Office Manager Dokumentenmanagementsystem

HMC Hamburg Mobile Computing

Projektakten mit Office Manager archiviert

HAMBURG Mobile

Hamburg – Um Verträge, auftragsrelevante Informationen sowie Rechnungen effizient und sicher zu verwalten, nutzt die Hamburg Mobile Computing (HMC) die Archivierungssoftware "Office Manager Enterprise" im Unternehmensnetzwerk. Der in Hamburg ansässige Distributor für Druck- und Datenerfassungsgeräte optimiert damit Arbeitsabläufe und verschlankt Verwaltungsprozesse.

Die HMC Hamburg Mobile Computing ist ein technisches Systemhaus und spezialisiert auf Kennzeichnungssysteme sowie mobile Datenerfassung. Seit nunmehr 10 Jahren liefert das Unternehmen nicht nur Produkte marktführender Hersteller, es ist vor allem auch ein Partner für die Einführung bzw. Projektierung mobiler Druck- und Datenerfassungsgeräte inklusive deren Integration in die vorhandene Systemumgebung. Rund 500 bis 1000 Bestellungen sowie 30 Projekte wickelt das Systemhaus jährlich ab. Entsprechend groß ist der Verwaltungs- und Archivierungsumfang der gesamten Projekte von der Anfrage bis hin zur Abrechnung.

Schnelle Verfügbarkeit

Ich träume schon seit 20 Jahren vom papierlosen Büro und habe in den letzten Jahren verschiedenste DMS getestet. Mit dem Office Manager bin ich jetzt einen riesigen Schritt weitergekommen, freut sich Thomas Mischke, Geschäftsführer von HMC. Rechnungen, Verträge und Belege der unterschiedlichsten Papiervorlagen werden von seinem Team dank der Archivierungssoftware des Softwarebüros Krekeler jetzt zusammen mit digitalen Dokumenten in einem gemeinsamen Archiv via Katalogisierung nach Projekten und Volltextindexierung abgelegt. Mit wenigen Klicks sind sie übersichtlich gelistet, aufgerufen und bearbeitet. Die schnelle elektronische Verfügbarkeit der Informationen ist für autorisierte Mitarbeiter bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Personen möglich. Durch die Definition von Zugriffsberechtigungen, die in einem  Papierarchiv nur etwa durch verschließbare Schränke möglich ist, können unautorisierte Zugriffe vermieden und die Sicherheit empfindlicher Daten erhöht werden, informiert Harald Krekeler.

Geringer Platzbedarf

Dank Office Manager sind wir sogar in der Lage, auch Dokumente aufzuheben, die nicht steuerrelevant sind bzw. nicht zwingend aufbewahrt werden müssen, wie Notizen, Protokolle oder Zusatzinformationen zu einem Auftrag, ergänzt Mischke. Allein in den ersten vier Monaten hat er gut 150.000 Blatt aus alten Projektakten nebenbei gescannt und archiviert. Da Papierdokumente nach der Digitalisierung häufig vernichtet werden dürfen, spart der Unternehmer zusätzlich erheblich an Lagerplatz ein, wodurch auch die Übersicht im Büro wieder steigt.

Der sich jetzt ergebende riesige Fundus an Projekt-Dokumentationen liefert seinem Team bei neuen Projekten hilfreiche Informationen. Eine vernünftige Informationsrecherche war früher alleine schon wegen des Platzbedarfs der Papierakten kaum möglich. Dank Schlagwortsuche sind gewünschte Dokumente jetzt aber binnen Sekunden zur Hand, so der HMC-Geschäftsführer.

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