Office Manager Dokumentenmanagementsystem

DMS im Online-Handel

Auftragsverwaltung und Archivierung bei Fensteronlineversand

Fensteronlineversand.deSuhl – Fenster, Haustüren, Rollladen und Garagentore sind die wichtigsten Warengruppen beim Online-Händler Fensteronlineversand.de. Neben Fachwissen, 20 Jahren Erfahrung, einem guten Team und einer großen Bandbreite qualitativ hochwertiger Produkte, muss sich Geschäftsführerin Katrin Hengelhaupt auch auf funktionierende Software verlassen können.

Waren verschicken, Retouren abwickeln, Rechnungen schreiben: Es kommen viele Belege zusammen, die wir nicht nur einem Kunden zuordnen, sondern gleichzeitig auch buchhalterisch verarbeiten und archivieren müssen. Dafür benötigen wir ein DMS, das sich unproblematisch mit dem im Einsatz befindlichen Warenwirtschaftssystem koppeln lässt. Und da fiel unsere Wahl auf den Office Manager, sagt Katrin Hengelhaupt. 2014 gegründet, hat Fensteronlineversand sich auf den Versand diverser Bauelemente rund ums Haus spezialisiert. Waren es anfangs insbesondere Fenster und Türen, werden inzwischen auch Bauelemente wie Fensterbänke und Eisenwaren, darunter SPAX-Schrauben und Maueranker, vertrieben.

Anbindung an Warenwirtschaft automatisiert die Belegerfassung

Seit Januar dieses Jahres setzt Fensteronlineversand nun den Office Manager in der erweiterten Enterprise-Version ein, um den Überblick über die Auftragsverwaltung zu behalten und steuerrelevante Belege sicher zu archivieren. Bereits bei der ersten Online-Präsentation unserer Archivierungssoftware fiel mir der hohe Automatisierungsgrad und die professionelle Auftragsabwicklung von Fensteronlineversand auf. Das ist genau unser Kunde, denn dank der Anpassungsmöglichkeiten und Skriptverarbeitungen des Office Manager kann direkt auf deren Datenbanken zugegriffen werden. Damit ist eine vollautomatische Archivierung der Belege mit Verknüpfung zu den Aufträgen möglichen, ergänzt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Als Warenwirtschaft ist JTL-WaWi mit Schnittstellen zum Onlineshop im Einsatz. Ein Zugriff auf die Datenbank aus dem Office Manager heraus ist möglich und konnte schnell realisiert werden: Beim Import eines Beleges, beispielsweise den Auftragsbestätigungen und Rechnungen, nutzt Office Manager seine integrierte Maskensuche und erkennt die eindeutige Auftragsnummer. Es wird eine Verbindung zur Warenwirtschaft aufgebaut und weitere Informationen zu diesem Auftrag eingelesen. Beispielsweise die Kundennummer, Rechnungsnummer und Datum sowie der Bearbeiter. Mit diesen Daten werden die Belege automatisch archiviert, mit weiteren Dokumenten des Auftrags verknüpft und eine spätere Suche nach beliebigen Daten ermöglicht. Ruft beispielsweise ein Kunde an und stellt eine Frage zum Auftrag, dann sind die Informationen sofort verfügbar und die Anfrage kann schnell beantwortet werden. Es ist ein Traum: Meine Mitarbeiter freuen sich über die schnelle und automatisierte Belegverarbeitung. Und auf den Schreibtischen liegt auch kein Papier mehr herum, so eine zufriedene Hengelhaupt.

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