datenfelder (Attribute) des geöffneten Archivs, die rechte die Feldwerte.

Sie können Makro-Variablen verwenden, um beispielsweise beim Dateiimport die Attribute aus dem Dateipfad zu generieren. Die Auswahllisten in der Spalte Feldwerte beinhalten Beispiele für die Verwendung der Makro-Variablen.

Die individuellen Einstellungen haben eine höhere Priorität, als die Standard-Dokumentenerkennung.

Beispiele

Feldname

Feldwert

Beschreibung

Name

{Source:Name}

Der Dateiname ohne Endung

Name

{OleSummaryInformation:Title,{Source}}

Das erweiterte Dateiattribut "Titel"

Name

{GetFirstNotEmpty:{OleSummaryInformation:Title,{Source}},{Source:Name}}

Project

{Source:DirPart,2,4}

Die 2. bis 4. Verzeichnisebene

Note

Datei importiert

Fester Text "Datei importiert"

Category

{Source:DirPart,1,1}

Die 1. Verzeichnisebene

Siehe auch

Vorgabewerte für Dokumentattribute

Makrofunktionen für Dokumentenerkennung