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DMS-Glossar

Das Glossar beinhaltet Begriffe, die auf dieser Website und in unseren DMS-Lösungen verwendet werden. Die Erklärungen sind nicht immer allgemein gehalten, sie nehmen vielmehr Bezug auf die für das elektronische Dokumentenmanagement relevanten Definitionen.

Begriffe und Abkürzungen

ADF
Akronym von "Automatic Document Feeder". Der automatische Papiereinzug bei Dokumentenscannern.
Anwendungsdatenbank
Die Datenbank des Office Managers beinhaltet die Definitionen der registrierten Dokumenttypen. Die Dateien haben die Endung ".apl" oder ".aplcs". Siehe auch Beschreibung des Datenbankdesigns.
AO
Die Abgabenordnung ist im DMS-Umfeld relevant, weil sie Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente definiert.
API
"Application Programming Interface" ist eine Schnittstelle, über die eine Software oder ein Betriebssystem anderen Programmen eine Anbindung und eine Nutzung von Funktionen ermöglicht. Zu deutsch: Programmierschnittstelle oder "Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung". Der Office Manager beinhaltet einen COM-Server als objektorientierte Programmierschnittstelle, sowie die Makrosprache OmAPI als funktionsorientierte Schnittselle.
Archiv
Im Allgemeinen eine Organisationseinheit, in welcher die Dokumente aufgehoben und verwaltet werden, die nicht mehr für die tägliche Arbeit verwendet werden, aber weiterhin aufgehoben werden müssen.
Ein elektronisches Archiv ist eine Datenbank und/oder ein spezieller Bereich auf digitalen Datenträgern. Hier werden die digitalen Dokumente, sowie alle zugehörigen Attribute und Indexdaten gespeichert.
Der Office Manager ist eine Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Software. Ein Archiv beinhaltet auch die Dokumente, welche für die tägliche Arbeit verwendet werden. Die Enterprise-Edition bietet zwei getrennte Datentabellen: "Aktive Dokumente", die von autorisierten Mitarbeitern geändert werden können und "Archivierte Dokumente" im schreibgeschützten Bereich.
Archivierung
Innerhalb des elektronischen Dokumentenmanagements ist hiermit die Übertragung eines Dokumentes in den schreibgeschützten Bereich eines Archives gemeint. Die Dokumente werden dort unveränderbar, revisionssicher gespeichert. Der Begriff wird aber auch häufig allgemeiner als Import in ein DMS verwendet, unabhängig davon, ob es in den schreibgeschützten oder in den Arbeitsbereich übertragen wird.
Assoziative Dateiverwaltung
Eine Weiterentwicklung der hierarchischen Dateiverwaltung. Die Dateien werden auch hier in strukturierten Verzeichnissen auf einem Computer gespeichert. Der Benutzerzugriff auf die Daten erfolgt aber über ein Dokumenten-Management-System. Die unterschiedlichen Eigenschaften der Dateien werden in einer Datenbank gespeichert und können vom Benutzer für verschiedene Filter genutzt werden. Beispielsweise die Abfrage von Dokumenten einer bestimmten Kategorie in einem bestimmten Projekt, die in einem vorgegebenen Zeitraum erstellt wurden. Zusätzlich kann im Volltext der Dokumente gesucht werden.
Der Office Manager ist ein System für die assoziative Dateiverwaltung.
Attachment
Anlagen oder Anhänge. Typischerweise die Dateianlagen einer E-Mail.
Attributierung
Bei der Attributierung oder auch Katalogisierung werden den zu archivierenden Dokumenten verschiedene Eigenschaften, wie Name oder Projekt zugeordnet. Der Vorgang ist meistens manuell, er kann aber auch automatisiert werden: Verwendung des Dateinamen und Teilen des Pfades, Windows-Dateieigenschaften; sowie Wörter, die an festen Positionen oder hinter Schlüsselbegriffen stehen.
Attributsuche
Das Auffinden von Dokumenten mit Hilfe ihrer Eigenschaften. Beispiele für Attribute sind die Belegnummer, das zugeordnete Projekt und das Erstellungsdatum.
Barcode-Erkennung
Strichcodes sind maschinenlesbare Schriften, die von speziellen Barcodescannern erkannt werden. Viele DM-Systeme, wie auch der Office Manager, sind ebenfalls in der Lage, Barcodes auf gescannten Belegen zu verarbeiten. Die enthaltenen Informationen können in die Archivattribute übernommen werden oder dienen der Dokumententrennung beim Stapelscan.
Benutzerkontensteuerung
Sicherheitstechnik des Windows-Betriebssystems ab Version Vista. Die englische Bezeichnung ist "User Account Control", kurz UAC. Bei der Durchführung administrativer Aufgaben ist eine zusätzliche Bestätigung durch den Anwender erforderlich. Beispielsweise bei der Softwareinstallation, bei Dateiänderungen unterhalb des Verzeichnisses "Programme" und beim Schreiben in systemkritische Bereiche der Registrierungsdatenbank. Eine Windows-Software muss erweiterte Berechtigungen anfordern, wenn sie entsprechende Systemänderungen durchführen möchte. Alte Programme ohne UAC-Unterstützung werden im Kompatibilitätsmodus ausgeführt und die Systemänderungen werden in virtualisierte Bereiche gespeichert.
Siehe auch Definition bei Microsoft.
Blindfarbe
Farbe, die von einem Scanner nicht erkannt oder bewusst ausgeblendet wird. Blindfarben werden beispielsweise definiert, um den farbigen Hintergrund eines Beleges zu entfernen und die Texterkennung zu verbessern.
CAD
Akronym für "computer-aided design". Bei der computergestützte Konstruktion werden Zeichnungen und 3D-Modelle mit Hilfe von CAD-Software auf dem Computer erstellt.
Check-Out
Check-Out steht allgemein für "sich abmelden" oder "etwas abmelden". Die deutsche Übersetzung ist "Auschecken". Im DMS-Umfeld ist damit das Abmelden eines Dokuments aus dem Archiv gemeint und es beschreibt einen Vorgang, welcher in der Regel wie folgt abläuft:
1. Ein Anwender kopiert ein Dokument aus dem Archiv, um es beispielsweise außerhalb des Unternehmensnetzwerkes zu bearbeiten.
2. Beim Check-Out wird das Dokument gesperrt und somit eine gleichzeitige Bearbeitung im Unternehmen verhindert.
3. Nach der Bearbeitung kopiert der Anwender das Dokument wieder in das Archiv.
4. Bei diesem Check-In wird die Sperre aufgehoben und i.d.R. eine Version des alten Dokuments archiviert.
CMS
Content Management System, Software für die Verwaltung von Inhalten. Der Begriff ist aus der Verwaltung von Web-Inhalten WCMS entstanden, beschreibt mittlerweile aber allgemein die Verwaltung von Inhalten, Informationen und Dokumenten.
De-Skewing
Geraderücken von schief eingezogenen Seiten durch eine Software nach dem Scannen von Papiervorlagen.
Digitale Signatur
Bezeichnet ein kryptografisches Verfahren bei dem i. d. R. aus der Hash-Summe einer Information (z. B. einem Dokument) und einem privaten (nur dem Unterzeichner bekannten) Signatur-Schlüssel ein eindeutiger Zahlenwert berechnet wird. Mit diesem Wert und einem öffentlichen Schlüssel können andere Personen die Integrität der Information überprüfen. "Digitale Signatur" beschreibt das kryptografisches Verfahren. Juristisch ist insbesondere der Begriff "qualifizierte elektronische Signatur" relevant.
Digitalisierung
Allgemein die Konvertierung analoger Daten (Bilder, Sprache, Gesang, Papierdokumente, ...) in digitalen Binärcode.
Bei der Dokumentenarchivierung werden Papierbelege mit (Dokumenten-)Scannern eingelesen und in einem geeigneten digitalen Format gespeichert.
Im Bereich CAD wird zwischen Scannen und Digitalisieren unterschieden. Mit Digitalisierung wird hier die manuelle Vektorisierung von Papierzeichnungen mit Hilfe eines Grafiktabletts beschrieben, das Ergebnis der Digitalisierung ist eine CAD-Zeichnung. Mit Scannen ist das automatische Einlesen mit einem Scanner gemeint, das Ergebnis ist ein Pixelbild.
DMS
Akronym für "Document Management System", einer Computer-Software für die digitale Verwaltung und zumeist auch Archivierung von Dokumenten.
Dokument
Allgemein eine Urkunde, ein Schriftstück oder eine Computerdatei.
Im digitalen Dokumentenmanagement ist ein Dokument eine beliebige Computerdatei, die im Archiv gespeichert ist.
Dokumentattribut
Eine Eigenschaft des Dokuments im Archiv, beispielsweise der Name, das Projekt, der Kunde oder die Belegnummer. Synonyme hierfür sind u.a. "Archivattribut", "Kataloginformation" oder "Dokumenteigenschaft".
Dokumentenscanner
Optisches Datenerfassungsgerät zur Digitalisierung von Papierbelegen. Spezielle Dokumentenscanner sind mit einem automatischen Einzelblatteinzug ausgestattet und für die Verarbeitung von Belegen mit Textinhalten optimiert.
Duplex-Scan
Beim Scannen von Papiervorlagen wird die Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfasst. Gute Dokumentenscanner sollten diese Option bieten, um eine effiziente Archivierung im Stapelscan zu ermöglichen. Leere Rückseiten können von der Software gelöscht werden.
Fuzzy-Suche
Unscharfe Suche im Dokumentenvolltext. Es wird auch nach ähnlichen Wörtern gesucht, beispielsweis "flog" und "geflogen" beim Suchbegriff "fliegen".
GDPdU
Akronym für "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Es handelt sich hierbei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2001. In dem Schreiben werden unter anderem die Rechtsnormen (§ 146 Abs. 5, §147 Abs. 2, 5, 6, § 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs. 4 UStG) für eine digitale Archivierung steuerlich relevanter Belege und der Datenzugriff durch Betriebsprüfer auf Buchhaltung und Belegarchive konkretisiert.
Gliederung der 7 seitigen GDPdU:
I. Datenzugriff
 1. Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff [...]
 2. Umfang der Mitwirkungspflicht [...]
 3. Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
 1. Elektronische Abrechnungen [...]
 2. Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen
III. Archivierung digitaler Unterlagen
IV. Anwendung
GoBS
Abkürzung für "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme", siehe Originaltext.
HCR
Abkürzung für "Handprint Character Recognition". Eine Weiterentwicklung der OCR und ICR zur Erkennung von Handschriften. Der heutige Entwicklungsstand ermöglicht gute Ergebnisse bei der Erkennung von Formularen, wie beispielsweise Überweisungsaufträgen. Die Erkennung von freiem Fließtext ist noch nicht zufriedenstellend.
Hierarchischen Dateiverwaltung
Klassische Speicherung von Dateien in strukturierten Verzeichnissen auf einem Computer. Hierbei werden die verschiedenen Eigenschaften einer Datei bzw. eines digitalen Dokuments in einem Verzeichnisbaum dargestellt. Beispiel: "C:\Dokumente\Buchhaltung\2010\Ausgangsrechnungen\Kunde\Belegnummer.pdf". Vgl. Assoziative Dateiverwaltung
IDEA
Akronym für "Interactive Data Extraction and Analysis". Diese Prüfsoftware wird unter anderem von deutschen Finanzbehörden bei einer digitalen Betriebsprüfung verwendet. Mit IDEA werden die nach GDPdU-Z3 überlassenen Daten analysiert.
ICR
"Intelligent Character Recognition" ist eine Erweiterung der OCR-Zeichenerkennung. Die Ergebnisse der Zeichenerkennung werden beispielsweise mit Hilfe von Wörterbüchern verbessert.
In der Praxis wird ICR aber häufig als Begriff für die Handschriften-Erkennung (s. HCR) verwendet. Wörterbuch-Funktionen gehören heute zum Standardlieferumfang der bekannten OCR-Programme.
Indexierung
Oder auch Indizierung wird hier als Begriff für die Speicherung des gesamten Dokumenten-Textes in der Datenbank verwendet. Eine spätere Volltextsuche im Datenbankindex ist erheblich schneller als eine Textsuche in den einzelnen Dateien. Im angloamerikanischen Sprachraum wird der Begriff auch für die Attributierung (manuelle Indexierung) verwendet.
Kataloginformation
Ein Attribut für die Zuordnung des Dokuments im Archiv. Beispielsweise Projekt, Kundenname oder Belegnummer (vgl. Attributierung).
Major-Upgrade
Aktualisierung einer Software, aber auch anderer Produkte. Bei einer Software ist ein Major-Upgrade (dt. "Haupt-Aktualisierung") dadurch gekennzeichnet, dass die Hauptversionsnummer erhöht wird, beispielsweise von 9.0 auf 10.0. Bei kommerzieller Software ist das Major-Upgrade i.d.R. kostenpflichtig.
Makro
Kleines Programm mit einer festen Abfolge von Befehlen zur Erweiterung der Funktionalität einer Software.
MAPI
Akronym für "Messaging Application Programming Interface". Über diese Programmierschnittstelle kann eine Software auf die Funktionen von E-Mail-Programmen zugreifen.
ODBC
"Open Database Connectivity" ist eine standardisierte Datenbankschnittstelle. ODBC ermöglicht Client-Anwendungen den Zugriffs auf unterstützte Datenbankformate.
OCR
Akronym für "Optical Character Recognition", die optische Zeichenerkennung. Der Begriff steht heute nicht mehr nur für die Erkennung einzelner Zeichen, sondern vielmehr für Texterkennung. Die gelesenen Zeichen werden zu Wörtern zusammengefasst und mit Wörterbüchern verglichen, die Erkennungsgenauigkeit wird dadurch verbessert (s.a. ICR). Die bekannten kommerziellen Anbieter gehen mittlerweile einen Schritt weiter zur Dokumentenerkennung. Dies wird in der Zukunft interessante Perspektiven für den automatischen Import von Papierbelegen in die digitalen Dokumentenarchive bieten.
Im Office Manager können verschiedenen OCR-Lösungen verwendet werden. Tesseract, eine einfache Zeichenerkennung ist bereits im Lieferumfang enthalten. Für bessere Erkennungsergebnisse können Lösungen wie ABBYY FineReader, OmniPage, Microsoft MODI, ReadIRIS und Transym verwendet werden.
Office Manager Enterprise
Windows-Software für digitales Dokumentenmanagement und Archivierung. Die Edition "Enterprise" beinhaltet erweiterte Funktionen für Client/Server-Umgebungen, große Datenbestände, sowie für die Vergabe von Zugriffsberechtigungen und die automatisierte Belegerfassung.
Office Manager Pro
Windows-Software für digitales Dokumentenmanagement und Archivierung. Die Edition "Pro" ist eine preisgünstige Lösung für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke.
OmAPI
"Office Manager Application Programming Interface" ist die programminterne Makrosprache des Office Managers.
PDF
Das "Portable Document Format" ist ein plattformunabhängiges und heute sehr verbreitetes Dokumentenformat.
PDF/A
Dokumentenformat welches auf PDF 1.4 basiert und Anforderungen für die Langzeitarchivierung unterliegt. Detaillierte Informationen zu diesem Format finden Sie auf der Webseite der PDF association.
Phrasen-Suche
Volltextsuche mit mehreren Wörtern oder ganzen Sätzen, die in Anführungsstrichen stehen.
RDX
"Removable Disk Technology" ist ein Speichersystem mit Wechseldatenträgern auf Basis von Festplatten. Es stellt eine moderne Datensicherungs-Alternative zu Bandlaufwerken dar. Die RDX WORM-Medien ermöglichen eine revisionssicherer Langzeitarchivierung mit dem Office Manager und einigen anderen Archivierungslösungen.
Revisionssichere Archivierung
Der Begriff wird in der Praxis verwendet, um die unveränderliche und verfälschungssichere Archivierung zu beschreiben. Merkmale eines revisionssicheren Archivsystems sind aber auch die datenbankgestützte, wieder auffindbare und nachvollziehbare Verwaltung der Belege. Der Begriff "revisionssichere Archivierung" ist gesetzlich nicht definiert und wird auch nicht in der GDPdU erwähnt. Es gibt keine behördliche Zertifizierung für Archivsysteme, die eine Revisionssicherheit bestätigt.
ScanSnap
Ein kompakter Dokumentenscanner von Fujitsu. Das Gerät arbeitet selbsttätig ohne Twain- oder WIA-Schnittstelle und legt digitalisierte Dokumente als fertige Datei im PDF- oder JPeg-Format ab.
Siehe auch: ScanSnap-Supportseiten
Sceye
Eine digitale Dokumentenkamera von Silvercreations. Die Kamera stellt eine Alternative zu klassischen Dokumentenscanner dar, Papiervorlagen werden fotografiert.
Skript
Kleines Programm, welches mit einer Skript-Programmiersprache entwickelt wurde. Im Gegensatz zum Makro kann es auch Funktionsaufrufe beinhalten. In der Praxis werden die Begriffe Makro und Skript aber häufig gleichgesetzt.
SQL
Akronym für "Structured Query Language", einer standardisierten Abfragesprache für relationale Datenbanken.
Streng genommen ist SQL heute ein eigenständiger Begriff und nicht mehr die Abkürzung für Structured Query Language.
SQL-Server
Relationales Datenbanksystem welches die standardisierte SQL-Abfragesprache verwendet. Der SQL-Server ist eine Software, die auf einem Netzwerkserver oder einem Clientcomputer installiert werden kann.
Siehe auch: Dokumentenarchive auf SQL-Servern
Steuerrelevante Belege
Die Archivierung steuerlich relevanter Belege ist gesetzlich vorgeschrieben, der Begriff aber nicht definiert. Steuerrelevant sind alle Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge u.a.), Steuererklärungen und Bilanzen, aber auch Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und weitere Geschäftsbriefe. Die Abgrenzung ist nicht einfach - im Zweifelsfall sollte ein Dokument als relevant betrachtet werden.
Es sind aber auch weitere und ev. in Konflikt stehende Vorschriften zu beachten. Beispielsweise ist es denkbar, dass bestimmte Dokumente aus Gründen des Datenschutzes vernichtet werden müssen.
Tesseract OCR Engine
Eine freie OCR-Texterkennungssoftware unter der Apache-Lizenz. Das Programm wird zusammen mit dem Office Manager installiert und verwendet, wenn keine kommerzielle OCR-Lösung vorhanden ist. Tesseract wurde bis 1995 von Hewlett-Packard und seit 2005 unter der Betreuung von Google als Open Source Software entwickelt. Ende 2010 wurde die überarbeitete Version 3.0 freigegeben, die auch eine Layoutanalyse beinhaltet und mehrspaltige Texte erkennt.
Toolup-Datei
Installationsdatei für Funktionserweiterungen, Skripte und Konfigurationseinstellungen des Office Manager Dokumentenmanagementsystems (zur Beschreibung).
Tray-Icon
Symbol einer Anwendung oder eines Dienstprogrammes im Benachrichtigungsfeld (engl. Taskbar Notification Area) von Windows und anderen Betriebssystemen. In der Grundeinstellung befinden sich die Icons am unteren rechten Bildschirmrand des Windows-Desktops neben der Uhr.
Trunkierung
Archivsuche mit Platzhalterzeichen (Wildcard). Bei der Eingabe von Suchbegriffen kann der Stern * als Platzhalter für beliebig viele und das Fragezeichen ? für genau ein Zeichen verwendet werden.
Beispiele:
Mit dem Suchbegriff "Archiv*" werden auch die Wörter "Archivierung" und "Archivdatenbank" gefunden.
"Me?er" findet u.a. "Meier" und "Meyer".
TWAIN
Die "TWAIN Working Group" ist eine Organisation aus bekannten Scanner-Herstellern.
TWAIN ist eine standardisierte Schnittstelle für den Austausch von Bilddaten zwischen einer Software und einem Bildeingabegerät. Eine Archivierungs-Software kann TWAIN-kompatible Scanner steuern und Papierbelege digitalisieren.
Das Wort TWAIN stammt aus Rudyard Kipling's Ballade The Ballad of East and West:
Oh, East is East, and West is West, and never the twain shall meet.
Eine gebräuchliche Ausschreibung ist aber auch "Technology Without An Interesting Name".
UNC
Die "Uniform Naming Convention" beschreibt ein Format zur Darstellung von Netzwerk-Ressourcen. Die Syntax auf einem Windows-Betriebssystem ist "\\Servername\Freigabename\Pfad". Statt Servername kann auch die IP-Nummer angegeben werden.
Update
Aktualisierung und Weiterentwicklung eines Produktes, wie zum Beispiel einer Software. Je nach Umfang wird zwischen einem Patch, Servicepack, Update oder Upgrade unterschieden. Siehe auch Update-Glossar.
UStAE
Akronym für "Umsatzsteuer-Anwendungserlass". Das BMF-Schreiben vom 01.10.2010 beinhaltet Verwaltungsregeln zur Anwendung des Umsatzsteuergesetzes.
Versionsmanagement
Verwaltung verschiedener Versionsstände eines Dokuments, häufig einer CAD-Zeichnung.
Volltextsuche
Beschreibt das Auffinden von Wörtern und Texten in einer Sammlung von Dateien auf einem Computer. In einem digitalen Dokumentenarchiv werden die Texte zuvor indexiert. Dies ermöglicht bei der Recherche eine schnelle datenbankgestützte Abfrage, ohne dass die Dateien durchsucht werden müssen.
Texte auf gescannten Papierbelegen müssen vor der Indexierung mit Hilfe von OCR-Software erkannt werden.
WIA
Akronym für "Windows Image Acquisition". WIA ist eine von Microsoft für das Betriebssystem Windows entwickelte Schnittstelle für den Austausch von Bilddaten zwischen einer Software (Grafikprogramm, DMS) und einer Hardware (Scanner, Digitalkamera). Sie wird mittlerweile von den meisten Dokumentenscannern unterstützt und stellt eine moderne Alternative zur TWAIN-Schnittstelle dar.
Seit Version 10.0 beinhaltet der Office Manager eine Schnittstelle für den Zugriff auf WIA-Scanner.
Workflow
Der Arbeitsablauf (engl. Workflow) ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten. Im Dokumentenmanagement können vordefinierte Arbeitsabläufe erforderlich sein, um beispielsweise gesetzliche Vorschriften zu erfüllen.
WORM
Akronym für "write once read multiple". WORM-Datenspeicher können einmal beschrieben und mehrfach gelesen werden, die Daten sind somit unveränderbar gespeichert. Sie stellen eine Möglichkeit für die revisionssichere Archivierung dar.
Zugriffsrechte
Steuern in der EDV, ob und wie Benutzer oder Programme auf Objekte zugreifen dürfen. Objekte sind Dateien, aber beispielsweise auch Netzwerke, Drucker und andere Geräte.
Innerhalb eines digitalen Archivs wird mit den Zugriffsrechten festgelegt, welche Benutzer Zugriff auf ein Dokument haben und ob der Zugriff nur lesend oder auch schreibend ist.

Disclaimer: Die Erklärungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder juristisch korrekte Definition.

DMS-Glossar

Auf dieser Website verwendete Begriffe und allgemeine Fachwörter des Dokumentenmanagements.