Scan KI

Dokumentenverarbeitung mit Küstlicher Intelligenz

Kurzanleitung

1. Installation

Legen Sie fest, wo Scan KI die Daten speichert. Dies kann beispielsweise auf einer lokalen Festplatte oder dem zentralen Datei-Server erfolgen. Sie können auch einfach die Standardverzeichnisse (Anwendungsdaten und öffentliche Dokumente) beibehalten.

Laden Sie das Setup-Paket auf Ihren Rechner und starten Sie die Datei "scanki-setup-64.exe"

Klicken Sie auf Weiter, bis Sie zur Auswahl des Datenverzeichnisses kommen. Hier können Sie das gewünschte Verzeichnis angeben. Im Datenverzeichnis befinden sich u. a. die globalen Programmeinstellungen für Import-Profile, Scans und die Künstliche Intelligenz.

2. Programmeinrichtung

Starten Sie Scan KI im Windows-Startmenü oder über die Desktop-Verknüpfung.

Erweitern Sie den Bereich Einstellungen > Allgemein. Geben Sie das gewünschte Exportverzeichnis an. Hier werden die fertig benannten und ev. getrennten Dokumente abgelegt.

Optionale Datensatz-Vorlage. Parallel zu den exportierten PDF-Dokumenten können zusätzliche Textdateien mit den erkannten strukturierten Daten abgelegt werden. Wählen Sie, sofern gewünscht, eine Datei aus der Liste. Sie können diese beliebig anpassen und erweitern. Beachten Sie auch die Anleitung in der Datei "(Daten)\Template\Beispiel Datensatz.txt"

Erweitern Sie den Bereich Einstellungen > KI-Profile.

Geben Sie eine API-Adresse ein, Beispiele können Sie aus der Liste wählen. Den Schlüssel erhalten Sie von Ihrem Cloud-Anbieter, wie Microsoft Azure. Auch bei lokalen GPT muss i. d. R. ein Schlüssel angegeben sein, hier reicht aber meist ein Dummy, wie "key". Speichern Sie das Profil.

Wählen Sie ein Modell aus der Liste

Dies ist bereit der erste Test für die KI-Anbindung, die verfügbaren Modelle werden über die API-Adresse abgefragt. Bei Erfolg können Sie anschließend auf Testen klicken und der KI eine Testfrage stellen.

Die Kompatibilität probieren Sie einfach aus. Bei Fehlern, die sich auf "max_tokens" bzw. "max_completition_tokens" beziehen, müssen Sie zwischen modernen und klassischen Modellen wechseln.

Erweitern Sie den Bereich Einstellungen > Import-Profile und klicken Sie auf das Plus-Symbol unterhalb der Liste.

Wählen Sie ein Importverzeichnis aus. In dieses legen Sie später die zu verarbeitenden Dokumente. Scan KI liest diese ein, verarbeitet sie und legt die fertigen PDF-Dokumente in das Exportverzeichnis.

Wählen Sie in der Spalte KI-Profil das zuvor erstellte aus.

3. Dokumente verarbeiten

Kopieren Sie ein erstes Dokument in das zuvor beim Import-Profil angegebene Verzeichnis.

Erweitern Sie den Bereich Dokumentenstapel scannen oder importieren > Importieren und gerne auch den Bereich Ereignisprotokoll. Aktivieren Sie den Umschalter Import ausführen.

Das Programm überwacht die bei den Import-Profilen hinterlegten Verzeichnisse und verarbeitet alle enthaltenen PDF-Dateien. Im Ereignisprotokoll können Sie den Ablauf verfolgen.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, finden Sie die verarbeiteten Dokumente im Exportverzeichnis.

Wenn Kategorien hinterlegt sind (siehe unter Einstellungen), werden die Dokumente in entsprechenden Unterverzeichnissen abgelegt.