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Systemkritische Programmfunktionen schützen
Setzen Sie Office Manager DMS in einem Unternehmensnetzwerk ein bzw. haben mehrere Personen Zugriff auf die Dokumentenarchive?
Wenn ja, dann sollten Sie prüfen, ob alle Anwender Zugriff auf alle Programmfunktionen haben dürfen oder ob Sie den Zugriff auf bestimmte
Menübefehle einschränken.
Der Office Manager beinhaltet individuelle Sicherheitseinstellungen für die Menübefehle. Hierdurch wird beispielsweise verhindert, dass
unberechtigte Anwender die Programmeinstellungen ändern oder massenweise Dokumente ändern.
Wählen Sie als Administrator bitte den Befehl und markieren Sie links
die Kategorie Sicherheit | Befehle:
Rechts finden Sie die Liste Sichtbarkeit der Office Manager-Menübefehle. Um zum Beispiel die
Programmeinstellungen zu sperren, öffnen Sie bitte den Knoten “Optionen” und klicken Sie doppelt auf “Einstellungen”. Geben Sie die
gewünschte Berechtigung an:
- Jeder: Der Befehl kann von allen Anwender verwendet werden.
- Nur für Administrator: Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Sie sich im Programm als DMS-Administrator angemeldet haben.
- Ausgewählte Windows-Benutzer und/oder Benutzergruppen (diese Option ist nur in der
Enterprise-Edition möglich).
Wenn Sie mehrere Funktionen mit den gleichen Berechtigungen versehen möchten, dann können Sie diese auch
kopieren.
Sicherheitsrelevante und andere kritische Funktionen
Knoten Administrator
Die Funktionen sind normalerweise nur sichtbar, wenn Sie als Administrator angemeldet sind. Allerdings können die Befehl mit Hilfe der
Funktion "Menüs anpassen" auch in andere Menüs geschoben werden, ein Zugriff ist also nicht automatisch
gesperrt.
- Logdatei öffnen: Die Log-Datei kann nach dem Öffnen manipuliert oder
komplett gelöscht werden.
- Gemeinsame Dateien öffnen beinhaltet wichtige Systemdateien des Office Managers. Neben einer Sperrung des Befehles sollten Sie auch
die Zugriffsrechte auf dieses Verzeichnis definieren.
- INI-Datei öffnen: Öffnet die wichtigste Konfigurationsdatei admin.ini.
Datei-Schreibrechte sollten nur Administratoren haben.
- API-Befehl führt Makrofunktionen der OmAPI aus.
Knoten Ansicht
- Menüs anpassen kann eventuell für Anwender gesperrt werden, die unbeabsichtigt die Menüs ändern und dann nicht zurück
finden. Vermutlich reicht es aber aus, wenn die Anwender die Option "Ansicht | Anpassen | Symbolleisten fixieren" aktivieren.
- Primäre Suchfelder, Vorschau, Eigenschaften-Hauptfenster, Eigenschaften-Zeichnung und Eigenschaften-Weitere: Layoutdesigner
für die entsprechenden Dialogfenster.
Knoten AutoCAD
Knoten Bearbeiten
- Wiederherstellen: Sperren Sie diese Funktion, um langzeitarchivierte Dokumente zu schützen. Das Wiederherstellen verschiebt
archivierte Daten in die Ansicht der aktiven zurück.
- Ersetzen ermöglicht die Massen-Änderung aller Dokumente der aktuellen Suche. Ein fehlerhaftes Ausführen kann die mühsam
definierten Eigenschaften aller Dokumente eines Archives mit einem neuen Wert überschreiben.
Knoten Datei
- Neu: Archiv- und Anwendungsdatenbanken erstellen.
- Importieren von Datensätzen in die Datenbank.
- Synchronisieren: Ausgelagerte lokale Daten mit dem Netzwerkarchiv abgleichen.
- DATEV Buchungstexte und Lexware Buchhalter sollten nur vom Buchhalter verwendet werden.
- Felder definieren: Datenfelder erstellen, ändern und löschen.
- Eigenschaften: Nur der Administrator sollte den Zugriff auf SQL-Datenbankserver konfigurieren.
- Dateipfade ändern ermöglicht das Verschieben der archivierten Dokumente auf neue Speichermedien.
- Makro-Editor und Makro ausführen führen Makros und Skripte aus.
Knoten Dokument
- Löschen: Wird gesperrt, wenn ein Löschen von Dokumenten nicht gewünscht ist. Beachten Sie auch die Seite "Sicherheit |
Regeln" in den Einstellungen. Dort können Sie festlegen, dass Anwender nur ihre eigenen Dokumente entfernen dürfen.
Die folgenden Befehle ermöglichen einen dateibasierten Zugriff auf Dokumente. Dieser sollte i.d.R. verhindert werden:
- Dateipfad öffnen erlaubt den Zugriff auf das Dokumentenverzeichnis mit dem Explorer. Die Funktion ist für den normalen
Anwender nicht erforderlich und gefährlich. Auch Administratoren müssen hier vorsichtig sein. Der Befehl ist in der
Standardkonfiguration nicht in den Menüs enthalten.
- Datei-Eigenschaften öffnet das Datei-Eigenschaftenfenster des Windows-Explorers für die markierte Dokumentdatei.
- Systemmenü öffnet das Popupmenü des Windowsexplorers.
Knoten Hilfe
- Software aktualisieren: Die Funktion ist in der Regel für alle Anwender sinnvoll. Sperren Sie diese aber bitte, wenn Anwender
keine Windows-Rechte zur Installation von Software haben oder wenn Sie befürchten, dass ein kostenpflichtiges Upgrade ohne Rücksprache
installiert werden könnte.
Knoten MegaCAD
Knoten Optionen
- Auswahllisten: Zum Beispiel Projekt-, Gruppen- und Status-Listen bearbeiten.
- Dokumenttyp: Liste der Anwendungen ändern, die Steuerung von Windowsprogrammen anpassen und benutzerdefinierte Befehle
hinterlegen.
- Assistent: Einstellung der grundlegenden Programmkonfiguration.
- Einstellungen: Vollständige Programmkonfiguration. Sicherheitsrelevante Einstellungen sind aber auch automatisch gesperrt,
sobald Sie ein Passwort für den Office Manager-internen Administrator vergeben haben.
Knoten Scannen
- Scanprofile ändern, löschen und neue Profile erstellen.
Knoten Suchen
- SQL-Editor: Ermöglicht die Eingabe von SQL-Befehle für eine erweiterte Archivrecherche. Zugriff nur für Administratoren, die
SQL beherrschen.
- Abfrage ausführen: Eine gespeicherte Datenbankabfrage ausführen.
