Scan KI

Dokumentenverarbeitung mit Küstlicher Intelligenz

Kurzanleitung

1. Installation

Legen Sie fest, wo Scan KI die Daten speichert. Dies kann beispielsweise auf einer lokalen Festplatte oder dem zentralen Datei-Server erfolgen. Sie können auch einfach die Standardverzeichnisse (Anwendungsdaten und öffentliche Dokumente) beibehalten.

Laden Sie das Setup-Paket auf Ihren Rechner und starten Sie die Datei "scanki-setup-64.exe"

Klicken Sie auf Weiter, bis Sie zur Auswahl des Datenverzeichnisses kommen. Hier können Sie das gewünschte Verzeichnis angeben. Im Datenverzeichnis befinden sich u. a. die globalen Programmeinstellungen für Import-Profile, Scans und die Künstliche Intelligenz.

Falls Sie bereits vorhandene GPT-Modelle (*.gguf-Dateien) nutzen möchten, dann beachten Sie die Datei "(Datenverzeichnis)\Models\Models.ini" oder kopieren Sie die gewünschte gguf-Datei in dieses Verzeichnis.

Starten Sie Scan KI im Windows-Startmenü oder über die Desktop-Verknüpfung.

Beim ersten Start nach der Installation wird noch ein Modell mit ca. 4 GB für die lokale KI nachgeladen.

2. Erste Schritte

Klicken Sie auf den Link Dateiauswahl und öffnen Sie ein zu verarbeitendes PDF. Alternativ können Sie auch Dateien per Drag&Drop auf die Programmoberfläche schieben.

Die PDF-Datei wird von der KI verarbeitet, der Dokumentenprozess lässt sich im Ereignisprotokoll beobachten.

Auf der Seite Info finden Sie den Link Exportverzeichnis öffnen. Klicken Sie diesen an, um die verarbeiteten Dokumente im Explorer zu sehen.

3. Konfiguration der Verzeichnisüberwachung

Klicken Sie links auf Einstellungen und erweitern Sie den Bereich Allgemein.

Überprüfen Sie das Exportverzeichnis und geben Sie bei Bedarf einen anderen Zielpfad an. Hier werden die fertig benannten und ev. getrennten Dokumente abgelegt.

Optionale Datensatz-Vorlage. Parallel zu den exportierten PDF-Dokumenten können zusätzliche Textdateien mit den erkannten strukturierten Daten abgelegt werden. Wählen Sie, sofern gewünscht, eine Datei aus der Liste. Sie können diese beliebig anpassen und erweitern. Beachten Sie auch die Anleitung in der Datei "(Daten)\Template\Beispiel Datensatz.txt"

Erweitern Sie den Bereich Einstellungen > Import-Profile und klicken Sie auf das Plus-Symbol unterhalb der Liste.

Wählen Sie ein Importverzeichnis aus. In dieses legen Sie später die zu verarbeitenden Dokumente. Scan KI liest diese ein, verarbeitet sie und legt die fertigen PDF-Dokumente in das Exportverzeichnis.

Wählen Sie in der Spalte KI-Profil das gewünschte Profil aus, welches für dieses Verzeichnis genutzt wird.

4. Verzeichnisüberwachung

Kopieren Sie ein erstes Dokument in das zuvor beim Import-Profil angegebene Verzeichnis.

Im Bereich Verarbeiten > Importieren aktivieren Sie den Umschalter Import ausführen.

Das Programm überwacht die bei den Import-Profilen hinterlegten Verzeichnisse und verarbeitet alle enthaltenen PDF-Dateien. Im Ereignisprotokoll können Sie den Ablauf verfolgen.

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, finden Sie die verarbeiteten Dokumente im Exportverzeichnis.

Wenn Kategorien hinterlegt sind (siehe unter Einstellungen), werden die Dokumente in entsprechenden Unterverzeichnissen abgelegt.

5. Vielfälltige Möglichkeiten

Sie können eigene KI-Profile definieren und spezifischere Anweisungen für Ihre Dokumente geben.

Es lassen sich beispielsweise auch zusätzliche Metadaten aus den Dokumenten extrahieren und in die Datensatz-Dateien übernehmen: