Office Manager Dokumentenmanagementsystem

OCR-Texterkennung mit OmniPage Agent (DocuDirect)

In der Dokumenten-Management-Lösung "Office Manager" können verschiedene OCR-Texterkennungsprogramme verwendet werden. Unter anderem auch solche, die ein Verzeichnis überwachen und neu eingestellte Dateien automatisch verarbeiten.

Das Zusammenspiel von OCR- und Archivsoftware läuft dabei wie folgt ab:

  1. Ein neu gescanntes Dokument wird von der Archivsoftware, hier dem Office Manager, in einen Ordner "Import" gelegt.
  2. Die OCR überwacht diesen, verarbeitet das Dokument und verschiebt es anschließend nach "Export".
  3. Die Archivsoftware überwacht den Ordner "Export" und erkennt, wenn das Dokument fertiggestellt ist. Dieses wird zurück in das Dokumentenverzeichnis geholt und der erkannte Text für eine Volltextsuche in den Datenbankindex übernommen.

OmniPage Agent einrichten

Für eine Aktivierung der Funktion im Office Manager lesen Sie bitte zuerst das Kapitel "ABBYY Hot Folder, OmniPage Agent, ReadIRIS u.ä." im Benutzerhandbuch.

Systemvoraussetzung: OmniPage Professional, der Agent ist nicht in der Standard-Edition enthalten. Auf dieser Seite sind die einzelnen Schritte der Agent-Einrichtung mit dem "OmniPage Batch Manager" abgebildet. Die Texterkennung wird so konfiguriert, dass sie unbeaufsichtigt ohne Benutzerinteraktion ausgeführt wird.

Hinweis: Klicken Sie auf einem Windows 7-System mit älteren OmniPage-Versionen (auch erste 17.0) nicht auf den Hilfeschalter. Probieren Sie die Hilfe eventuell vorher einmal aus. Der Hilfeaufruf im Assistenten kann zum Absturz des Batch Manager führen und die bis dahin vorgenommenen Änderungen würden verloren gehen.

1. Vorbereitungen

1.1. Temporäre Verzeichnisse anlegen

Öffnen Sie den Windows-Explorer und erstellen Sie ein neues Verzeichnis für den Datenaustausch zwischen Archiv- und OCR-Software. In den folgenden Screenshots wird beispielhaft "G:\DBank\OCR-Temp\" verwendet. Legen Sie in diesem die Unterverzeichnisse "Import" und "Export" an.

OCR-Verzeichnisse Import und Export

1.2. OmniPage aktivieren

Registrieren und aktivieren Sie bitte die OmniPage-Software beim Hersteller. Es besteht sonst die Gefahr, dass der Agent nach Ablauf der Aktivierungs-Frist nicht mehr automatisch gestartet wird. Sie können die Aktivierung zwar jederzeit nachholen, bemerken den Ablauf der Frist aber nicht unbedingt.

2. OmniPage Batch Manager / DocuDirect

2.1. Auftrag erstellen

Klicken Sie im Windows-Startmenü bitte auf OmniPage 18 | OmniPage Batch Manager bzw. Nuance OmniPage Ultimate | OmniPage DocuDirect:

OmniPage Batch Manager

Wählen Sie im Hauptmenü Datei die Funktion Auftrag erstellen:

2.2. Auftragstyp

Auftragsassistent - Auftragstyp und -name

Markieren Sie den Auftragstyp "Ordnerüberwachungsauftrag", geben Sie bei Auftragsname beispielsweise "Office Manager" ein und klicken Sie auf

Weiter >

2.3. Eingabeordner

Auftragsassistent - Eingabeordner

Klicken Sie bitte auf den Schalter Durchsuchen, wählen Sie den Ordner "Import" und den Dateityp "PDF" aus. Nach Klick auf OK aktivieren Sie den neuen Eintrag in der Liste Zu überwachende Ordner, sodass dieser mit einem Haken markiert ist.

Weiter >

2.4. Beginn und Ende

Auftragsassistent - Beginn und Ende

Wählen Sie die Optionen, wie im Screenshot dargestellt: "Jetzt beginnen" und "Kein Zeitlimit für Ordnerüberwachung" auswählen. Die Optionen Eingabedateien löschen und Auftrag ohne Eingabeaufforderung ausführen markieren.

Weiter >

3. Arbeitsprozess-Assistent

Arbeitsprozess-Assistent - Auftrag erstellen

Markieren Sie Neustart und klicken Sie auf

Weiter >

3.1. Dateien laden

Dateien laden -- Schritt 1 von

Tags verwenden nicht markieren, Für jede Bilddatei markieren. In der Regel wird auch Originalbildauflösung beibehalten markiert.

Weiter >

3.2. Bilder erkennen

Bilder erkennen -- Schritt 2 von 2

Markieren Sie alle Sprachen im Dokument, die in den gescannten Papierdokumenten vorkommen. Entfernen Sie die Markierung bei Sprachauswahl überprüfen, um eine unbeaufsichtigte Ausführung zu gewährleisten. Klicken Sie auf

Weiter >

3.3. Erkennungsergebnisse korrigieren

Erkennungsergebnisse korrigieren -- Schritt 3 von 5

Bearbeitung erkannter Seiten ohne Erkennungsprüfung zulassen markieren und

Weiter >

3.4. Text markieren

Text markieren -- Schritt 4 von 5

Die Vorgabewerte können übernommen werden.

Weiter >

3.5. Speichern

Speichern -- Schritt 5 von 5

Dateityp = "Durchsuchbares PDF-Bild (*.pdf)", ganz oben in der Liste. Klicken Sie auf Speicherort und wählen Sie den zuvor angelegten Ordner "Export" aus.

Fertig - Klicken Sie bitte auf den Schalter

Fertigstellen

Mit dem "Weiter" können zusätzliche Prozess-Schritte erstellt werden, beispielsweise das Dokument in weiteren Formaten speichern.

4. Autostart-Option

Das Dienstprogramm "OmniPage Agent" sollte bei jedem Rechnerneustart automatisch ausgeführt werden. Wählen Sie hierzu im OmniPage Batch Manager die Funktion Extras | Optionen und markieren Sie OmniPage Agent beim Systemstart im Infobereich anzeigen. Hier kann auch eingestellt werden, wie oft das Import-Verzeichnis nach neuen Dokumenten durchsucht werden soll (Option Überprüfungsintervall für Ordner und Posteingänge). Der Standardwert kann eventuell auf 30 Sekunden oder seltener geändert werden, um Zugriffe auf das Dateisystem zu minimieren.

Optionen für OmniPage Agent

Klicken Sie auf OK.

5. OCR-Auftrag nachträglich ändern

Wenn Sie den hier erstellten Auftrag später einmal ändern möchten, dann muss er zuvor angehalten werden. Markieren Sie diesen im OmniPage Batch Manager und wählen Sie im Menü Datei den Befehl Auftrag deaktivieren. Anschließend kann er mit Bearbeiten | Ändern erneut in den Auftragsassistenten geladen werden.

Siehe auch

Hotline-Blog: OmniPage Batch Manager und Agent starten nicht